医学设备档案信息管理探讨.doc

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1、医学设备档案信息管理探讨随着各种医学设备的发展，种类越来越多和更新换代频繁，社会需求量大，过去那种依靠纸质文件为主的设备档案管理模式占用空间大、资源消耗多、管理和使用不便等特点,已经无法适应和满足现代医学设备管理需求。而以计算机、网络和通讯等现代信息技术为手段的信息管理与信息系统，不仅存储量大、运行高效、读写方便、准确、安全，可及时调整和更新完善有关信息，较好地实现医学设备档案信息管理的优化管理［1］,确保设备购置、使用与维护的及时、准确与可靠，对充分发挥设备性能、延长设备寿命、降低设备成本等都有积极意义。下面仅就现代医学设备档案的信息管理主要问题作如下探讨。根据医学设

2、备价值可将医学设备分为高值设备和低值设备［2］。按设备大小可区分为大型和中小型设备，其中大型医疗设备又分为甲类与乙类设备。按设备的性能与用途可医学设备进一步细分为医学影像、生化检验、电生理检测、生命体征监护、医用光学、手术麻醉、生命支持类、急救类、植入类、辐射类、灭菌类等。按医学设备的使用情况又将设备分为关键设备、主要设备、一般设备，通用设备与专用设备。医疗设备较提倡的分类法有三大类，即诊断设备类、治疗设备类和辅助设备类。就某一台设备而言，可依据它们的生命周期设置若干管理要素建档进行信息管理，如申购、论证、选购、采购、安装、验收、标识、培训、使用、保养、维修、校准、检验

3、、调试、评估、报废处理等，从而实行系统性精细管理。根据设备属性及其管理要素进行分类管理的目的，主要是便于开展科学性、规范性、程序性和系统性优化管理，为了检索与读写方便、脉络清晰、层次分明和管理质量，有效提高工作效率、减少差错，保障设备性能与安全,更好为疾病预防、控制、诊疗和科学研究服务。医学设备档案信息管理的内容应能覆盖设备生命全过程，包括从设备计划与申购时开始，至最后妥善报废处理等各种要素与关键性问题，其中任何影响设备正常与安全运行和维护、商务纠纷、权属关系、责任追究和故障研究等资料等有参考作用的重要信息，都应列为档案信息管理范畴。设备申购批件、设备论证、招投标文件、

4、验收文件、培训记录、设备标识、编码管理、运行与维护记录、年检报告、损坏赔偿、修复说明、大修后设备状况确认评估、报废申请与批复、报废设备去向等应资料完整，手续齐全，程序及要求符合相关规定。设备说明书、操作指南、生产厂家与配件和耗材供应商的资质证明文件、设备产品检测与年度检验合格证、保修、维修与相关服务合同或协议等文件与记录，更是档案信息管理的重要内容。随着设备“含金量”和疾病预防、诊断和治疗对设备的依赖性提高，如大型设备、关键设备、主要设备、专用设备、生命支持类、急救类、植入类、辐射类等重要设备，其正常运行、有故障的及时修复和日常保养维护更应建立健全完善的设备信息管理体系

5、，包括设备生产厂商、供应商或代理商、维修工程师、易损件与常用耗材资料，都要认真收集，注意保存，以确保人民生命健康利益与国家财产安全。设备运行所发生的各种故障或存在问题要及时形成记录，保存证言证物，并注意针对设备问题反复观察、检测、验证与评估，直到原因被完全查清，此类故障不再发生，各种问题症状消失。同时各相关设备操作使用人员和部门负责人须应知应会地掌握有关处理方法和要领，保障这些重要信息不遗漏、不丢失，所需材料或零部件、技术支持及软件调整等资料都作为重要信息被保留，以预防类似的问题或故障的再次发生，也为发生其他问题与故障时的原因分析处理提供重要参考。医学设备档案信息化管理

6、的方法以简便、实用、真实、系统、完整、安全、高效、利于升级管理为原则，可结合各单位实际情况，因地制宜，逐步完善提高。可考虑用以下办法：对医学设备档案进行分类分级管理设备档案信息管理可参考传统纸质档案资料管理的方法，根据设备情况设置二至五级类目，下级类目是上级类目的细分，结合计算机技术，依次建立层级菜单或文件夹，加以编码与标识，以方便使用。对每类设备每级类目的文件夹或各级菜单用简单、实用、易以区分而又方便记忆与应用的办法进行统一命名、编码与标识，以方便检索到目标文件并对其进行读写、拷贝、传输等处理与利用。注重电子文件的应用除了特别重要的文件，如设备结构图、使用说明书、保修

7、单、检测合格证、合同书、上级审批文件、规章制度等必须要保存纸质文件原件，其余大多数资料都被转换为电子文件、或直接制做成电子文件使用和保存，如装箱单、维修单、维修保养与使用记录等。较重要的文件或资料，也通常制做成电子文件备份保存。临床医疗机构的医学装备科和具体设备使用部门以保存设备资料复印件和电子文件为主。重要的纸质文件必须及时移交单位档案管理部门统一管理，以防止丢失与损坏。过期的无参考应用价值的文件材料应及时从作业现场移出，以防误用。与传统保存纸质文件的方法相比，电子文件管理除了能节省大量储存空间、人力物力与减少大量资源浪费，而且资料收集