《高效会议和简报技巧工作坊》Effective_Meeting_and_Presentation.ppt

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1、EFFECTIVEMEETING&PRESENTATIONSKILLSWORKSHOP《高效会议和简报技巧工作坊》2007@ZHUHAI课程目标了解会议管理的基本理论掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率理解简报设计的原则及设计的方法掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能通过现场演练，切实提高表达技巧ANEFFECTIVEMEETING高效会议这些都是重要的有效会议要素清晰的会议及议程良好的会议前和确认合适的参会人员和会议日期及时间会议的开场和的建立会议原则（rules）和共同约定会议中的定位会议中的和有效记录优

2、质的会议简报技术合适的会议问题处理高效的会议技能会议中的PARKINGLOT（停车场）有效的会议时间控制会议总结技术和跟进计划会议的常见类型基于的会议ProblemSolvingMeeting基于的会议DecisionMeeting基于和反馈的会议Communication、Reporting、Feedback何时需要召开会议需要整个相关团队时需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问题时需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特殊的进程或者情形时需要通过团队成员的去集思广益来解决问题或者献计献策时需要去解决工作中所遇

3、到的角色不清冲突或者有需要在一起时候什么时候不需要召开会议带有个体性质的事情或者主题，最好是需要一对一的方式沟通你没有时间准备或者出席的有比召开会议更有效果的沟通方式的比如备忘录邮件电话问题已经解决了的不值得每个人花时间都参与主题的会议的相关人员在一种状态并且需要时间去和了解原因准备一个会议会议目的和目标会议的日期和地点会议的参与人员会议的议程和时间长度会议的角色定位所需准备的会议资料会议中可能的预测会议信息的和确认反馈确定会议目的通知信息集思广益锁定和分析问题确定一个行动探讨事宜澄清角色和责任冲突或者协调会议……确定参与人员是否是会议事项的主要?是否会

4、议有合适的限制？是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）?是否会议事项中的？是否是会议中的信息搜集和整理者？是否是需要获取相关信息和后期执行者？KeyPlayers，预约匹配的时间表提供主动和积极的角色定位，或者强调会议出席对其的利益和价值会议日程需要思考的核心内容会议的目的会议的期望目标和产出日期时间地点（人数设备）会议持续时间长度会议的召集者会议参与的名单或者团队（如营运部）会议参与的者的角色定位（提前获悉角色）（）如有外来参与者，请详细说明具体日程中发言者的主题和时间分配（类型复杂程度）会议或者所需资料的前期告知需要准备的HOMEWORK搜集相关和

5、信息与相关获取他们的观点和期望鼓励相关参与者提前准备与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议派发会议日程（包括目的目标产出期望主题和所需时间等）提前派发有助于缩短和提升会议效率的资料信息会议团队是如何达成决定的投票赞同方式（VotingbyMajority）团队共识（GroupConsensus）领导决定方式(ADecisionbytheLeader)会议举行准时开始快速介绍会议的背景和相关信息重申和会议的原则和共识（为确保建设性的团队共识而需要遵守的行为和原则）常用的为“五项基本原则”会议中的重点－GroundRules承诺准时和结束承诺愿意积极参与安排

6、同意决定或者产生方式同意采用“停车场”（PARKINGLOT）澄清现有的一些和相关政策对一些事项的决定限制邀请每个人都能参与和贡献观点同意如何处理会议中的“冲突方式”同意如何去跟进行动计划如果你是会议FACILITATOR鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围不要或者控制讨论用合适方式一些内向和内敛的人发言积极和鼓励参与发言及时如果有语言上的人身攻击迹象保持小结和会议成员的共识使用看得见的会议活页夹（Flipchart）或者白板会议中的常见问题会议出现卡住会议出现跑题会议出现冷场会议提出不同观点会议出现争执会议出现超时会议出现话题或已做决定的重复讨论九型人

7、格在会议中的运用和体现1.改革者2.帮助者3.促动者4.艺术家9.和事佬指导者8.乐观者7.忠诚者6.思相家5.九型人格在会议中的思维模式分析结束会议－何时？所有的目标都已完成时间已经到了特别是：－在最后时刻也很难达成收尾时－已经开始有人离开或者不停看手表－有人提出提出时间已经到了或者过了结束会议－如何？重述或者已经完成的产出澄清下一步的行动计划和巩固行动项目和沟通计划的重要性强调每个参与者观点的重要性如果有必要，通知下一次的会议信息征求会议意见和感谢大家的参与会议跟进－沟通计划Outcomes产出Decision决定Task任务Responsible负

8、责人Time－completed完成时间1.2.3.…Follow-upMemo