浅谈计算机在档案管理中的应用

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1、浅谈计算机在档案管理中的应用李芳慧（黑龙江省饶河县档案局，黑龙江饶河155700）随着时代日新月异的快速发展，电子计算机早已进入千家万户，并且在工业、农业、财贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用。目前计算机正向微型化、网络化、智能化方向发展，担负起了数值计算、信息处理、自动化管理等多方面的工作。档案管理工作也由最初的手工作业进入了一个由电子计算机管理的全新的模式。关键词：计算机科；技档案档案管理；微机网络系统1概述科技档案是重要的信息资源，现代档案管理的重点就是要加大档案整理速度和检索

2、速度现代科技的发展，计算机大量应用于档案管理中，提高了档案管理的速度。另外，计算机可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计和分析等。这些业务一旦代替了某些人工操作，就能大大提高档案信息处理能力，从而加快工作进度，提高工作质量和效率。应用电子计算机进行档案的编目、检索、借阅管理和实现网络化，是提高档案工作整体水平的另一个方面。它的突出优点除速度快、准确性高、信息量大外，就是一次输入，多次输出，实现了多次重复利用以及联网检索和资源共享。档案行政管理过程中，计算机对人事和财务管理、办公自动化等方面也有着不可忽视

3、的作用。2计算机在档案管理中的作用2.1自动整理编目。作为铛案管理工作的基础，编目的整理是档案从凌乱到系统的必经步骤。计算机以其功能强大的软件，整理相关的档案信息，并在此基础上适应档案使用与管理的具体要求编制出目录。运用计算机管理档案之前，先要做好标引和著录工作。处理输入系统内的信息是计算机的分内事，但输入的内容、输入的内容是否正确，计算机是无法进行判断的，因此，标引与著录工作十分重要。其完成的质量优劣将对计算机档案管理工作有着直接的影响。不过，标引与著录非常复杂、琐碎，对技术要求很高，但标引著录的吋候一定要

4、达到准确、全面的要求，如此方能保证计算机档案管理工作受到良好的效果。处理数据是计算机强大功能最集中的体现。而处理数据的基础是将要处理的信息输入系统,把信息转化成计算机能识别的形式，方便日后的查找。2.2自动统计。作为档案管理工作中重要的一环，档案统计是指在对数据进行统计分析的基础上，用数字将档案管理的规律表达出来的活动。计算机以其处理数据的强大功能，在档案统计自动化中发挥着重要作用。计算机在档案数据自动统计中的作用具体表现在两个方面。首先，统计档案的数量，比如对某一类别、某一作者进行统计。其次，统计档案的利用

5、情况，比如对某一年、某一个月份甚至某一日档案的查询利用次数的统计，并据此得出具体的年报、月报与曰报，让档案管理工作者对档案利用的构成与频率有量化的了解，从而得出规律，对档案日后需要的预测提供了有力的数据支持。2.3自动检索。和手工检索档案相比，计算机自动检索质量更高，速度更快，检索途径更多，检索结果的显示方式更多。用计算机进行检索，B标能具体到文件，还能根据不同的检索途径的随意组合，准确检索出用户所需文件。要计算机准确查找到用户所需文件，用户必须要注意提问方式。提问应用计算机能识别的词语和句型，提问用词应准确

6、具体，不宜含混不清，另外，提问方式应合理简洁，以利于计算机的高速检索。因此，在用计算机査找档案吋，建议用户用检索语言，具体包括检索逻辑问句、检索条件和检索词。计算机会按照用户要求，将检索结果按照一定的方式输出，并把输出的结果具体分发给用户。系统输出的方式的多少，形式灵活与否，直接说明该系统功能的强弱。3计算机在档案管理中存在的问题3.1网络安全问题。随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加吋，网络的

7、效益和网络的危险性均以几何级数增加。根据发达国家的经验，保证网络安全的方式己经引起了最高领导层的重视。在美国，重要的安全举措是以总统令的方式发布的。一般认为，构成对计算机网络系统的安全威胁主要有：黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对档案管理奋关的网络及信息安全问题，我国档案部门己在科研、标准化方面进行了重点支持。2005年确定的与计算机档案管理有联系的科研项0中，有三分之一与网络及信息安全有关。今后，将奋一系列技术措施和标准出台。这些标准和技术措施将对档案管理网

8、络安全等级划分及测评档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求或解决方法。3.2电子文件的原始性易被破坏问题。（1）电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏，保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大，一旦被删改、复制或篡改内容都很难被识别。（2）电子文件档案信息安全问题曰益突出。随着全球化、信息化和网络化吋代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得