B5费及物管费系统自动计提及摊销需求(FAS)【可编辑范本】

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秘密ﻩ用户需求说明书（补丁)说明：1、本文件中“［]”中内容为举例和说明文字，请务必在文件拟制时替换或删除;2、若文中某章节内容可省略、不需要或适用，请保留该标题,并根据实际在内容部分写明“略”、“勿需”或“不适用”等,同时适当说明原因;3、请作者注意在文档右上角修改该文档的密级。第18页共18页

1秘密文件修订历史修订时间修订说明作者审核模板修订历史版本生效时间变更概要作者审核批准1.020０９—1—16创建模板文档张洁,赵学亮ＥＰG马智涛１.12009-５—11、简化模版格式，将各章节说明文字和例子后移2、修改背景、目的内容３、去掉版本记录4、增加了标准化要求5、将报表需求内容形成EＸＣＥL模版张洁EPG第18页共18页

2秘密需求说明公司名称中国平安人寿保险股份有限公司需求主题租赁费及物管费系统自动计提＆摊销需求系统／子系统名称MMS－职场管理系统、FAS、OF需求提交人熊郁林、孙明亮、张雷宁、邵兆政需求审批人/ownｅr郑之炎、梁伟强需求提出部门系列寿险需求提出部门名称行政部、财务部需求类型■业务需求□内部需求(请选择其一:□/■）使用说明:1填写时建议考虑相关的系统性能要求(例如:响应时间要求、容量支持要求等）、可靠性、安全性.具体请参考《用户需求说明书》（项目)模版。2　本文件中“［　］”中内容为说明文字，请在文件拟制时替换或删除.3　本模板适应于指ＰER补丁需求编写。4请用户使用“蓝色”编写需求文档。ﻬ目录1。需求概述51。１。ﻩ背景、目的5１.2。使用范围ﻩ5１.3。规范性文件51.４.专业术语ﻩ52．ﻩ需求描述ﻩ62．1。本次修改或新增的业务流程６2。２。ﻩ用户权限ﻩ82．3。[子功能需求１］8２.3.1。ﻩ功能作用及特点82。3。２。ﻩ重要规则及公式说明92.3．3.ﻩ界面要求10２。3．4.ﻩ关联系统及关联模块１02。3.5。ﻩ权限定义10第18页共18页

3秘密2。3．６.ﻩ业务风险分析ﻩ１02.３.７。优先级1０2.4.ﻩ[子功能需求2]1１2。5。ﻩ[子功能需求3]ﻩ113。ﻩ其他非功能性需求113.1.ﻩ性能要求ﻩ１13.1.1．ﻩ关键功能要求ﻩ1１３。1．２.ﻩ用户量及系统使用要求　※ﻩ11(1)用户量增长情况11(2)系统使用变化情况ﻩ113.2。ﻩ历史数据迁移需求ﻩ１１4.ﻩ标准化要求ﻩ124。1。ﻩ保险术语124．２。保险业务代码集ﻩ124。3。其它补充说明125。报表需求ﻩ12６.MIS报表需求ﻩ1２7。上线要求ﻩ1３７.1。业务期望上线日期及说明ﻩ1３7.2。责任人13８.附件131.需求概述1.1.背景、目的(必录)介绍此需求开发的产生原因:1、说明需求背景或来源以及业务系统的现状和问题？寿险机构财务人员每月根据机构行政人员反馈的职场租赁信息,核实该职场租赁费、物业费（保安保洁费)是否报销，进行费用计提&摊销,计提＆摊销值通过手工总账凭证明细表扫描至FAS影像，由会计作业中心根据影像在ＯF手工记账生成摊销或计提凭证，费时费工且数据不及时准确。2、希望通过此需求实现哪些目标？系统的实际作用?第18页共18页

