电子邮件专题培训课件.ppt

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1、只发必要的邮件让邮件为你的工作带来价值电子邮件使用规范与技巧专题培训内容大纲电子邮件使用基本原则电子邮件写作规范电子邮件礼仪电子邮件技巧电子邮件账户设置电子邮件安全电子邮件沟通的重要性电子邮件沟通的重要性你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。PhillipHunsaker《管理技能与方法》附录C电子邮件电子邮件沟通的重要性作用1：明晰责任如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许

2、多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉作用2、记录过程使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端电子邮件沟通的重要性请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。电子邮件沟通的重要性（案

3、例分析）电子邮件沟通的重要性（案例分析）电子邮件使用基本原则正式工作报告部门之间事务往来，需要留下书面资料的。通知知识推荐和信息传递没有见面交流条件的其他交流内容难以简单用口头表达说明清楚的事项跟进对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事避免做邮递员“我发邮件了，他没看”(把责任推给别人)“我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了”要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递员电子邮件沟通基本原则电子邮箱账户设置一二三Foxmail邮件账户设置MicrosoftOutlook设置四五邮箱账户导入导出邮件联系人导入导出OutlookExpre

4、ss设置六苹果系统邮箱账号设置七安卓系统邮箱账号设置一二三称呼语与问候正文四五附件结尾签名邮件标题六回复技巧七正确使用发送、抄送与密送电子邮件写作规范不要空标题1标题要简洁2主题必须具体，不含糊，且有意义3一封信一个主题，不可大杂烩4回复邮件时要更改标题5不要随便用紧急标示6标题千万不要出现错别字7一、邮件标题二、称呼语与问候（1）、英文开头写“HI”，中文开头写“上午好”或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。（2）、结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一

5、行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。（3）、俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。1、Email开头最好要有问候语。（1）、邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。（3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。（4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语

6、气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符。三、正文四、附件1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；6、

7、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。五、结尾签名电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档