[精品]巧用EXCEL添加序号完成审计抽样.doc

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1、巧用EXCEL添加序号完成审计抽样Excel“排序"功能在审计实务中的运用极为广泛。它不仅能够快速、有效的帮助整理和分析审计资料，科学、合理的选择确定抽查样本和延伸单位，同时，对提高审计效率、实现审计成果的社会价值有着明显和积极的作用。以财政审计为例，需要在全省中抽样出三个地市进行审计，兼顾好中差，就需要对各地市的财务指标进行分析，对每个地市的每个财务指标在全省的排名有一个标识。这要求在不改变各地市原有位置的情况下，插入一列添加序号。可以有两种方法来实现：一、添加序号不连续的序号在不要求序号连续的情况下(所谓序号不连续，就是

2、如果第一名有两个，那么第二名给出的排序就是3,而不是2),实现相同积分相同名次的排列，可以用Rank函数来直接计算序数。它的语法为：RANK(number,ref,order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式。例如要计算某省各个市的财政收入排名，A列单元格存放地市，B列存放财政收入值，在C列计算排名的方法就是:在C2单元格内输入公式“=RANK(B2,B$2:B$9尸,敲回车即可计算出A市的财政收入排名，如图一所示。SUM-*7丘

3、=RANK(B2,B$2:B$93)ABCD1地市〔财政收入排名2A市:7000)=RANK(B2,B$2:B$9,[)3456B市6000pRANK(numberfref,[order])C市5000降序illlc]—升序1D市3000E市20007F市700089•1zsG市2000H市10001—图一选中C2,再将光标移至C2单元格的右下角，当出现黑色小十字的时候，双击，C2中的公式就自动填充到C列，所有排名被计算完毕，如图二。C2▼Ji=RANK(B2,B$2:B$9,)ABc_D1地市财政收入排名2A市700013

4、B市600034C市500045D市300056E市200067F市700018G市200069H市10008110•1-1图二这里需要注意的是，对列要使用绝对引用，书写为B$2和B$9,如果写B2和B9,在上面的操作中，引用的区域就会发生变化。二、添加序号连续的序号从图二可以看出，A市和F市并列第一，第二的B市排名为三，序号不连续。如果要插入连续序号，使得B市的排名为二，就需要使用“排序”功能和IF函数相结合来实现。1、插入原始的顺序，防止排名后无法恢复到原有的部门排序。插入一列D,存储地市顺序。在D2中输入1,然后选中单

5、元格向下拖拉，在下方“填充选项”里，选择填充单元格,能够生成地市的原始排序。如图三所示。图三2、按照收入高低顺序排名。选中数据区域，按照财政收入列进行“降序”排列，使得数据表按财政收入降序排列。3、利用IF函数，插入连续序号。IF函数的的函数表达式为：IF（判断表达式，条件正确时返回值，条件错误时返回值)。在c列插入连续序号，首先,在C2输入1;然后,在C3输入"=IF(B3=B2,C2,C2+1)",敲回车，C3单元格即计算出对应地市的财政收入排名；最后,将光标移至C3单元格的右下角，当出现黑色小十字的时候,双击，C3中的

6、公式就自动填充到C列，所有排名被计算完毕,插入了连续的序号。如图四所示。ABCD1地市财政收入排名地市顺序2丄市700011T3F市7000164B市6000225C市5000336D市3000447E市2000O58G市2000O79H市10006810图四4、去除公式处理。因为要求在插入序号的同时，不改变原有地市的顺序，所以需要根据原有的地市顺序进行恢复。但此时进行恢复，C由于C列里是公式，恢复顺序后，C列数值会改变，此时要对C列进行公式清除处理。选择C列,点击“复制”，然后在C列上“选择性粘贴”，选择“数值”,则C列的

7、公式就被清除完毕，插入的序号就是数值，不会因为顺序改变而变化了。如图五所示。1234567891011121314151A地市A市F市B市C市D市E市G市-Hff-财政收入70007000600050003000200020001000排名EGH1丄234556D地市顺序图五5、恢复原来顺序。对数据表根据地市顺序，进行“升序”排列，则数据表恢复了原来的部门顺序排名，也插入了连续的序号。最后，根据需要，将D列隐藏或者删除，插入连续序号的工作就完成了。有了各财务指标在全省的排名情况，就可以进行加权计算，进行审计选点工作了。姜兴国