Access数据库技术与应用教程教学课件 赵义霞 第6章 报表.ppt

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1、第六章报表报表是Access数据库对象之一，主要用来实现数据库数据的打印。在数据处理过程中，数据表、查询或SQL语句是主要的数据源，窗体是重要的数据输入信息格式，而报表则是数据输出处理的有效方式。本章节目录6.1报表的概述6.2报表的创建6.3报表的使用6.4报表的打印输出6.1报表的概述Access2003系统提供的报表主要有4种类型，分别是纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。1．纵栏式报表显示方式类似于窗体的格式，在报表的界面上以垂直方式显示记录，数据表的字段名和字段内容一起显示在报表的主体节内。2．表格式报表显示

2、方式类似于数据表的格式，主要以行、列的形式显示记录，一页可以显示多条记录，适合输出记录较多的数据表，便于阅览。3．图表报表数据以图表方式显示，类似Excel中的图表，以便更加直观的显示数据之间的关系。4．标签报表一种特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标签。6.1.1报表的类型6.1.2报表的结构1．报表的7个节(a)默认设置报表结构(b)增加报表页眉/页脚(c)报表完整结构报表的内容以“节”划分，每个节都有特定用途，输出时按一定顺序显示各节的信息。在设计视图中，完整的报表对象结构包含以下7个节：（1）报表页眉节

3、在报表的开始处，用来显示报表标题或说明性文字，只在报表的第一页打印一次。一般用来设计报表的标题。（2）页面页眉节在报表的每一页的顶部，一般用来显示数据列标题或记录的分组标题。一个页面只能有一个页面页眉。（3）组页眉节是输出分组的有关信息，一般用来设计分组的标题或提示信息。（4）主体节是报表显示数据的主要区域，一般用来处理每条记录，按照指定字段显示一条或多条记录。（5）组页脚节组页脚节也是输出分组的有关信息，一般用来设计每组需要输出的信息，如分组的一些小计＼平均值等。（6）页面页脚节页面页脚在报表每页的底部，用来显示本页的页码信

4、息。一个页面只能有一个页面页脚。（7）报表页脚节报表页脚节在报表的结束处，用来显示整个报表的汇总结果及报表的生成时间，在报表数据结束处打印。说明：单击“视图”→“报表页眉、页脚”菜单项，才能显示报表页眉节和报表页脚节。单击“视图”→“排序与分组”菜单项，才能显示组页眉节和组页脚节。2.节的“格式”属性（1）高度“高度”属性用来设置节的高度。对于没有控件的节，将节的“高度”属性设置为0，该节被隐藏。对于有控件的节，如果控件高度不为0，节的高度就无法设置为0。节的高度可以拖动鼠标调整。（2）可见性“可见性”属性用来设置节的内容是否

5、显示。如果将节的“可见性”属性设置为“否”，该节区域不可见。（3）背景色“背景色”属性用来设置节的背景色。整个报表没有“背景色”属性，只能在每个节中单独设置。（4）特殊效果“特殊效果”属性用来设置节的特殊效果。节的特殊效果有3种：平面、凸起、凹陷。说明：节没有“宽度”属性，报表有“宽度”属性，在任何一个节中拖动鼠标改变宽度，都是改变整个报表的宽度。6.1.3报表的视图在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，因为在不同的视图方式下可完成不同的操作。报表的视图方式只要有三种：设计视图、打印预览和版面预览。（1）设计视图，用于

6、创建和编辑报表结构。在设计视图添加各种控件，设置数据来源，定义和调整报表布局。（2）打印预览视图，用于查看报表的页面输出形态。在设计视图建立的报表，主要用打印预览视图查看效果。（3）版面预览视图，用于查看报表的版面设置。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。说明：在不同视图之间进行切换通常用2种方法：方法1：单击窗口左上角的“视图”按钮，选择一种视图。方法2：“视图”菜单→选择一种视图。图6-6单击“视图”按钮图6-7单击“视图”菜单6.2报表的创建在报表的创建过程中，使用最多的就是“使用向导创建报表”，它对于报表的设计非常

7、重要。报表设计具有数据量多、布局要求高等特点，如果完全依靠设计视图中手工设定每一项，将会十分复杂。使用向导，输入自己的设计思想，依靠系统自动完成报表设计，并且在设计视图中加以修饰，这样不仅可以简化复杂的手工布局过程，而且还可以使设计出来的报表更加合理、更加美观。6.2.1使用“自动创建报表”创建报表使用“自动创建报表”可以选择数据源、纵栏式版面或表格版面，但不能选择报表的格式，也无法选择出现报表中的字段，所创建的报表包含了数据源的所有字段和记录。6.2.2使用各类报表向导创建报表1．使用“报表向导”创建报表2．使用“图表向导”

8、创建报表3．使用“标签向导”创建报表6.2.3使用设计视图创建报表使用“自动创建报表”与“向导”的方法创建报表，操作简单，容易掌握，但是模式固定而又缺少变化，报表的格式不能随心所欲，所以，还要学习使用“设计视图”创建报表。6.2.4几种创建报表方法的对比创建报表方法优点与特点