企业采购内部管理

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采购与仓储管理三峡大学经管学院物流管理专业教研室1第六章企业采购内部管理 第六章企业采购内部管理2企业采购内部管理采购组织与人员管理采购管理部门的设置采购管理部门的职责优秀采购团队的组建采购合同和交货管理采购合同的含义和特征采购合同的组成采购合同的订立采购合同管理品质管理品质的定位标准品质管理的规划采购绩效评估影响采购绩效评估的因素采购绩效评估的目的采购绩效评估指标和标准采购绩效评估的人员与方式采购绩效评价系统的建立 3本章按对企业内部采购运作管理中的几项重要内容进行介绍，具体包括采购部门的设置及人员管理、合同和交货管理、绩效管理和品质管理等方面；学生应全面掌握采购管理所涉及的各项工作要点及注意的问题，为从事实际工作奠定基础。第六章企业采购内部管理教学目的与要求 星龙湾大酒店的水晶灯42001年8月8日，星龙湾大酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报导。一时之间，星龙湾大酒店门前是人头攒动，星光熠熠。引例最让星龙人感到骄傲和夸耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目、煜煜生光的水晶灯。这盏水晶灯是公司王副总经理亲自组织货源，最终从奥地利某珠宝公司高价购回的，货款总价高达120万美元。这样的超级豪华水晶灯不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家5星极大酒店里能见到。 5开业当天，来往宾客无不对这盏豪华的水晶灯赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报导，更成为当天的头条新闻，星龙湾大酒店在这一天也象那盏水晶灯一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。然而，好景不长。两个月后，这盏高规格高价值的水晶灯就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分金属灯杆都出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费数百万美元换回的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王总经理在限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。 6事件真相很快就水落石出，原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而星龙湾大酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的公司而言，不啻是个致命的打击。那么，星龙湾大酒店为什么会发生这样的悲剧，应如何防范呢？ ６.1采购组织与人员管理71、采购部门的设置原则6.1.1采购部门的设置采购机构的设计与企业的性质、产品及规模息息相关。采购工作必须与企业的整体目标、采购方针、采购目标和采购部门的职权范围相适应。与企业的管理水平相适应。将“因人设事”和“因事设人”的原则有机地结合起来。 ６.1采购组织与人员管理82、影响采购在组织中地位的因素6.1.1采购部门的设置管理层自身的知识及认识水平；在最终产品的成本——价格中采购所占的比例；公司的财务状况；公司对于供应商市场的依赖程度。 