泰慕士采购支付管理规范(讨论).doc

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1、泰慕士采购支付管理规范（讨论）一、目的1、加强公司对采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为；2、严格公司资金支付流程，提高资金使用效益；二、原则1、询价比价原则；2、授权采购原则（严禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务）；3、先申请再采购的原则；4、请购与审批分离原则；5、供应商评审与确定分离原则；6、采购合同的订立与审计原则；7、采购与验收分离原则；8、采购与付款分离原则（不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程）；9、付款审批与付款执行分离原则；三、职责1、请购部门（计划下达）负责采购计划的编制、提报、采购指令下达；请购部门负责人对采购的必要性负责；2、采购部门负责编制

2、采购申请单、询价与价格谈判、签定合同、执行采购、跟踪采购到仓、采购对账、请求付款等；采购部门负责人对采购物资价格的合理性进行审核，对采购物资的数量进行复核，对采购物资的质量进行把关，对供应商进行选择、报批，对资金支付的风险负责；3、财务部负责结算采购款项，登记存货及应付款项管理；并负责和采购部门、供应商核对帐务，检查采购情况，对资金支付正确性负责、对采购业务的真实性、采购价格的合理性核查；4、采购商品的使用部门，请购部门，财务部门，总经理室组成合同评审小组对采购合同予以审核；5、公司指定的质量检验人员对采购物资的质量进行查核；对应的仓库管理人员负责采购物资的数量确认、验收入库、保管、发

3、放；6、总经理室对上述的所有过程提出质疑并要求解释。四、采购申请所有的采购申请，按照公司统一规定，在金蝶系统上进行流转、审批；1、生产性物料采购申请生产计划部根据生产经营需要下达生产性物料采购指令：流程说明一级审核二级审核生产计划采购计划物料需求生产计划部门根据订单情况（实单和预单），制定生产计划，计划部生产总监（根据部门内部职能授权审批）根据生产计划，产生物料需求，在核对检查仓库存货后，下达采购计划；2、其他物资采购流程说明审批采购需求请购申请审批需求部门提出，按照需求填写请购单；申购人确认申购部门负责人请购部门收集、汇总采购需求，进行评估、确认，形成采购申请，提交采购申请请购部门负

4、责人根据总经理室授权审批分管负责人总经理3、经公司授权请购部门3.1、公司授权计划部下达生产性物资采购指令（生产订单所对应的物料需求）；其他物料由生产部门请购，生产总监审批；通用备品备件确定合理安全库存量，仓储部门请购，生产总监审批；3.2公司授权设备办进行生产性设备组织评估、选型，汇总公司设备采购需求并提出采购申请；特种配件和设备配件、电器材料等由设备办提出采购；3.3公司授权信息部门对IT设备、耗材需求进行评估、确认，汇总公司IT设备、耗材需求并提出采购申请；3.4公司授权办公室对办公用品、劳保用品、食堂物资集中统筹，汇总公司需求并提出采购申请；3.5公司固定资产采购由使用部门提出

5、申请，总经理室审批；4、请购单要素（按照金蝶系统格式填列）4.1使用部门、请购用途4.2数量、质量要求、交期要求、技术要求；4.3品名、规格；4.4其他5、临时请购和紧急请购由于公司生产经营急需，临时性物资和特殊物资的采购，遇到审批岗不在情况，可用电话或者其他方式征得同意后，提报采购申请，审批手续后补；五、采购询价及其规定（附询价记录表）采购部门接到采购指令后，应及时、负责开展询价、比价工作；在规定时间内提报审批；1、询价、比价或者招标供应商应具有完成公司物资需求和项目需求的能力，所有采购项目须向生产厂家或者服务商直接询价，原则上不通过其代理商或者中介机构询价；2、询价应基于相同规格和

6、技术要求、质量要求的物资间进行，应对不同厂家、品牌进行询价；3、询价应在三家及以上的供应商间进行；4、重大项目采购或者设备采购应由公司指定人员形成询价、比价小组或者招标小组独立询价；5、询价过程中如有成本较低或者质量更好的替代品要及时向请购部门推荐，并取得相关意见；6、比价、询价结果认真填写《询价记录表》，提报相关领导审批后形成采购及格；暂定合作供应商；六、采购合同1、采购部门是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。2、财务部门是采购合同的保管及监督执行部门，采购部门在合同签订二日内，应将签订好的合同到财务部门存档；合同原件由财务部门保管；3、采购

7、合同必须包括以下九个方面的主要内容：3.1合同签订双方的名称、地址和联系方式。3.2采购物品的单价、总价及发票要求。3.3采购物品的数量与规格型号。3.4采购物品的品质和技术要求。3.5采购物品的履约方式、期限、到货地点。3.6采购物品的验收标准和方式，质保金方案及金额。3.7付款方式、期限及供应商收款账号委托书。3.8售后服务和其他约定。3.9纠纷解决方式。4、经公司授权的采购经办人根据批准的《采购申请》签订采购合同；5、合同评审：5.1合同