电子邮件格式

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1、电子邮件有比较统一、固定的写作格式，写作方法如下：地址栏（To）电子邮件的地址，是指收信人地址、抄送收信人地址等。（From）是指写信人地址，都只需要填写电子邮件地址即可。主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。是指邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语。如：“YourMeetinginCalifornia”,“YourOrder”，“WeeklySalesMeeting”等标题都信息明确、一目了然。称呼（Salutation）商务英文电子邮

2、件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方姓氏，如果是朋友之间的邮件，可以用随意的称呼。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“DearSirs”,“DearMadamorSir”或“Towhomitmayconcern”等。正文部分（Body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。敬意结尾（ComplimentaryClosing）结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“BestRe

3、gards”,“BestWishes”,或使用“Haveaniceday！”“Gooddaytoyou！”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体（casualstyle）。签名（Signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。附件（Enclosure）电子邮件中如果带有于邮件内容相关的附件，可用word，excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等，并在邮件中说明具体

4、文件的名称及份数等，以便对方确认。附言（Postscript）打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在签名下方注明P.S，再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充的内容很多，则需另写一封邮件。无明确告知收寄人及双方的电子邮件地址等，因此可从称呼开始。Dec.19.2011DearManager,Weapplytobuysomecomputersandaprinterbecausetheonesnowinusehavebeenusedformorethanfiveyearsa

5、ndtroubleshavebeenfrequentlyflaredup,whichhavegreatlyinfluencedourwork.Besides,threenewworkersalsoneedtobeequippedwithcomputers.Weneedtobuyeightcomputersandaprinterinall,thebudgetofwhichisaboutfiftythousandyuan.Wehopeyouwillapproveourapplication.Best

6、wishes.Yours,WangHai