高校档案管理信息化建设的实践与探索.doc

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1、高校档案管理信息化建设的实践与探索　　[摘要]随着信息技术不断发展，信息化产业已经逐渐渗透到各个行业里面。高校档案管理是高校的一大问题，这对高校建设的重要性显而易见，高校档案管理也应该与时俱进，不断改进信息化建设的步伐。但是，从目前的情况来看，我们国家档案管理仍然存在着很多的问题，急需有一系列的措施去解决。本文根据前人的经验，阐述了高校档案管理存在的问题以及解决措施，希望能够起到重要的作用。　　[关键词]高校档案管理；信息化建设；实践与探索　　0引言　　随着教育的不断发展，很多学校为了迎合国家扩招的趋势，规模也在不断扩大，无论是从整体的规模还是整体人数来看，各项数据都在迅速发展。高等学

2、校的每项任务都是十分复杂的，也是数据量巨大的，这就使档案管理成为最主要的难题。在这种大环境下，建设档案管理流程化以及信息化成为当前高校发展的主要任务，充分发挥信息技术的快速性以及整体性，创新档案管理流程，促进高校档案管理的可持续发展。　　1高校档案的含义　　我们所说的高等学校的档案管理，指的是学校在进行活动中形成的一系列文件，比如教学、科研等管理方面。这些档案对学校的发展有着十分重要的意�x，对于研究学校发展以及社会发展有着重大的意义。这些文字以及图像承载着不同时期的特点。这些档案能够从各个方面来显示高校教学质量以及学校的办学水平。在学校档案重要性日益显著的大背景下，加强高校档案管理已

3、经成为高校发展的重中之重，也是外界不可阻挡的。但是，从现状来看，高校档案管理存在着许多不可抗拒的问题，急需有效的措施去处理。只有这样，才能够在不占用太大空间的同时，将档案进行分类，能够快速找到所需的档案，实现档案的信息化处理，进行资源共享。　　2高校档案信息化建设的意义　　2.1提高了管理效率　　提高高校档案管理效率的主要途径就是档案管理的信息化。目前，全国各大高校的规模都在扩大，目的就是为了迎合国家扩招的指示，这就使得学校的档案越来越不好管理，传统管理模式的弊端日益显现，优化档案管理的模式，提高管理的效率已经迫在眉睫。充分发挥档案管理信息化优点的主要方式就是加快信息化的步伐，高校档案

4、信息化能够使管理档案时更加快捷，如果优化流程建成，能够永久进行使用，这就使得整体的成本大大减少，档案管理的效率也就大大地增加了。　　2.2提高了高校管理水平　　高校管理水平大大提高的主要方式就是高校档案管理的信息化建设。高校档案管理工作的主要部分就是高校档案管理的信息化。要想达到这一目标，首要任务就是提高高校的教学管理水平，通过对信息化建设力度的加大，进一步对流程进行管理，提高高校整体工作效率，一方面节省成本，另一方面给教师们减少了任务量。档案管理信息化是档案管理发展的主流，也是推进高校发展十分现实的选择，加快档案管理信息化现代化发展的步伐，使得学校的发展提高一个层次。　　2.3提高了

5、高校档案开发效益　　高校发展的必然要求就是高校档案管理的信息化，高校推进档案管理的信息化发展，对于信息共享以及资源的再利用有着十分重要的意义，对于开发有着极大的帮助作用。需要发挥死档案的优势，为高校建设发展服务，对高校档案管理有着十分重要的意义，对于打破管理人员的惯性思维，创新档案的使用方法，改变档案使用的权限，使得档案从管理向使用信息采集进行转变，加快档案智能化发展，促进档案管理部门的发展更好服务学校政务，方便教学教研活动更加顺利地进行。　　3高校档案管理存在的问题　　3.1缺乏统一的标准　　高校档案管理没有制定统一的标准，缺乏科学性。随着信息化发展，高校档案管理也应该逐渐更新自己的

6、管理模式，加快学校档案信息化建设的步伐。最终目的就是为了实现高校档案信息资源的共享，将资源进行远程操控。而实现这些的前提就是必须要制定统一的科学标准。要建设统一的科学标准的前提就是各个学校制定出切实可行的标准，不断探索高校档案管理的标准，建立起统一的软件设计标准、档案建设标准，增加实时更新档案数据库并且将地方性的数据库融人其中，确保高校档案信息管理的安全性，目的就是为了给高校档案管理信息化建设提供便利条件。　　3.2基础设施建设不完善　　信息化基础设施建设不完善是高校档案管理的薄弱环节。一部分高校认为信息化就是计算机增加，这是错误的。这就是对信息化缺乏一定认识，并且缺少规划。大部分高校

7、并没有专门的服务器，一般情况下都是使用普通计算机来代替。还有一部分学校网络安全不配套，档案管理也存在一定的缺陷，这就使得档案信息化管理存在一定的漏洞，很多高校信息化管理硬件不够完善，档案管理系统也没有进行实时更新，数据库的数据没有实现实时性，信息不够完善。虽然有的学校配备了相应的软件，但是由于整体的软件与之不对应，不能够兼容，使得整体的功能不能发挥出来。　　3.3缺乏信息管理人才　　人才的缺失是制约高校档案管理信息化发展的根本原因。使得档案信息