论信息环境下的高职院校档案管理的论文

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1、论信息环境下的高职院校档案管理的论文论信息环境下的高职院校档案管理　　档案管理工作是高职院校中一项十分重要的基础性工作，是支撑学校健康发展的基石，也是衡量学校管理水平高低的重要因素之一，其价值越来越被社会所认同。在科技日新月异、信息技术迅猛发展的今天，高职院校正在通过扩大办学规模、办学条件、强化教学管理不断改革创新，相应地也为高职院校档案管理事业的发展带来了新的契机和挑战。档案管理工作如何顺应时代发展和院校改革的潮流与时俱进，抓住机遇、开拓创新，突破传统的、封闭的、静态的档案管理模式，更好地服务于学

2、校的建设和发展，服务于经济社会，是各高职院校亟待解决的问题，也是各个高职院校面临的一项重要而紧迫的任务。本文拟从加强高职院校档案管理工作的重要意义、高职院校档案管理工作存在的问题及原因、加强高职院校档案管理的着力点等方面，作些探讨。　　一、高职院校档案管理信息化的价值与意义　　1.高职院校档案管理信息化是信息化时代发展的内在要求。信息化水平在某种程度上已成为衡量某项事物现代化程度的一项重要标志，而信息技术也以摧枯拉朽之势渗透到社会的各个领域，其高效、便利、快捷的优势日益凸显。那么，为了适应时代发展，

3、高职院校档案管理工作也应在社会信息化这个大环境下，加快档案管理现代化、网络化、信息化的步伐，开拓信息环境下档案管理工作的新局面，实现档案管理的快、广、精、准（快，即资料收集整理速度快；广，即内容涉及范围广；精，即内容筛选精确；准，即管理方法准确到位）。　　2.高职院校档案管理信息化有利于推进档案管理工作的全方位革新。.首先，高职院校档案管理信息化有利于提高档案管理人员的工作效率。传统的档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力，档案管理如果实

4、行信息化后，档案管理实现自动化、实时化、网络化，数据的录入、查询快而准，效率必然会迅速提高。　　其次，高职院校档案管理信息化有利于档案管理人员专业水平的提高。档案管理信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，节约大量的手工工作时间，管理员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。　　3.高职院校档案管理信息化是创新档案管理模式的必然选择。信息环境下，电子技术迅猛发展，造就了一场轰轰烈烈的电子办公改革，于是电子档案应运而生，档案管理模式也必然发生本质性的改变。所谓电

5、子档案管理，简而言之就是利用计算机进行档案相关信息的处理，它具有容量大、速度快、应用广泛、传输简便等特点，能及时、准确、系统地提供档案信息，特别是随着计算机管理档案软件的开发，档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统中被广泛应用，并发挥着至关重要的作用。在电子技术迅猛发展的今天，高职院校档案管理信息化是电子档案管理模式的必然选择。　　二、高职院校档案管理工作存在的问题及原因　　1.档案管理意识淡薄。当前，大部分高职院校是由原来的中等专业学校升格而来的，为了快速扩大本校的教学规模、改善教学条件、提高

6、教学与科研水平，学校的人力、物力、财力投入基本都集中于与办学直接相关的设施，对于档案工作，则被认为在短时期内不会对学校的建设和发展带来负面的影响，因此并未引起学校相关领导的重视，对档案的基础配套、档案管理的方法、档案管理人员的素质培养等方面都缺少相应的投入。　　另外，高职院校为了落实国家颁布的扩招政策，不断扩大招生规模，师资队伍迅速膨胀，档案管理工作的任务也随之加重。基于此，合并后的高职院校的档案管理工作应该变被动为主动，这样，才能适应高职院校发展的新形势。然而，合论文联盟并后的大部分高职院校，并未

7、配备专用的档案库房，未设立单独的编制，未配备专业的档案管理人员，仅由各部门的有关人员兼管档案工作，对档案工作年初没有部署，年中没有检查，年末没有总结，出现用时想到，不用时不要，评估考核检查时突击整理的现象。档案工作总是处于可管可不管的被动状态，使其难以发挥其应有的作用。　　2.档案信息管理手段落后。当下，大多数高职院校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理手段和技术，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象却不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而

8、不是处理档案数据。具体表现在：从文件材料的形成和积累，到文件材料的立卷分类，再到整理组卷，最后拟写案卷标题装订成册、填写卷内备考表，都已经形成了一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。殊不知，随着电子文件的不断增加，如果再继续按照传统的管理模式，档案管理工作将需要准备大量的打印纸、文件档案柜，还要增加工作人员，所耗成本之大，给教学管理、教学组织都带来一定的压力。总之，传统的档案管理手段和技术已经不适应现代社会的需求，档案实现信息化、数字化势在必行。