93、采购部门的组织模式6.1.1采购部门的设置（1）单一采购部门总经理销售企划采购生产工程人事财务 103、采购部门的组织模式（2）集中采购部门总经理副总经理生产采购副总经理财务人事 113、采购部门的组织模式（3）集中—分散采购部门董事会采购部B集团采购部总经理采购部A采购部C 124、采购部门人员设置（1）按采购物品类别采购经理油料采购主管燃料采购主管色剂采购主管 134、采购部门人员设置（2）按采购流程采购经理访价组议价组订约组履约组结报组综合组 144、采购部门人员设置（3）按采购物料与流程综合编组采购经理访价员议价员订约员履约员结报员综合员金属组电子组塑料组 151、战略层次6.1.2采购部门的职责运营方针、程序和任务说明书的制定和发布，是采购部门的权力；开发和实施为监控和改进采购作业与绩效的审计和复查程序；建立长期合同，与经鉴定的或者优先的供应商签订合同；与供应商战略相关的决策；重大的投资决策；重大的制造或购买决策；与后向一体化有关的决策；与价格转移和公司间的供应政策有关的决策；与互惠协议、互惠贸易和易货贸易政策有关的决策。 162、战术层次6.1.2采购部门的职责共同协定和（或）年度供应商协定；准备和发展价值分析程序、与设计复查及简化为目标的程序；采用和实施供应商认证程序（包括审计）以改善来料质量；一般的供应商的选择和订约，特别是以减少供应商基数为目标的程序。3、业务层次订购过程（根据与供应商缔结的相应合同发出订单）；与发出的订单有关的所有规划预算活动；供应商表现的监控和评价；解决纷争，指解决与供应商关系中的日常问题。 管理层次最高管理层物流管理采购管理高级采购员采购助理物料计划员战略层次★★★战术层次★★★业务层次★★17采购的三种管理层次和一些管理者位置之间的关系6.1.2采购部门的职责 18采购部门的职责按其重要性排列，其前9种重要工作顺序如下：6.1.2采购部门的职责评估现有的供应商；选择及开发新的供应商；安排采购及交货日期；谈判采购合约；从事价值分析的工作；自制或采购（外包）的决策；指定运输方式；控制存货；租赁或买断的决策。 191、采购团队的奋斗目标6.1.3优秀采购团队的组建共同开发公司的采购战略；开发新产品；对供应商进行选择、评价、管理；对所采购的物料进行调查、分析、磋商。2、采购团队的类型及组建流程多部门组成的采购团队；有供应商参与的采购团队；有最终消费者参与的采购团队。采购团队的类型 206.1.3优秀采购团队的组建2、采购团队的类型及组建流程采购团队的组建流程明确团队成员，制定团队战略和流程执行明确团队任务、职责分工，制定团队纪律计划检查团队实施过程，发现问题检查解决团队中存在的问题，作出评价效果调整 职位职责要求的技能公司采购者战略商品专业的商业技能长期规划周期沟通技能广泛的商业导向采购工程师新的物资和新的部件新的供应商全面的技术背景中期规划周期商业技能沟通技能项目采购者设备和服务专业的项目管理技能团队合作MRO采购者MRO供应品通才有效地处理订单品种经理服务导向商业技能物料计划员物料和订单计划订单处理卖主评级全面的“常识”承受压力服务导向解决问题的能力213、专业采购人员的要求 ６.2采购合同和交货管理(自学)221、采购合同的含义6.2.1采购合同的含义和特征合同是双方或多方确立、变更和终止相互权利和义务关系的协议。经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确双方权利义务关系的协议。采购合同是经济合同的一种，是供需双方为执行供销任务，明确双方权利和义务而签订的具有法律效力的书面协议。2、采购合同的特征它是转移标的物所有权或经营权的合同；物品采购合同的主体比较广泛；物品采购合同与物品流通过程密切联系。 236.2.2采购合同的组成1、首部名称编号签订日期签订地点买卖双方的名称合同序言2、正文（1）主要内容商品名称品质规格数量单价与总价包装装运到货期限到货地点付款方式保险商品检验纷争与仲裁不可抗力 246.2.2采购合同的组成2、正文（2）选择内容保值条款价格调整条款误差范围条款法律适用条款3、尾部合同的份数使用语言及效力附件合同的生效日期双方的签字盖章 251、采购合同订立前的准备工作6.2.3采购合同的订立审查卖方当事人的合同资格法人资格审查法人能力审查审查卖方当事人的资信和履约能力资信审查履约能力审查 262、采购合同签订的程序（1）要约阶段要约的特征要约是要约人单方的意思表示，它可向特定的对象发出，也可向非特定的对象发出；要约内容必须明确、真实、具体、肯定，不能含糊其词，模棱两可；要约是要约人向对方做出的允诺，因此要约人要对要约承担责任，并且要受要约的约束；要约人可以在得到对方接受要约表示前撤回自己的要约，但撤回要约的通知必须不迟于要约到达。