4秘密实现职场管理系统租赁费、物业费相关数据与FＡS、OＦ总账自动关联并生成凭证,无需财务人员人工操作或干预其中的过程,实现自动化并保证数据准确性、真实性和及时性。1.1.使用范围(必录)涉及模块MMS职场管理系统、FAS财务辅助系统、OF总账使用部门机构/总部行政、财务人员1.2.规范性文件序号规范性文件请在需遵循的文件后打“√”1.《保险术语》2．《保险行业标准》3．《保险业务代码集》4.《保险业务代码集管理办法》5.如有其他文件请在此补充1.3.专业术语序号术语／　缩略语全称和解释条目号１．2.3.2.需求描述2.1.本次修改或新增的业务流程第18页共18页

5秘密第18页共18页

6秘密1.1.用户权限用户类型清单[新增]序号用户岗位角色HR岗位用户数据用户层次集团总公司机构操作权限对照表一级菜单名称二级菜单名称三级菜单…用户层次用户类型,对应用户类型清单中的序号(0１/02／…)权限特别说明1.2.［子功能需求１]1.2.1.功能作用及特点（必录）需求点：寿险职场租赁费、物业管理费自动制证功能。源头数据拟由MMS职场管理系统提供按月分公司段、成本中心生成支付信息,与FＡS报销校验支付状态，启动自动计提＆摊销操作。职场租赁费、物业管理费启动计提、摊销费用的会计规则采用权责发生制原则。MMS—职场管理系统:1.报销支付流程（MMＳ费用支付与FAS费用报销对接)收到发票后，在MMＳ系统根据已审批完成的“支付申请单”，触发FＡS生成报销单草稿.FＡS报销单草稿自动取MMS支付申请信息:报销单“金额”取ＭMS系统“摊销总金额”。“备注”录入框内系统默认为:借方科目130１0００000(待摊费用).1.1MＭS系统支付申请信息：第18页共18页

7秘密报销单金额报销单支付期间报销单草稿界面：第18页共18页

8秘密1.1进入FＡS报销单草稿后,手工维护“收款供应商:”“审批链类别"等信息，提交报销单.1.2会计作业中心人员收到租赁费报销单记载科目信息进行记账，ＯF生成支付分摊凭证，与现有流程一致。借方:1301000000待摊费用贷方:2１４9120100其他应付款/应付外部往来款(AP)1.3中心作业人员完成应付记账后，ＦAS记录“中心已制证”状态,回写状态至MＭS，告知支付申请XＸ职场XX期间租赁费为“中心已制证＂状态．1.4中心人员处理完成报销待摊凭证后,如发现信息有误后,不得反冲操作。1.5.１如职场类信息有误，通过ＭＭS职场管理系统数据修改处理;１。5。2如凭证科目信息有误，通过调账处理;1.5关于租赁期期间规则界定:租赁期以月为单位,支付租赁期间界定以合同租赁起始日的当月开始计算．第一次支付期间为合同租赁起始日的当月,加上支付频率时间,等于第一次支付期间的到期月。第二次支付期间为第一次支付期间的到期月次月,加上支付频率时间,等于第二次支付期间的到期月。如某两年合同期20１2年５月X日—20１４年4月X日，支付频率半年,第一次支付日期范围为20１2年5月X日-20１2年１0月Ｘ日,支付租赁期判断为５至1０月份。第二次支付日期范围为2012年１0月Ｘ日或11月1日-201３年4月30日,支付租赁期１1至４月份,以此类推．例一：某两年合同期2012年5月1日—２014年４月３０日,支付频率半年，第一次支付日期范围为２012年５月1日—2０12年10月31日，支付租赁期５至10月份。第二次支付日期范围为2012年1１月1日—2０13年４月30日,支付租赁期11至４月份，以此类推。例二:某两年合同期２０１2年５月1５日-201４年5月14日,支付频率半年,第一次支付日期范围为2012年５月15日—2０12年10月14日，支付租赁期为５至１０月份。第二次支付日期范围为2０12年１１月１5日—２01３年5月14日,支付租赁期1１至４月份.例三:某两年合同期2０12年5月31日—２01４年5月30日，支付频率半年，第一次支付日期范围为201２年5月31日-20１２年１1月30日，支付租赁期为5至１0月份。第二次支付日期范围为20１2年１１月３1日-２013年5月３0日,支付租赁期1１至4月份。1.6租赁费报销单完成支付后，若存在对过往月期间费用报销，需对过往月的预提费用生成预提结转凭证。如5月报销４—９月期间租赁费，MMS系统某职场经FAS报销回写后告知4—9月为“已支付”或“中心已制证”状态,判断4月是当月(５月)的过往月，明确对4月预提结转.预提结转详细信息根据MMS系统4月预提凭证草稿信息获取，生成预提结转凭证草稿。第18页共18页

