电子邮件格式培训课件.ppt

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1、电子邮件格式培训运营管理部E-mailformattraining内容提纲一、邮件主题二、称呼与问候三、正文四、附件五、结尾签名六、回复技巧七、正确使用发送、抄送主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。01邮件主题Mailsubject主题可以是邮件的内容概括或项目名称一、主题内容二、主题要求1.不要空主题2.主题要简洁3.主题要真实反映邮件的主要内容或重要性4.一个主题一封信，不可大杂烩5.标题千万不要出现错别字02称呼与问候Thetitleand gr

2、eetings1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度a、邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人情况下可以称呼大家、ALL。b、如果对方有职务，应按职务尊称对方c、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英名,英文名前可加“Dear”以表敬意。d、关于格式，称呼是第一行顶格写。2、Email开头最好要有问候语英文开头写“HI”，中文开头写“上午好”或“您好”，问候语是称呼换行空两格写03正文Thetext1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、合理提示重要信息；4、一次邮件交待完整信息；5、要写明需解决的问题；6、合理

3、利用图片，表格等形式来辅助阐述；7、如果事情复杂，最好1、2、3的列几个段落进行清晰明确的说明；8、不能出现拼写错误和错别字，这是书面化能力的基本要求。04附件Attachment1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；6、如果附件过大（不宜超过10MB），应分割成几个小文件分

4、别发送或压缩后发送。05结尾签名Theendofthesignature1、签名档信息不宜过多电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。2、签名字体规格签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。06回复技巧Replyskills1、及时回复Email2、进行针对性回复3、回复内容要具体有效。4、不要就同一问题多次回复讨论5、要区分单独回复和回复全体6、主动控制邮件的来往07正确使用发送、抄送The

5、correctuseof sending, CC收件人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应。而CC的则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应，当然如果CC的人有建议，当然可以回mail。只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。不滥转、发邮件！123结束语：通过以上内容，大家对电子邮件的使用应该有了更深的认识！归结到底，只发有效邮件！元通国际与您共同进步！我们不仅仅是产品提供者我们要提供更时尚的设计、更优质的产品、更全面的服务品质创新智慧分享·THANKS·知识回顾KnowledgeReview