专业秘书教材(发出)

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1、久加久公司专业秘书应知应会第一篇如何提升工作效率一、高效率的档案管理技巧1．档案归档的方法‧按性质内容分类‧按名字分类‧以顺序排列‧以颜色分类‧以编号分档‧依地理位置分文件‧依日期顺序归档2．档案管理的原则理想的档案管理原则是：正确、简明、经济及富有弹性，兹分别简述如下：（1）正确：良好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找到，因此档案的分类及存放要正确，取用后归档也要正确地放回原处，不可紊乱。（2）简明：档案管理须力求简单明了，其分类也要简明，放置的位置及使用的方法，让公司里的有关人员都能清楚与了解，使上司或其它同事也随时可取用参考。（3）经济：档案管理人员的多寡，视实际需要而

2、定，不宜太多，以节省开支；档案所占的位置愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。保存年限，适时的销毁(即处理掉)清理已失时效者。（4）富有弹性：档案在分类上立案上要富有弹性，以商应业务的扩充或临时的变动。如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不必太精细，而公司扩充人员增加后便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。3．档案的重要性（1）处理业务的参考：34相信自己，成功就是一种习惯久加久公司专业秘书应知应会一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分岐的现象，回复信件也不

3、致于重复。（2）可作为法令的依据：一个机关或公司业务的计划与施行，必定要牵涉到许多国家的法令或公司本身的规章或会议的决议，而法令、规章、会议记录，都是公司档案的一种，所以档案可作为法令的依据。（3）可作为了解机关或公司历史的参考：介绍一个机关或公司的概况，必须要叙述其沿革，以见其发展的轨迹与成就，而要真切地了解其沿革，惟有参考其档案，以获得正确的数据。（4）可作为研究时的参考：一个机关或公司的档案，是研究时最直接最正确的原始资料，撰写公司有关的学术报告或业务报告，必须要运用档案。此外，一个机关或公司的档案，其中必定有些秘密性的，如果档案的管理妥善完美，就能达到保密的功用，否则管理失当，甚至发生

4、丢失档等情事，因而泄漏了公司的秘密，使公司的业务遭遇到重大的障碍或损害。4．档案管理应注意之细节（1）待处理事项之文件在未归档前应如何整理﹖①待办事项文件A今天B未来a特定日子b不特定日子（2）传统所谓「档案」之外一些特殊的档案：①待归档A初步分类–分大檔B分二类--百分之百确定需要归档/不确定是否要归档C分二类--紧急/不紧急②待读档③工作流程文件④参考档:依据工作内容/行业/兴趣⑤名片檔34相信自己，成功就是一种习惯久加久公司专业秘书应知应会⑥剪报档（3）如何追踪被调阅的文件﹖（4）如何管理储存在计算机内的档案二、如何为上司与自己管理时间1．如何提高效率（1）例行性工作与执行性工作处理程序

5、‧如何计划‧优先级‧追踪系统的建立（2）拆阅信件的程序（3）向上司报告的方法（4）交件呈送上司的方法（5）如何善用他人的时间（6）一心二用（7）PERT(工作进度评估术)（8）提高工作效率的办公室文具2．一些建议（1）每日列出“应做事项”及排列优先级。（2）每星期做全周工作计划。（3）设定预计工作完成时间。（4）在工作空档，计划全日尚未过完时间(弹性)。（5）如发现自己在拖延，问自己逃避何事，将大计划分数个小工作，个个击破。（6）减少无生产力的活动，如闲聊等。（7）保持座位整齐、有秩序。（8）每件物品及文件均有定位，可立即找到使用。（9）学习拒绝的技巧。（10）保持每日最有生产力的时间作有创意

6、性的工作。（11）询问专家意见以减少时间的消耗。（12）学习说「不」34相信自己，成功就是一种习惯久加久公司专业秘书应知应会（13）一日之计在于晨3．时间浪费到那里去了﹖★突然来访的客人★没有目标或临时召开的会议★杂乱无章★过分投入★办公室的琐碎事务★不合作的人(包括自己)★拖拖拉拉★看太多电视★赖床(而你该起床时)★完美主义★担忧★唠叨★犹豫不决★不必要的愧疚感★瞎忙★广告邮件★胡思乱想★为没作的事懊恼(要是我曾…..)★抗拒改变★计算机游戏(当你该用计算机工作时)★看不必要的刊物或杂志★回避难题★事必躬亲而不委托别人★不必要的电话4．面对改变分析自己如何花费时间时，不妨自问：★我的生活均衡

7、吗﹖★我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢﹖34相信自己，成功就是一种习惯久加久公司专业秘书应知应会★我必须接的电话有几通﹖必须打的又有几通﹖★我可以袪除那些活动，好为自己省下时间﹖★我是否将事情分派给别人做﹖如或不然，我该怎么作才能节省时间﹖★我做那些事情必须更有效率，才能够有效的运用时间呢﹖★我是不是看太多报章杂志﹖★我是不是依照事情的重要性去做事，还是我常听任自己分心，不去做真正重要的事﹖