人际关系与沟通 教学课件 作者 张文光 第十四章 会议沟通.ppt

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1、第十四章会议沟通学习目标：1.了解会议的意义及会议成本，以使会议这种群体沟通方式发挥其应有的价值。2.认识会议准备和安排的重要性，按会议的实际情况做好各种准备安排工作。3.认识会议主持人和与会者对会议成功的重要作用，明确各自的责任。4.掌握会议主持人的沟通技巧，并能在会议实践中灵活运用。5.掌握会议困境的控制方法，并能在会议实践中灵活运用。第一节会议的准备与安排第二节会议主持人的沟通技巧第三节会议主持人的控场技巧第一节会议的准备与安排一、会议的意义及目的（一）会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道2．会议显示一个组织或一个部门的存在3．会议是一种重要的群体沟通

2、方式（二）会议的目的【问题讨论】我们到底为了什么开会？二、会议的准备与安排（一）确定会议的必要性1．无需开会的“五个如果”2．必须开会的“五个如果”（二）确定会议的类型按会议的目的可分为信息型会议和决策型会议两大类。（三）确定与会者我们在确定与会者时可以参照下列三个“有利于”的标准。1.有利于会议的顺利进行。（1）代表着一个团体或群体的人。（2）对会议的协调作用不可或缺的人。（3）如果不按其意思办，就会大吵大闹的人。2.有利于议题的讨论。（1）跟讨论议题有直接关联的人。（2）可以提供专业或独家信息的人员，令讨论更有效率的进行。3.有利于会议组织者的意愿表达。（

3、四）编制会议议程（五）发送会议通知和相关资料（六）选择一个适宜沟通的会议室（七）谁主持（八）做一个有用的与会者会议准备工作核对单。1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听教材16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定会议主办方的相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知此

4、外要特别注意：1.了解与会人员中是否有少数民族及相关的风俗习惯。2.了解与会人员中有没有人吃素，要为这些人单独做准备。3.了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译人员。4.了解是否有媒体记者出席会议，要为其准备单独的座位。第二节会议主持人的沟通技巧一、成功开始会议（一）准时开会（二）做好开场白二、主持人的沟通技巧（一）主持人的倾听技巧（二）会议中的说话技巧1.展示2.探询3.评论4.建立5.测试理解情况6.总结7.排除与引进8.就程序提出建议（三）主持人的提问技巧1.棱镜型问题2.环形问题3.广播型问题4.定向型问题三、结束会议的技巧（一）何时结束（二）总结会

5、议（三）评论结束四、做好会议评估第三节会议主持人的控场技巧一、有效控制会议的进程二、改善沉默，打破冷场1.顾虑重重的沉默2.持少数意见的沉默3.胸有成竹的沉默4.心有余悸的沉默5.话不投机的沉默6.敌对的沉默7.事不关己的沉默8.自由主义的沉默三、减少会议中的空话、废话四、化解意见冲突五、控制开小会者六、干预打断他人的发言者七、正确对待迟到、早退者自我检测项目：1.为什么说会议是一种不可替代的沟通手段？2.开会的目的有哪些？3.为什么说高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了？4.开一个会议应该做哪些准备工作？怎么准备和安排？5.会议主持人的作用是什么？在主持

6、中应注意哪些沟通技巧？6.与会者的职责有哪些？在会议沟通中应注意哪些问题？7.会议的困境有哪些情况？应该如何应对？