用Excel分析和管理数据.doc

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1、用Excel分析和管理資料一、数据输入21、输入技巧22、导入文本数据33、数据有效性54、数据填充6二、数据查询71、数据自动筛选82．数据高级筛选83．查询函数113.1Choose函数113.2Match函数113.3Index函数123.4Offset函数123.5IF函数133.6Vlookup函数13４．查阅向导14三、数据分析16１．数据汇总161.1合并计算161.2分类汇总171.3汇总函数181.4条件求和向导202．数据透视表212.1创建数据透视表222.2修改数据透视表24四、数据展示271．条件格式272．套用格式

2、273．图表28一、資料登錄我們在進行資料分析前先要將資料登錄到Excel工作表中，資料登錄要遵行以下規則：（1）要有列標題（2）標題行和資料行之間不要有空行,也不能有空列（3）每列的資料格式要統一1、輸入技巧每個資料都有一種資料格式。1.1輸入分數：先在單格中輸入0，然後空格，最後輸分數。如要輸1/5，就需要輸01/51.2輸入以0開頭的文本：如果直接輸入“001”，系統會自動判斷001為資料1，解決辦法是：首先輸入“’”（英文單引號），然後輸入“001”。1.3日期的輸入：如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要

3、輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。1.4多張工作表中輸入相同的內容：幾個工作表中同一位置填入同一資料時，可以選中一張工作表，然後按住Ctrl鍵，再單擊視窗左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的資料，此時這些資料會自動出現在選中的其他工作表之中。輸入完畢之後，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然後使用滑鼠左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯繫，否則在一張表單中輸入的資料會接著出現在選中的其他工作表內。1.5不連續單格填充同一資料：選中一個單格，按

4、住Ctrl鍵，用滑鼠單擊其他單格，就將這些單格全部都選中了。在編輯區中輸入資料，然後按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單格中都出現了這一資料。1.6快速清除單格的內容：如果要刪除內容的單格中的內容和它的格式和批註，就不能簡單地應用選定該單格，然後按Delete鍵的方法了。要徹底清除單格,可用以下方法：選定想要清除的單格或單格範圍；單擊“編輯”功能表中“清除”項中的“全部”命令，這些單格就恢復了本來面目。1.7自定義單元格格式：Excel中預設了很多有用的資料格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調顯示某些重要資料或資

5、訊、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數格式，負數格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數欄位元和一個文本段：大於零的資料使用正數格式；小於零的資料使用負數格式；等於零的資料使用零格式；輸入單格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。2、導入文本資料可以利用文本導入嚮導將文字檔案導入到Excel檔中來對資料進行分析選擇“檔”---“打開”，在彈出的對話方塊中，選擇“檔類型“為”文字檔案“，找到要導入的文字檔案。選擇

6、“打開”。在出現的嚮導中，選擇“分隔符號號號”，單擊下一步。在步驟2中選擇相應的分隔符號號號來設置分列，在資料預覽中可以看到分列的效果在步驟3中設置每一列的資料格式設置完後，選擇“完成”。即可將文字檔案導入到Excel。3、數據有效性利用資料有效性功能，可以限定特定單格中輸入的資訊。選定單格，執行“資料”功能表中的“有效性”命令“設置”選項卡中可以選擇有效性條件，“輸入資訊”選項卡中輸入選定單格時要顯示的資訊。“出錯警告”選項卡中輸入在輸入無效資料時彈出的提示資訊。“輸入法模式”選項可以控制輸入資料時輸入法的狀態。如何保持資料的唯一性？操作步

7、驟如下：選中該列，執行“資料”功能表中的“有效性”命令，在“允許”中選擇“自定義”，如要對A列限制，就在公式框中輸入=countif(A:A,A1)=1。結果如下圖所示：注意：如果用戶在已設置有效性的單格中複製或填充資料，則不會出現資料有效性資訊，因而不能阻止輸入無效資料。不能直接引用另一個工作表上的單格區域，但可以使用區功能變數名稱稱。4、數據填充不用重複鍵入相同的列表如何快速的輸入1-12月？·鍵入“一月”，這樣Excel就知道您要做什麼了。·選中“一月”單格，再將滑鼠指標放在單格的右下角，直至出現黑色十字形(+)。·在填充範圍內拖住填充

8、柄。當您拖動時，螢幕提示會顯示將填寫的內容。通過單擊智慧標記可以選擇填充的類型技巧   ·對於有些序列，需要鍵入兩個條目才能建立填充模式。例如，若要填入3，6，9這