26沟通管理程序-1

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1、1.目的为使EHS管理制度能达成公司内部之共识，并建立与公司外部相关团体对EHS管理之承诺与绩效沟通之管道。2.适用范围凡本公司内部各阶层人员及公司外部相关团体与供货商，承包商等均适用之。3.参考文件及名词定义3.1相关团体：泛指本公司所服务之客户、产品销售之客户、EHS主管机关、EHS团体及社会一般大众等。3.2承揽商环安卫管理规范4.0职责及权限4.1内、外部意见搜集：安全单位4.2内、外部意见追踪确认：EHS管理代表4.3内、外部意见回复：相关责任单位4.4发文或载明于订单之方式向供货商倡导本公司EHS管理政策及其它之要求：供应部。4.

2、5利用提报、拜访客户时，或于提供给客户之任何书面数据中倡导木公司之EHS政策及EHS管理之重要性：市场部。5.0.作业内容5.1本公司内外部意见沟通流程（附件一）5.2内部沟通：5.2.1建议处理5.2.1.1公司内部员工任何有关EHS议题之建议，可填写《EHS沟通记录表》或口头，E-mai1方式告知安全单位，由安全单位汇整建立一览表，并交由EHS管理代表裁示指派相关单位，针对意见进行处理。5.2.1.2处理结果由安全单位转达处理讯息至原提议者。5.2.1.3如此项建（提）议有助于改善EHS管理系统之效益，应纳入EHS管理审查会议中讨论并追踪

3、。5.2.2EHS议题宣达：5.2.2.1EHS管理代表和员工代表应选用适当方式，宣达公司环境因素和危险源,EHS方针、EHS政策、EHS目标，EHS管理方案、EHS相关法令规定；可透过教育训练、会议、公告或海报等方式进行倡导，让公司全员了解。5.2.2.2EHS稽核情形及结果，应传达相关单位及个人。管理系统内部应定整改措施并跟催改善情况。5.2.2.3EHS管理审查会议及相关检讨会议之结果，应适吋传达至相关单位及个人。5.3外部沟通5.3.1安全单位负责接收外界相关团体有关EHS管理之任何建议或关切事项。5.3.2接收方式可为电话、传真、信

4、件、口诉或其它可行方式，接收时应告知处理流程大约所需吋间。登记提案单位或者人员联系方式。5.3.3接收的讯息应记录于《EHS沟通记录表》，由EHS管理代表裁示后并交由相矢单位进行处理，如不能短期内处理完成，应视情况向原提案单位或人员告知处理情形。接收的讯息如从口头，E-mai1等方式接收的讯息，则由安全单位汇整记录于《EHS沟通记录表》并建立一览表，并交由EHS管理代表裁示指派相关单位，针对意见进行处理。5.3.4本公司可藉由下列方式，达到沟通之效益。5.3.4.1利用文宣、海报、教育训练。5.3.4.2登门拜访，并配合文宣信息表达。5.3.

5、4.3沟通之主耍内容包括：EHS政策如实际可行时应包含EHSi标、EHS绩效、EIIS法规要求事项及显着环境因素等。5.3.5外部相关团体，索取本公司EHS政策吋，统一由安全单位发行，并记录于《EHS沟通记录表》5.3.6与外部相关方显著环境因素之沟通。5.4与客户、供货商以及承包商之沟通5.4.1安全单位应以训练、传签或载明于合约中Z方式，向承包商，倡导本公司EI1S政策及要求。厂务须以主动沟通方式让承包EHS工程或处理事务之承包商，充分了解该承包工作相关的重大EHS考虑面的EHS管理要求及法规规定内容之要件、条款。沟通结果可使用会议纪录、

6、入厂访客安全单位告知纪录、合约、电子邮件等进行纪录，并由厂务单位保管。采购须主动告知供货商与其工作相关的重大EHS因素的公司内部管理要求，供货商须按公司内部规定及EHS相关法规执行，并加以追溯处理。相互沟通以达符合规定并取得共识。沟通结果可使用会议纪录、入厂访客环安卫告知纪录、合约、电子邮件等进行纪录，并由采购单位保管。5.4.2品质部应以发文或mail之方式向供货商倡导本公司EHS管理政策及其它之要求。5.4.3有关厂内之废弃物清理厂商，安全单位应告知本公司EHS政策、EHS管理系统Z要求。5.4.4营业部应利用提报、拜访客户吋，或于提供给

7、客户之任何书面数据中倡导本公司之EHS政策及EHS管理之重要性。5.4.5负责安全的部门主动与政府单位、外部相关团体沟通EHS相关事宜。6.0记录5.1EIIS沟通记录表5.2显著环境因素沟通记录表6.2附件一：木公司内外部意见沟通流程公司内外部意见沟通流程安全单位石复及追踪EHS管理齐表结案确认