再议城市建设工程档案的收集管理工作

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1、再议城市建设工程档案的收集管理工作　　摘要：随着城市建设的发展步伐，城市建设工程档案的管理越来越受到重视。在计算机技术及信息技术不断成熟的今天，为了使建设工程档案管理工作跟上时代的发展要求，档案管理也应该逐渐朝着科学化、规范化、标准化、信息化的方向发展。本文主要对城市建设工程档案的收集管理工作进行了简要的分析。关键词：城市建设工程；档案；收集管理；工作中图分类号：K206文献标识码：A一、工程档案的收集的重要性分析工程档案是我国城市化建设原始记录，在不同程度上反射着人类的文明和智慧，它具有较高的

2、社会价值，其影响不只局限于现在，对于将来的几十年甚至几百年后人们也是一种宝贵的资源。7工程档案的收集是档案管理中一个重要的基础环节，也是一个非常重要的环节，它是项目进行的重要依据，对日后项目的维修、管理、改建、扩建能提供文件上的参考和支持。因此，工程档案的收集的首要标准就是完整齐全，只有认真做好工程档案的收集才能保证工程档案的归档完整。收集工作应该得到更为密切的关注和建设者们的高度重视，建立健全的档案管理规章制度，配置责任心强、工作能力强的档案管理队伍，为有效、有序的开展档案收集、管理奠定夯实的

3、基础。但是，工程档案的收集要比其他方面的档案收集存在一定的困难，因为不同工程的建设时间有所不同，少则几个月，多则几年至几十年，涉及的部门多、经办的人员多、档案的种类多、原始档案使用的次数多，所以，收集工作是档案管理工作中最重要的一个环节，没有做到全面的收集，何谈完整的存档，更不用说后续的管理工作了，正所谓巧妇难为无米之炊。二、档案收集管理工作存在的问题（一）档案收集工作责任不清，责任单位管理混乱1、建设单位档案意识薄弱，重建设轻档案现象不同程度的存在。很多企业为了在竞争中取胜，往往注重的是直观的

4、经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，对档案管理工作存在认识上的疏忽，忽略了建设工程文件收集、档案的归档工作，没有形成完整的档案收集管理体系，档案资料散失现象时有发生。2、建设工程档案收集的职责不明。建设、施工、监理和设计等单位各自为政，缺少沟通，没能将项目档案管理看成一个整体，不能很好执行国家相关规定，造成收集的建设工程档案很难成为整体，文件材料的准确性完整性不能保证。73、缺乏专业的档案管理人才。在很多建设单位自身缺少必要的档案管理人员，也缺少从事档案工作所需要的软硬件设施

5、，为了应付资料的移交工作，往往将资料的编制工作“外包”给没有档案管理经验的“专业户”来开展。此类专业户，在资料编制的过程中，经常身兼多个建设工程项目资料编制的任务，其造成的后果就是资料的编制工作与工程建设的实际进度不相符，很多资料都是为应付档案馆的移交工作闭门造车而来，给城建档案的收集管理工作带来了隐患。（二）重点和特色档案收集存在难点1、城市基础设施及重点工程档案收集难。城市基础设施工程是城市运行的基础，重点工程是地方关心的中心，这些工程大都是政府工程、首长工程，建设过程中政策倾斜大，报建手续

6、大多不全，且建设工程涉及的范围广、周期长，加上建设单位和管理的业主众多，执行的标准各异，虽有验收备案要求，但由于规划验收等手续多数不全，导致备案率较低，致使这类重要档案收集难的问题比较突出。72、管线工程档案收集难。在工作中一般建筑物档案基本能按要求收集移交，但涉及地下管线工程的档案往往无法收集或收集不全，即使有档案移交也不能准确反映工程建设实际。很多地下管线工程的施工都是被一些专业部门垄断，建设单位缺乏制约手段，无法对此进行有效管理，造成此类档案在整个建设工程档案中的缺失，地下管线档案没有做覆

7、土前测量，没有精确定位，没有完整规范的测绘数据，不能输入当地建立的地下管线信息管理平台，导致城市地下管线档案信息不能实现动态更新，对城市管理造成很大的隐患。3、声像档案的收集工作进展缓慢。建设工程声像档案是城建档案的重要组成部分，市城市建设直观的历史记录，具有特定的依据和凭证作用，声像档案也是城建档案馆信息资源建设的重要内容。但由于观念的陈旧、管理体制的制约，技术及设备的落后，对声像档案的重视度不够等因素的影响，导致城建声像档案从拍摄、收集、归档工作存在一定的盲区，收集的声像档案也不能反映工程建

8、设的真实面貌，使这种特殊形态的档案收集工作滞后于其他工作。三、做好城市建设档案管理工作的有效途径（一）明确责任，把好责任书签订关近年来各地城建档案管理机构，都实行了建设工程档案责任书制度，明确要求建设单位在建设工程开工前应当与所在地城建档案管理机构签订工程档案报送责任书，明确建设单位向城建档案管理机构报送建设工程档案的责任。城建档案管理机构在与建设单位签订责任书时应该明示建设单位对工程档案管理应负的责任，以及建设工程档案收集的相关要求。城建档案管理机构与建设单位签订责任书时，应该严格把关不能少签