医药企业债权档案管理探索实践

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1、医药企业债权档案管理探索实践　　摘要：企业经营管理过程中档案意识薄弱，造成涉及债权的档案准确率、完整率、查全率达不到100%。在债权风险或债权纠纷产生时，债权依据查不到，查不齐，或债权依据生效要件不完善等原因，为企业造成经济损失的事件时有发生。为避免这种因管理不到位造成的经济损失，企业有必要加强债权档案的管理，提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、归档保管环节的齐全率和查全率，使企业在风控管理工作中不至于因债权证据缺失而处于被动地位，造成经济损失。关键词：医药企业；债权档案；实践探索8债权档案的范围有广义和狭

2、义之分。广义上讲，凡反映企业应从他方获得某种权利（货币、一种行为、一种物或者智力成果）的依据性文件材料（合同、票据、证书等）都是债权档案。狭义上讲债权档案主要是指企业产品销售过程中形成的应收帐款债权依据。债权档案能够在产生所有者权益纠纷时作为法定证据，证明债权方应获得的金钱或非金钱的权利。本文侧重于探讨药品生产、经营企业因签订产品销售合同，产生应收帐款所形成的狭义债权档案。主要包括：销售客户目录及信用信息资料、产品销售合同、送货签收单据、应收帐款对帐单、销售管理台帐、送货管理台帐，产品销售财务总帐、应收帐款明细帐及附件

3、票据等与债权直接相关的文件材料。1药品生产经营企业债权档案的特点1.1应收帐款债权档案是公司债权档案构成的主体以药品生产、销售为主的工业企业，其产品的直销对象主要是各级医院，医药商品经营企业（各级医药批发公司）、连锁药房经营公司。其销售模式以信用限额销售为主，现款销售所占份额较少。应收帐款债权占上年销售总额15%-30%，成为公司债权构成的主要部分。因此，应收帐款债权档案是公司债权档案的主体，显得尤其重要。1.2债权档案数量很大，分布范围广药品生产企业往往品种、品规较多；营销对象多，且分布在全国各地；物流配送是在信用限

4、额内按需配送，形成一种累计式债权。而不是签定1份产品销售合同对应一次性完成配送。因此产生的销售合同、销售发票、送货单据等债权资料数量很大，分布范围广。如管理不科学、责任落实不到位，在传递过程中极易造成遗失。2药品生产经营企业债权档案的存在问题2.1债权档案在形成部门分散排列归档，需要提供利用时查全率达不到100%81.会计档案中债权档案不齐全且未集中排列。在实际操作中，会计做帐时，应收帐款凭证附件只有送货单、发票财务联，随帐务生成时间，分散装订成册，不是按某个经销商某年度全部交易凭证集中排列，其中还缺少销售合同及其他相

5、关债权依据材料。因此，在企业清理债权时从会计档案中查找某个经销商某个时间段的债权档案费时、费力，查找不齐全。2.应收帐款会计凭证附件之外的债权档案由形成部门分散收集保管、排列整理不科学也存在查找不齐问题。产品销售合同，销售管理台帐、产品出库管理台帐、物流送货单等形成于不同部门，在排列整理上缺少科学、规范，不利于查找，也造成债权清理时利用困难。2.2债权档案生效要件不完善，准确率达不到100%1.销售合同在签订环节存在签字、盖章等生效要件不全或与预留印件不相符的现象；2.送货单据签章生效要件不全主要表现为：（1）送货单填

6、写不详，如送货汇总单填写送货件数、合计金额，无品种、规格、单价、金额及合计等明细签章单。或者汇总单与明细单之间未建立生效关联信息，造成送货单无效。（2）收货人签字与预留收货人签字不符。3加强债权档案收集、归档管理的实践探索8鉴于药品生产经营企业债权档案的特点及存在问题，企业有必要加强债权档案的管理，提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、保管环节的齐全率和查全率。使企业在债权风控管理中避免因债权证据缺失而处于被动地位，造成经济损失。3.1制定债权档案专项管理制度，建立债权档案形成、收集、归档管理网络，明确债权档

7、案形成的关键环节的收集、移交归档职责1.债权监控中心为债权管理的主管部门，负责信用客户、信用限额及债权档案管理制度的制定、培训，并监督、检查、考核执行情况。（1）集团公司债权监控中心为销售客户及信用限额管理的主管部门，负责制定债权及债权档案管理制度，并监督、检查执行情况。下属公司债权监控分中心为本公司客户及信用限额的具体管理单位（部门），负责执行客户信用限额管理制度和债权档案的检查、审核及归档管理。（2）债权监控分中心必须建立客户电子信息档案库并进行动态维护。销售客户是公司的重要资源，不允许任何个人或团体私自占用公司客

8、户资源。发生业务往来的客户，统一实行申报审批制，经公司正式审批后的客户必须统一编制《销售客户目录》以8正式文件下发，未上目录的客户不得销售。信用客户必须提供齐全的信用资料，客户信息系统根据客户情况的变化（新增、名称、地址、开票资料等信息变更）及时更新，动态管理。客户注销必须结清货款后才能予以注销。客户电子信息、纸质客户目录及信用资