用Excel(2003)分析数据

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1、Excel2003数据分析　　　教学过程：一、数据的排序1、关键字概念排序依据称为“关键字”。（举例说明关键字的概念，依据“语文”来重新排列“成绩表”中的数据，则“语文”为关键字）2、对数据进行简单排序方法：确定关键字（如“语文”）；单击工具栏中的排序按钮（“升序”、“降序”）3、使用关键字进行排序“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”(举例说明三种关键字在使用中的作用及区别)方法：确定关键字→单击“数据”菜单→排序→确定二、数据的筛选　　数据管理时经常需要从众多的数据中挑选出一部分满足条件的记录进行处理，即进行条件查询。如学生评比“三好

2、生”，要从成绩清单中筛选出符合条件的记录。　　对于筛选数据，Excel2003提供了自动筛选和高级筛选两种方法：自动筛选是一种快速的筛选方法，它可以方便地将那些满足条件的记录显示在工作表上；高级筛选可进行复杂的筛选，挑选出满足多重条件的记录。1、自动筛选　　“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。例如：下表是某单位营业情况表。步骤：（1）单击数据区域中任一单元格→单击“数据”菜单→“筛选”标签→“自动筛选”（2）此时，每个字段标题旁边都增加了一个下拉箭头，在相应的字段旁边单击下拉箭头，选择“

3、自定义”命令，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，在对话框中输入筛选条件，并选择逻辑运算符，确定即可。　　筛选中涉及两个条件的情况（筛选出一月销售额在10000元以上，且在50000元以下的商品）可以使用筛选对话框中的第二个条件框。　　如要还原，只需在“数据”菜单的“筛选”命令下，把“自动筛选”命令前的“√”去掉，则可恢复数据表原样。　　另外，使用“自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作，此时各字段间限制的条件只能是“与”的关系。2、高级筛选　　“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来

4、；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的比对了。　　例如：要从学生成绩单库中筛选出性别为男，语文>70且语文<80同时数学>80的记录，对于这类查询，自动筛选显然无法一次完成，需要用高级筛选。步骤如下：（1）将要筛选的数据库的字段标题（性别、语文、语文、数学）复制到一个空白区域A10：D10。下一行输入相关条件，如下图所示：（注：条件区域的格式为：第一行为字段名行，以下各行为相应的条件值，其中同一行条件的关系为“与”，不同行条件的关系为“或”。）（2）单击“数据”菜单下的“筛选

5、”→“高级筛选”命令，屏幕出现高级筛选对话框；（3）在数据区域文本框输入筛选区域（包括字段标题）A1：G8，也可用鼠标直接在区域上点取；在条件区域文本框输入A10：D11或用鼠标直接点取；这里在“方式框”选择将筛选结果复制到其他位置，在“复制到”文本框输入A14：G20，或由鼠标直接点取；若“方式框”选择原地显示，则不必定义复制区域。（4）按确定按钮。3、两种筛选操作的比较　　“自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作，符合条件的记录显示在原来的数据表格中，操作起来比较简单，初学者对“自动筛选”也比较熟悉。若要筛选的多个条件间是“或”的关系，或需要将

6、筛选的结果在新的位置显示出来那只有用“高级筛选”来实现了。一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，这样反而会使问题更加复杂化了，如筛选最大或最小的前几项记录。4、高级筛选的应用　　利用Excel的“高级筛选”功能，我们可以把符合某种条件的数据挑选并保存到其他区域中。（1）同时满足多个条件数据的筛选要求：在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”，并且“学历”为“大学”的人员挑选出来。步骤：　　1）先将条件列标题（学历、职称）和条件（大学、高级工程师）输入到某个单元格区域中。　　2

7、）选中数据表中任意一个单元格，执行“数据→筛选→高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。注意：此时，系统自动将数据区域填入到“列表区域”右侧的方框中，如果区域不正确，请重新填写。　　3）按“条件区域”右侧的红色按钮，对话框变成浮动状态条状，选中上述保存条件的单元格区域，再按浮动条右侧的红色按钮返回到“高级筛选”对话框中。　　4）选中“将筛选结果复制到其他位置”选项，然后在下面的“复制到”右边的方框中输入保存区域的第一个单元格地址（如$O$3）　　5）按下“确定”按钮，符合条件的数据即该被复制到相应的区域中。（2）并列满足多个条件数据的筛选要求：在

8、“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”，“学历”为“大学”的人员都挑选出来。步骤：　　1）先将条件列标题（学历、职称）和条