基建项目档案信息管理的加强探讨.pdf

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1、政工·管理建材与装饰2013年11月基建项目档案信息管理的加强探讨张潇（西北电力建设工程监理有限责任公司陕西省西安市710032）摘要：所谓的基建档案，即建设项目档案。在《基本建设项目资料管理暂行决定》里，国家档案局、国家计委作出明确规定，基建档案就是指整个项目从酝酿决策到建成使用的全部过程中形成及需归档保存的文件（基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试使用等工作活动中形成的全部文件材料，包括文字、图纸、图表、计算以及声像等形式、载体的材料）。所以，在基本建

2、设中基建档案占据着极其重要的位置。它记录了工程建设的全部过程，由工程开工前的审批、立项等直到完工的验收、使用等全部的加减资料的收集、整理及保存归档的一体化管理方法。关键词：基建档案；建设项目；信息管理中图分类号：G271文献标识码：B文章编号：1673-0038（2013）34-0112-021基建项目档案管理分类（1）绝大部分的基建档案管理人员都是在工程指挥部成立是基建资料主要分为以下几类：临时组建的，他们对于档案业务并不熟悉，同时又要负责文件、（1）上级相关基建工作的文件、规章制度、工作计划、总体规划、印章的管理

3、工作及办公室的日常工作，所以，他们缺乏档案管理年度总结统计表以及基建工程的财务预算和决算等综合性文件。的实践能力，又缺乏对项目的了解，不能够及时的对施工材料进（2）项目建议书和上级批复、可行性研究报告、项目的评估、行收集整理，导致了基建档案管理工作的落后。预测及设计、计划的任务书等可行性研究材料。（2）国家作出明确规定，在工程完工验收同时，档案也必须合（3）工程地质与水文地质、勘察的设计与报告、地质图、勘察格验收。然而因为工程人员与档案管理者不能互相了解对方的记录、化验实验报告以及控制点的建筑物、重要设备安装位置的工

4、作程序、专业知识等，在接触时就会存在差别，所以造成工程定位等设计基础性材料。进度与基建档案管理工作不能同步，为以后的工程管理、维修等（4）初步设计、施工图设计和技术设计，还有技术秘密材料和工作留下了隐患。专利文件、设计计算书、总体规划设计以及设计评价、鉴定、审批2.3未能有效管理工程项目资料的收集工作等设计文件等。对于工程项目的建议书和批复、项目的评估、征地批文以及（5）征用土地的批准文件和拆迁补偿协议、承包的合同、协议拆迁补偿协议等材料的收集监管力度不够。这其中最重要的原和招投标文件、施工执照以及产权证书等工程管理

5、文件。因就是在这一时期，管理部门还没有成立，也么有档案管理人（6）施工的开工报告、图纸、工程技术和技术交流会审纪要，还员，就造成工程中的这部分资料在不同的地方（文书部门、规划有施工的设计、方案、计划以及施工的技术与安全措施等施工资料。部门及管理部门等）。时间越久，这些资料收集的难度就越大，甚2现今基建项目档案管理存在的问题至有的资料会丢失。2.4基建档案管理方法落后其工程管理2.1重工程、轻档案在新时期的影响下，基建档案资料的形式已成多样化，在档就目前情况来看，很多企业的基建工程管中都存在着看重工案中出现了越来越多的

6、电子产品，底图已不再是原有的纸板，更程建设，同时对档案管理问题看的轻视，尽管国家已经把其当作多的是光盘形式，所以，现在的基建档案管理方法已不能满足其工程管理的一个重要部分，重视起来，同时又制定许多相关的法使用与发展的要求了，具体有以下几个原因：律、法规用以做好档案管理工作，然而，在二者之间，很多企业依（1）未能将档案信息化管理归入单位的信息化管理发展规划，然更重视工程管理，主要有以下几个原因：使得企业的档案管理信息化不能和企业信息化建设同步发展，（1）与工程部门相比，很忽视档案管理部门，这是因为许多企业未能建立完善的

7、档案信息管理的系统。只是档案管理无法与办对档案管理不够重视，同时，对于档案管理的重要性认识的也不够。公平台对接。（2）企业大多都是以盈利为主要目的的，很多企业都在要求（2）档案管理人员的自身素质往往达不到要求，缺乏计算机企业节约成本、提高效益，但是，对于档案管理工作来说，这是一技术，跟不上档案管理工作发展的需要。怎样建立一个完善的档项要投入人力、物力以及财力成本的工作，其效益又比一般的工案管理网络系统，更好的利用信息手段管理不同形式的档案资程项目效益相对较为靠后。料是基建档案管理工作面临的首要问题，亟需我们去解决。（

8、3）基建档案管理工作的好坏影响不到个人或是单位的绩效考核、评比，没有毅力有效的考核制度及激励措施。3基建项目档案管理对策（4）基建档案的管理工作一直沿用传统的工作思维模式、方3.1规范基建档案管理工作流程，完善其管理制度法，跟不上企业的发展脚步，不能让档案管理工作更好地服务企（1）确定基建档案文件资料归档范围，从工程立项、审批、招业，进而使得档