9秘密借方:预提费用4月租赁费贷方：待摊费用　4月租赁费公司段业务类型摘要业务段成本中心会计科目子目段关联方产品段借方金额贷方金额银行进账日期资金类型备注1０100０预提结转结转４月租赁费预提０1010０00215１00０00０00000000０00000０0２0０0　　预提结转结转4月租赁费预提01０1０00013010００000000００000000０000０2０00　　10１000预提结转结转３月租赁费预提010１0０0０21５10０0０0００000000００0０00０001666。6６　　预提结转结转4月租赁费预提010１000０21５1００００00０００0０００00０0０００0０1６6６。６7　预提结转结转３—4月租赁费预提01010000130１０0000０000000000000０0０0３33３.３3　　１0１00０预提结转结转４月租赁费预提030300００21５1000000００000０00000０000030０0　　　预提结转结转４月租赁费预提03030０00130１０000０00000000000000000３０00　　　　　8３33.33８3３３.33　1.1预提金额与后续月报销支付金额不一致处理规则。接上例，5月报销4－9月期间租赁费,4月自动预提100０元,5月发生合同变更，从4月起租金调整至1200、或800元/月。1。７。１　　4月因未支付自动预提1000元,MMＳ生成凭证草稿如下:(详见2.3。2)借方：营业费用/租赁费/缺省1000元贷方：预提费用　1000元1．7.2　５月发生合同变更,4月起租金调整至１200元/月,5月报销支付后结转预提,对４月少计营业费用200元补充,费用八个段值信息引用原预提凭证借方草稿：借方:预提费用　1０00元　　营业费用/租赁费/缺省2０0元(补4月费用差额)贷方：待摊费用１２０0元第18页共18页

10秘密1.7。３5月发生合同变更,4月起租金调整至８00元/月,５月报销支付后结转预提，对4月多预提营业费用200元红冲处理,费用八个段值信息引用原预提凭证借方草稿:借方:预提费用1000元　　　营业费用/租赁费/缺省-200元(红冲４月多预提差额)贷方:待摊费用800元1.1职场类费用报销,控制在ＦAS报销单直接录入,通过ＭMS系统为报销源头．　2.费用结算流程：2.1ＭMS每月底提取租赁期间为当月的租赁费、物业管理费、租赁费＋物业管理费,提供预览界面。新建路径:财务结算——费用制证参照“装修摊销”界面改造,点击“费用查询"后展示下图:改“费用查询”增加“支付状态”：全部、中心已制证、未支付增加“凭证查询”：全部、租赁费、物管费等2.2在财务结算——费用制证--费用查询界面，“公司段”和“子目段"展示设置下拉选,公司段配置默认为部门表中维护项,并关联“职场制度——标准/系数”维护的其他公司段，子目段默认为B２0001,新增B6１321配置,当职场系列含二元营销、二元区拓、二元管理系列中任意一个时，判断是否为专项支持,如果是专项支持，判断租赁费起算月,查询月在起算月起1３个月内，该职场子目段默认为Ｂ61３２1,第1４个月起改为Ｂ２0001;物业管理费子目段参照租赁费每月维护,子目段默认为B200０3、可选择B２0006，专项子目Ｂ61322。子目段维护信息按下表所示:预算科目代码营业用房租赁物业管理费租赁物业管理费自有物业管理费第18页共18页