（2）承诺阶段承诺的特征承诺由接受要约的一方向要约人做出；承诺必须是完全接受要约人的要约条款，不能附带任何其他条件。 273、采购合同签订的形式口头合同形式书面合同形式其他合同形式在采购过程中，买卖双方往往会因彼此之间的责任和权利问题引起争议，并由此引发索赔、理赔、仲裁及诉讼等。索赔一般有三种情况：买卖双方间的贸易索赔，向承运人的运输索赔，向保险人的保险索赔。6.2.4采购合同管理1、争议与索赔的处理 28（1）违反合同的责任区分6.2.4采购合同管理1、争议与索赔的处理供方的责任主要有以下两个方面的内容：商品的品种、规格、数量、质量和包装等不符合合同的规定，或未按合同规定日期交货，应偿付违约金、赔偿金；商品错发到货地点或接货单位，应及时纠正，并承担费用，如有逾期交货，还应偿付逾期交货违约金。需方的责任主要有以下两个方面的内容：中途退货应偿付违约金、赔偿金；未按合同规定日期付款或提货，应偿付违约金；错填或临时变更到货地点，承担因此多支出的费用。违反采购合同的责任 291、争议与索赔的处理承运方的责任主要有以下5个方面的内容：不按运输合同规定的时间和要求发运的，偿付托运方违约金；商品错运到货地点或接货人，应无偿运至要求地，如逾期，应偿付违约金；运输过程中商品的灭失、短少、变质、污染、损坏，按其实际损失赔偿；联运商品的损失，由承运方承担赔偿；符合免责条款的，承认方不承担责任。托运方的责任主要有以下3个方面的内容：未按运输合同规定的时间和要求提供货物，偿付承运方违约金；商品违规夹带、匿报危险品、错报等造成的损失，承担责任；罐车发运的商品，因未随车附带规格质量证明或化验报告，造成的损失，应承担责任。违反货物运输合同的责任（1）违反合同的责任区分已投财产保险时，保险方的责任 301、争议与索赔的处理索赔的期限索赔的依据索赔额及赔偿办法仲裁的受理机构：国内经济仲裁的受理机构；涉外经济仲裁的受理机构。（2）索赔和理赔应注意的问题（3）仲裁仲裁的程序提出仲裁申请立案受理调查取证先行调解开庭裁决 312、采购合同的变更与解除不能如期交货的各项原因：6.2.4采购合同管理3、交货管理超过产能或制造能力不足；转包不成功；制造过程或品质不良；材料欠缺；报价错误；缺乏责任感。供应商的原因 32不能如期交货的各项原因：3、交货管理紧急订购；低价订购；购运时间不足；规格临时变更；生产计划不正确；未能及时供应材料或模具；技术指导不周；催货不积极。买方的原因其他因素供需单位缺乏协调配合；采购方法运用欠妥；偶发因素。 事前规划事中执行事后考核确定交货日期及数量了解供应商生产设备利用率供应商提供生产计划表或交货日程表给予供应商合理的交货时间了解供应商物料管理及生产管理能力准备替代来源了解供应商备料情形买方提供必要的材料、模具或技术支援了解供应商的生产效率买方加强交货前的稽催工作交期及数量变更的通知买方尽量减少规格变更对交货延迟的原因分析检讨是否必须移转订单执行供应商的奖惩办法完成交易后剩料、模具等的收回选择优秀供应商，签订长期合同333、交货管理6.2.4采购合同管理交货管理作业要点 可替代的观点采购业务的等级地位绩效评定采购被看成是一种管理业务活动在组织中的地位低订单数量、订单累计额、供应到货时间管理、授权、程序等把采购看成是一项商业活动向管理人员报告节约额、降低程度、ROI测量、通货膨胀报告、差异报告把采购看成是综合物流的一部分采购同其他与材料相关的业务构成统一的整体节约额、成本节约额、货物供应的可靠程度、废品率、供应到货时间的缩短量把采购看成是一项战略性活动采购者进入高级管理层应有成本分析、早期介入的供应商数量、自制还是购买决策、供应基本额的减少量346.3.1影响采购绩效评估的因素6.3采购绩效评估管理层如何看待采购 