高效会议管理技巧.ppt

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1、高效会议管理技巧2009.5“高效会议管理”讲什么？会议的目的高效会议的预防性管理高效会议的八大特征会议规范参与者的十大守则和责任会议记录者的功能及胜任条件会议记录的十大建议讲师简介：张晓彤北京时代光华教育发展有限公司特聘高级培训师；北京21世纪光华管理培训中心特聘讲师；北京光华管理学院EMBA班特聘讲师；人力资源开发与管理职业经理人、职业培训讲师；现任金蝶软件（中国）有限公司北京区人力资源部总监；曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源部经理、诺基亚学院非技术类首席培训师曾先后为北大方正集团、宁波方太厨具公司、中国东方通信公司、中国纺织进出口总公司、中国国际电子商务公司等几十家企业做

2、过咨询和内训。培训的目的：对于全员：系统地了解会议召开目的、如何使会议高效、如何对会议进行管理对于会议主持人：1）学会如何有效为会议做准备；2）如何在会议中担当一个重要角色；3）如何指导他人有效参与会议、更快做出决定、制定出有效行动计划；对于参会者：学会如何有效参加会议对于会议记录者：如何使会议记录全面、准确一、会议的目的开展有效的沟通资讯传达监督员工的工作进展，协调工作中的矛盾达成协议、解决问题决策和资源共享开发创意激励员工士气巩固经理人地位二、高效会议的预防性管理时间安排要合适地点安排要合适开会对象要选择对主持人要有影响力参会者要有听的技能要充分做好准备工作明确开会原因和目的三

3、、高效会议的八大特征只有必要时才召集经过好好筹备过拟定和分发了议程表严格遵守了时间（开始时间、结束时间）一切都是按部就班请了最有经验（最应出席）的人出席结束时做了评论和总结记录了决定、建议和负责人四、会议规范（一）时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则四、会议规范（二）时间安排方面的规范（以上班9点为例）09：00－10：00发言、提建议的欲望未被唤醒10：00－11：00大脑清楚，适合一对一或商务谈判、业务分析11：00－16：00适合集思广益、头脑风暴的会议下班前　　　　　不适合开会四、会议规范（三）固定的会议流程规范1）准备阶段2）开始3）议程a.分享议题、

4、目标；b.交流信息c.出主意、做决定、确认行动d.总结4）结束（总结、安排）5）跟踪（指定负责人、跟踪项目及下次汇报时间等）四、会议规范（三）会议本身要遵守的规则1）参会者要将工作安排交给会议主席2）超过1小时的会议要有书面通知3）所有参会者都要有准备发言的心态4）会议要能准时开始、准时结束5）负责人对决议能否达成负直接责任四、会议规范（三）会议本身要遵守的规则6）在会上要维护别人的尊严7）要有人提出不同的意见8）会后要能拿到书面的记录9）参会者要履行反馈职责10）要请第三方监控会议质量五、参会者的十大守则（一）会前充分准备会中贡献创意、意见以解决问题为己任摒除部门之见尽可能多的获

5、取信息五、参会者的十大守则（二）耐心倾听，尊重他人意见勇于发言，言之有物不隐恶扬善，不人身功击避免不当的肢体语言会后总结六、记录功能和胜任条件仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳（一）会议记录者的功能六、记录功能和胜任条件反应敏捷写字快知识面广记忆力强组织能力强倾听能力强总结能力强（二）会议记录者的胜任条件七、会议记录的十大建议重要的会议应录音定期会议不用录音多数会议指定会议记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理记录内容会议记录应有组织地整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者会议管理之道……会而议，议而

6、决，决而行，行而彻！Thanks!