文件分类编码及版本管理制.docx

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1、文件分类、编码及版本经管制度文件编码版本号密级程度内部公开目录1.目的2.适用范围3.文件分类4.文件编码5.文件版本6.附则7.支持文件拟制人企管部评审人xx中心/部姓名审核人xx中心/部姓名批准人姓名发布日期xxxx年xx月xx日7/8文件分类、编码及版本经管制度1.目的为规范公司文件经管，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本经管制度，以达到信息资料有效分类经管及便于查找的目的。2.适用范围本经管制度适用于公司文件体系。其他公司参照执行。3.文

2、件分类公司文件体系依照内容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。4.1政策类政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。4.2制度类制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规范自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规范和准则，包括经管制度、规定、办法等。公司制度一般包括以下几个方面：7/8（1）人

3、力经管制度。内容包括：员工守则及行为规范、岗位职责、岗位说明书、考勤经管、招聘经管、人事档案经管、离职经管、培训经管、人员调动经管、奖惩经管、福利经管、工资经管、绩效考核经管等。（2）安全制度。内容包括：警卫人员值勤经管、防火安全经管、安全生产经管、安全保卫经管、事故经管、危险物品安全经管等。（3）财务制度。内容包括：资金预结算经管、资金经管、现金经管、财务审批经管、财务盘点经管、审计经管、固定资产经管、出纳经管、会计档案经管、统计经管等。（4）行政制度。内容包括：会议经管、文件经管、档案经管、出差经管

4、、车辆经管、食堂经管、保密经管、环境卫生经管、值班经管、办公用品经管等。（5）业务部门制度。指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力经管、安全、行政等通用内容相关的一系列规范和准则。4.1流程类流程类文件是符合一定格式规范要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。重点强调时间性、逻辑性和规范、维护业务的规范化运作。包括流程、操作细则等。4.2其他类其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。4.3说明（1）手册是公司或部门按实际需求

5、，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。手册的内容不得与原有文件冲突。如《工管中心经管制度及流程手册》、《规范化建设体系经管手册》。7/8（1）表单模板是支持制度流程运作而预先设计好的规范化格式文件，或预先设定好的检查工程表，可直接在模板空白处填写或可按内容实施检查。要求与制度流程配套使用。1.文件编码4.1编码类型（1）文件编码指文件体系所有文件的编码。格式规范为“文件编码：xxx”，要求放在文件正文页眉处，居右，如图1所示：（2）表单编码指填写表单样式的模板产生的编码。格式规范为“表单编码：xxx”

6、，要求放在表单上端右侧位置，如图2所示：（3）手册编码指由文件汇编成册的手册编码。格式规范为“手册编码：xxx”，要求放在手册正文页眉处，居右，如图3所示：4.2编码规则4.2.1编码元素规则文件编码包括四大元素：类别码、范围码、业务别、序列码。表单编码可按需添加制表号。（1）类别码用于识别文件的类别。格式为一个大写英文字母，例如：M—手册、Z—制度、P—流程、F—表单。（2）范围码用于识别文件的适用范围。格式为两个大写英文字母，例如：AA—全公司、ZS—装饰、MQ—幕墙。7/8（1）业务别用于识别文件

7、适用的业务范围，要求归口到一级部门。格式为业务部门缩写名称拼音的前两个首字母。例如，企管部的缩写为“企管”，拼音首字母为“QG”，即作为其业务别。若出现业务部门缩写首字母重复的情况，则已有业务部门的业务别不变，新增业务部门的业务别保留第一个大写字母，第二个大写字母按照26个英文字母（重复字母除外）的顺序编写。如，新业务模块的业务别根据规则应为“GG”，与已有的工管中心业务别重复，则将该新业务模块的业务别制定为“GA”。（2）序列码用于识别同类别、同范围、同业务文件的流水号。格式为两位数字，起始编号为“0

8、1”。涉及到工程经管人员的表单，表单编号中序列码格式可以为“角色名缩写-序号”，例如，工程经理：“项-01”；施工员：“施-01”；安全员：“安-01”；质量员：“质-01”；资料员：“资-01”；材料员：“材-01”；仓管员：“仓-01”；决算员：“决-01”。（3）制表号即填写表单的流水号。制表号现不作要求，各部门可按需选择填写，待后期信息系统上线，制表号将由系统自动生成。表1编码元素规则示例表类别码经管手册M表单F制度Z流程P其他文件