356.3.2采购绩效评估的目的6.3采购绩效评估确保采购目标的实现提供改进绩效的依据作为个人或部门奖惩的参考协助人员甄选与训练增强业务的透明度促进部门之间的沟通产生良好的激励效果 366.3.3采购绩效评估的指标和标准6.3采购绩效评估1、采购绩效评估的指标品质绩效进料验收指标（%）＝合格（或拒收）数量检验数量×100%在制品验收指标（%）＝可用（或拒用）数量使用数量×100%数量绩效储存费用指标呆料、废料处理损失指标 376.3.3采购绩效评估的指标和标准6.3采购绩效评估1、采购绩效评估的指标时间绩效价格绩效实际价格与标准成本的差额实际价格与过去移动平均价格的差额比较使用时的价格和采购时的价格产差额将当期采购价格与基期采购价格的比率，和当期物价指数与基期物价指数的比率相互比较紧急采购费用指标停工断料损失指标 386.3.3采购绩效评估的指标和标准6.3采购绩效评估1、采购绩效评估的指标采购效率（活动）指标采购金额采购金额占销货收入的百分比订购单的件数采购人员的人数采购部门的费用新厂商开发个数采购完成率错误采购次数订单处理的时间 396.3.3采购绩效评估的指标和标准6.3采购绩效评估2、采购绩效评估的标准以往绩效预算或标准绩效固定的标准理想的标准可达成的标准同业平均绩效目标绩效标准绩效设定的原则： 406.3.4采购绩效评估的人员与方式6.3采购绩效评估1、评估人员采购部门主管会计部门或财务部门工程部门或生产管制部门供应商外界的专家或管理顾问定期的评估不定期的评估2、评估方式 416.3.5采购绩效评价体系的建立建立采购评价体系的几种方法管理人员主观评定专家评定时间序列分析同行业不同公司之间的比较（基准）采购绩效评价系统的建立步骤：通过细致地分析，管理人员必须决定哪些活动最重要，并且要保证评价活动的公正性；必须决定数据报告的频率和格式，以及哪些人员将承担这些职责；形成一个系统化的程序来收集历史数据及统计数据；分析数据，区分采购效果与效率指标；形成方法并分析与改进；实施并进行过程控制与反馈，定期报告结果。 426.4品质管理(自学)采购质量不佳将会造成的危害：品质不良导致经常性的退货，造成各种管理费用增加；品质不良就需增加大量检验人员，增加成本。品质不良造成产品品质不良率加大，客户投诉及退货增多，付出的代价就高。6.4.1品质的定位标准符合设计的特性品质安定性性能可靠性维护性服务性安全性制品责任性节省性环境非破坏性经济性1、优良品质应具备的特性2、品质的定位标准质量的定位要恰当地处理质量与成本、供应、服务等要素间的关系；质量与成本之间的关系最常用的使用“性价比”来平衡。 事前规划事中执行事后考核决定品质标准并开列公平的规格买卖双方确认规格及图样了解供应商的承制能力买卖双方确认验收标准要求供应商实施品管制度（品管认证等级）准备核正检验工具或仪器检视供应商是否按照规范施工提供试制品以供品质检测派驻检验员抽查在制品的品质品管措施是否落实解决买卖双方有关品质分歧严格执行验收标准提供品质异常报告要求卖方承担保证责任淘汰不合格供应商436.4品质管理6.4.2品质管理规划采购部门在品质管理方面的作业要点可分为事前规划、事中执行与事后考核三大部分。品质管理作业要点 第六章内容回顾44企业采购内部管理采购组织与人员管理采购管理部门的设置采购管理部门的职责优秀采购团队的组建采购合同和交货管理采购合同的含义和特征采购合同的组成采购合同的订立采购合同管理品质管理品质的定位标准品质管理的规划采购绩效评估影响采购绩效评估的因素采购绩效评估的目的采购绩效评估指标和标准采购绩效评估的人员与方式采购绩效评价系统的建立 第六章复习思考题45简述采购组织机构的设置原则。你认为企业的采购业务人员和管理人员应分别具备哪几项基本素质？采购后期不能及时交货的原因何在？应如何避免不及时交货的问题？采购管理绩效评价的指标有哪些？你认为应如何评价采购的水平？采购品质的内涵是什么？如何提高采购商品的品质？采购合同的必备条款有哪些？采购合同执行过程中的争议有哪几种情况？应如何区别责任？