秘书实务之会见会谈与签字仪式

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1、商务活动会见会谈签字仪式庆典活动开放参观活动〔6月19日——7月2日〕新闻发布会学习目的1、了解会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的内容；2、熟悉会见会谈、签字仪式、庆典活动、开放参观活动、新闻发布会的准备与效劳工作；3、掌握会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的操作程序。教学重点与难点1、教学重点会见会谈的准备与操作；签字仪式的准备与操作；庆典活动的准备与操作；开放参观活动的安排与方案。新闻发布会的筹划与操作。2、教学难点签字仪式的准备；庆典活动的准备；开放参观活动方案的拟订；新闻发布会的筹划

2、；工程训练。1、会见会谈案例导入：广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就“中韩合作本科预科课程工程〞经过充分的协商，双方合作意向明确。为了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6月20日在广东白云学院举行会谈仪式。工程任务：请代替学院国际合作中心为这次的会谈提供方案，并模拟会谈过程。会见的概念会见，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。其具体概念如下。会见的具体概念会见接见或召见晋见谒见或觐见尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高

3、者拜见或拜会在君主制国家在外交上会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些。会见的种类会见的种类礼节性的会见实质性的会见时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活泼涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其他内容中的一方面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛紧张会谈会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。会见、会谈的区别1、内容不同：会见的内容

4、礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会见与会谈的根本程序迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈记录结束会见与会谈准备1、收集对方的相关资料①对方求见的目的②对方的求见对象③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征④对方参加会见的人数、姓名、职务等。⑤主要求见人的详细资料2、通知主方参加会见和会谈的人员①通知主方接见人②通知主方陪同人员③通知主谈人④通知其他会谈人员3、了解会

5、见与会谈的地点和时间〔1〕会见的地点和时间会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。〔2〕会谈的地点和时间会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。4、通知对方会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。5、场所的布置及座位安排〔1〕场所的布置会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。

6、所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。〔2〕会见与会谈的座次安排①会见会谈的座次安排会见会谈时应遵循“主左客右〞的原那么，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如以以下图所示：记录译员主客主人客方人员主方人员译员主客主人客方人员主方人员②双边〔方〕会谈的座次安排双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧，或进门后的左侧，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈

7、，要同时放置对方语种的座位卡。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。正门客方主方13576421246753{译员}主宾{译员}主人〔一〕〔二〕三方〔边〕会谈时方形会谈桌的安排三方会谈时方形会谈桌的安排情况如下三方会谈时方形会谈桌的安排多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排情况如下。多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排空间空间空间合影图5444554444455444213444561---主人2---主宾3---第二主宾4---客方人员〔或主客插排〕5---主方人员6---摄

8、影师会见会谈技能训练工程广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就“中韩合作本科预科课程工程〞经过充分的协商，双方合作意向明确。为了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6