浅谈房地产档案的规范化管理.pdf

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1、·164·管理论坛浅谈房地产档案的规范化管理杜艳敏(肇东市房地产管理处，黑龙江肇东151100)摘要：本文主要阐述目前房地产档案管理现状、存在的问题及解决措施。关键词：房地产档案；管理；问题近年来随着房地产市场的逐步拓展，房地产档案的数量也日渐增22保管期限不明确，致使档案库房紧张多，房地产档案反映一定时期的建筑水平，同时又是进行房屋交易、处理《城市房地产权属档案管理办法》规定：房地产权属档案应以丘为单房晰q纷、城市拆j贼Ⅱ、序抛产阪权属登{己等的重要据。因此，研元建档，以房地产f叉利人为全劳泣卷。但在；际工作中是以房号为单元建究房地产档案管理具有至关重要的意义，

2、在市场经济条件下，房地产企业档，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、要正常运行，除了建立科学的组织结构外，还必须建立起产权清晰、权责中在—起，合并组成—卷。由于房地产权属档案分明、管理科学的现代企业制度。档案管理是房地产企业内部行政管理中保管期限的不明确，无法开展鉴定、销毁工作。因此，房地产权属档案出现极为重要的一环，房地产档案不仅仅保护了国家、集体、个人房屋的所有了有增无减的现象，必将导致档案库房空间的资源短缺。权益，而且直接参与与产市场中争议纠纷等法律活动，更主要的是它23档案管理专用软件功能不完善，不能满足实际工作需要将直接影响到房

3、地产市场的健康发展。在提高房地产权属档案数字化水平的工作中需要注意两个问题：一1房地产档案管理的现状是房地产权属纸质档案和电子档案内容要—致。由于房地产权属档案处1．1房地产档案管理理论于不断的转移和变更之中，具极强的动态陛，因此房地产权属档案的最房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交新电子信息始终要与房产现状一致，并不断补充、更新材料，自始至终反易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，映房屋产权的现实睛况，这就要求房地产权属档案管理专用软件能使新、按—定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归旧数

4、据统一，实现无缝链接。二是档案管理软件要统一，不能因业务不同档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质而使用不同的管理软件。由于历史原因，不同业务往往由不同的部门负软盘等各种载体内容的文件材料。房地产档案形成后，房地产的买卖、交责，这就造成在房地产权属档案数字化初期各部门使用了不同的档案管换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状理软件，致使在实际工作中存在着档案数据存储分散、查询繁琐、数据易处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档丢失等问题。因此，研置合房地产权属档案管理的专用软件，提高

5、房地案的真实『生和连续陛。产权属档案数字化管理水平，势在必行。12房地产档案收集24对档案管理^员业务培训不到位房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的房地产权属档案的内容和管理方法具有不同于其他档案工作的专业重要环节。该环节需注意以下兀／卜方面：性。这就使得房地产权属档案管理^员既要具有一定的档案管理知识，又1．Z1收集过程中，要确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产要了解—些测绘、法律等相关的专业知识，还要匿，导每—类权属登记流程权文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标中要形成的文件材料。因此，针对档案管理^员的业

6、务培训工作是非常重和验收标准达到高度统一。在收集纸质档案的同时，要还重视收集感光载要的，但现实隋况却是这方面培『l工作不到位。体档案和磁l生载体档案，克服档案载体一的现象。3解决档案管理问题的措施122凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全，收集范3．1制定统一的、科学的、切实可行档案管理规范：一方面要加强学习围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土和研究，结合实际工作不断仓嘶；另一方面，相关的行政主管部门应积极地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作协调有关部门尽决制定出房地产权属档案管理实施办法，并出台

7、操陛的文件材料等。强的相关标准、规范。规范应包括具体每项业务所需文件的归档范围、文123归档时间要根据房地产文件材料形成过程的梅彤确定，本着件材料的具付咯、保管期限、鉴定销毁制度等内容，以便于档案工作人便于集中统一管理，维护房地产档案的完整和安全，方便保管利用等要员在实际工作中参照执行，在接收档案时有据可查，确保房地产权属档案求，采用随时归档和定期归档。收集齐全、整理规范。1．3房地产档案整理3．2完善并推行房地产权属档案管理专用软件房地产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和房地产权属档案管理专用软件应实现系统内同一卷档案中所包含的编目，使之系统化

8、、条理化，