报账流程及相关注意事项

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1、社团活动立项流程报账流程及相关注意事项一．立项及流程1.各个社团负责人写好活动策划书交到学社联办公室。2.由办公室查看活动策划书的格式，格式合格后由办公室转交至财务部。3.财务部负责审核活动的经费预算，合格后由财务部将活动策划书还给协会负责人。4.各个协会负责人根据活动策划书内容填写好活动立项申请表等相关文件。5.各个协会负责人将填好的活动立项申请表、活动策划书等统一交到学社联办公室。6.办公室负责查看文件的格式，然后由财务部查看文件中的经费预算情况，并在相关文件中签字。7.财务部将相关文件交到主席团查看并签字。8.主席团

2、将相关文件拿到团委找相关领导签字。9.主席团或办公室通知各个协会立项成功。二．报账流程1.报账必须以活动为依托，且活动必须是学校立项审批通过了的活动。2.活动举办前3天必须通知学社联督察部。3.督察部派人对活动进行考核。4.活动举办过程后，必须写好一篇不少于500字的通讯稿，且至少含两张及以上具有代表性的活动照片。5.活动负责人将活动中经费使用的详细报表及合格的发票交给学社联财务部。6.财务部联系督察部及宣传部，看活动的开展情况及通讯稿的上交情况。7.财务部查看经费使用及发票是否符合要求。8.财务部找负责考核活动的督察部成

3、员核对活动总结中的内容是否属实。负责考核活动督察部成员在情况属实的活动总结上签字。9.财务部拿举办活动中使用经费的发票到学校报账。10.财务部将学校下拨的经费发放给各协会。三．注意事项1.为避免各个协会上交文件后不合格而被退回去，从而造成时间的浪费及打印文件费用的浪费，各个协会的负责人可先将文件的电子稿发给学社联各相关负责人，由学社联的相关负责人指出其中不合格之处，然后进修改。2.策划书及立项申请表中财务部分，要写明每一项物品购买的原因、单价、数量、总价，最后在写上所有物品的总金额，并建议大家以表格形式列出来。3.活动举办

4、前3天一定要通知学社联督察部，未通知学社联督察部导致督察部无法对活动进行考核的活动不能报账。4.通讯稿最迟要在活动结束后的三天内上交给学社联宣传部，活动中经费使用的详细报表（可只交电子稿）必须在活动结束后的三天内上交给学社联财务部，超过时间的不能报账。5.活动中使用的发票反面需要写上承办单位及活动名称，并需注明每一项经费使用的经手人和证明人签字，若无证明人和证明人签字，同样不能报账。四．发票要求1.发票必须是正规的税务发票，正规的税务发票上都有类似于图Ⅰ的章。2.在打印发票时，一般不向打印发票人说明是那家付款单位，都会忘记

5、将付款单位打印上去（如图Ⅱ）。未将付款单位打印上去的发票，作不合格发票处理，必须将付款单位打印上去。且付款单位只能是湖南交通职业技术学院，例如图Ⅲ。图Ⅰ图Ⅱ图Ⅲ3.有些写了付款单位的发票也是不能报销的，例如图Ⅳ。因为这类发票对于购买了那些东西、及单价、数量等都过于模糊，到底有没有用那么多是无法考证的，因此必须配合图Ⅴ样式的收据使用才能报账，但在开收据切勿将收据开成图Ⅵ样式的收据，因为这样还是无法考证购买了那些东西、及单价、数量等。图Ⅳ局部放大版的图Ⅳ图Ⅴ图Ⅵ4.图Ⅶ样式的超市购物的电脑小票不能算作发票，只能算作收据（只不过

6、这是电脑打印的收据）,必须要有图Ⅰ所示的章才算发票，例如图Ⅷ所示的超市购物小票。图Ⅶ图Ⅷ五．索要发票时需注意1.横幅:古今工艺社可以开到可以报销的发票。2.车票:做西站的车给的普通的那种几元几元的发票（如图Ⅸ）是不可以报账的，但坐车后只要向售票员要可以报销的税务发票（如图Ⅹ），他就会给可以报销的税务发票。另外坐公交车的公交车票（如图Ⅺ所示）也是可以报销的（因为有图Ⅰ所示的章，一般在公交车的投币口处拿）。图Ⅸ图Ⅹ图Ⅺ3.打印与复印:可以委托文印室到其他地方代开税务发票。4.学校周围的超市购物:如今西门外的友君超市已经可以开到

7、可以报销的发票，另外在其它超市购物时，可以委托超市老板到其他地方代开税务发票(包括购买的水果、水、布置活动场地使用的经费等)。