11秘密常规预算子目Ｂ200０１B200０3B20００6二元专项预算子目B613２1B61３22—系统默认的子目段,若用户在前端页面调整,需对应弹出提示框,由B61321改成B２0001时，提示:请确认该职场转为常规预算支持；由B２00０1改成Ｂ61321时，提示：请确认该职场转为专项预算支持;点“确认”则调整，并回到页面,点“取消"直接回到页面;页面设置记忆功能,同一合同编号选定公司段后，下次查询(登录）或选择其他月份查询时,默认为上次调整值；在职场制度——标准/系数中新增“公司段维护”菜单，同一三级机构可维护多个公司段页面提供增删改查功能；2.3进入财务结算—费用制证—凭证查询，增加支付状态筛选(识别费用摊销或预提):增加支付状态:全部、中心已制证、未支付2.3.1对“中心已制证”状态的费用,生成费用待摊凭证草稿。第18页共18页

12秘密2。3。2对“未支付”状态的费用，生成费用预提凭证草稿．2.3。３新增凭证调整功能。新建路径：财务结算—费用制证-凭证调整，参照装修摊销凭证调整界面,另增加“子目段"选择。第18页共18页

13秘密2.３。4每月底MMS系统将以上的费用摊销、预提凭证草稿导入ＯF接口,凭证信息由接口表带入,OF完成制证。回写ＭMS系统当月职场租赁费“已结算”、“已预提”状态OF总账：1、ＭＭS租赁费摊销凭证导入OＦ,OＦ制证规则如下:借方：营业费用/租赁费/缺省贷方：待摊费用　对应摘要:摊销＊*职场**月租赁费物管费。　2、ＭMS租赁费预提凭证导入OF，ＯF制证规则如下：借方:营业费用/租赁费/缺省贷方:预提费用　　对应摘要:预提＊*职场*＊月租赁费物管费。备注说明:１。　物业管理费、保安保洁费的报销、预提＆摊销与租赁费采取同样规则。2。　“预提费用”、“待摊费用”科目无子目、成本中心，只需分公司段、业务段。3.租赁费、物业管理费、保安保洁费会计科目均为44５1０７0000。第18页共18页

14秘密1.1.1.1.1.2.重要规则及公式说明（必录)1.1.3.界面要求（必录)ａ)进入条件b)字段要求和输入项校验方法c)　动作规则或处理规则和提示说明d)关联逻辑说明1.1.4.关联系统及关联模块关联模块模块功能简述依赖关系管理策略1.1.5.权限定义（必录）权责发生制原则,是指以是滞取得收到现金的权利或支付现金的责任权责的发生为标志来确认本期收入和费用及债权和债务。第18页共18页

15秘密1.1.1.业务风险分析原则风险分析(请选择其一:□/■)流程类型□高□中□低对业务的影响□高□中□低对客户的影响□高□中□低使用频率□高□中□低变更类型□高□中□低对业务考核的影响□高□中□低1.1.2.优先级优先级(□／■）原因高□中□低注:高：行政指令或紧急必要的支持；中：非常需要的支持,对业务有重要的影响；低:对业务有很好的支持，但对业务没有重大影响。1.2.[子功能需求2]1.3.[子功能需求3]2.其他非功能性需求2.1.性能要求2.1.1.关键功能要求关键功能平均使用次数平均用户数高峰段用户数平均响应时长可接受最长响应时长使用时间段第18页共18页

16秘密1.1.1.用户量及系统使用要求※（1）用户量增长情况(2)系统使用变化情况　　　1.2.历史数据迁移需求2.标准化要求（目前无需填写,填写时间另行通知)2.1.保险术语2.2.保险业务代码集　2.3.其它补充说明第18页共18页

17秘密1.报表需求2.ＭIS报表需求3.上线要求(必录）3.1.业务期望上线日期及说明２01２。7。３1（MMS、FAS、OＦ７月版本)3.2.责任人熊郁林、孙明亮4.附件第18页共18页