档案利用应急预案

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1、XX档案利用应急预案为确保集团有限公司各单位、部门在出现突发性事故后的档案应急利用，做到快速、准确地提供档案，满足各单位、部门档案应急利用需求，制定本预案。一、应急预案适应范围。本预案所指的档案应急利用是指生产单位发生突发性设备事故、工业建筑事故等情况下的档案利用。二、成立档案利用应急预案的领导小组，确保各项利用服务工作开展。（一）应急预案领导小组及成员组成。组长：档案馆馆长下设：技术组：组长，由事故单位技术或设备主办担任；副组长由档案馆分管工艺设备副主任科员担任，成员包括机动部、韶钢设计院、档案馆派出1人组成。利用服务小组：组长由档案馆分管工程档案管理副

2、主任科员担任；成员由档案馆区域档案利用服务管理人员、库房管理及数字化加工服务人员组成。（二）应急组织的分工职责组长：全面负责事故抢修过程中的图纸资料利用服务方案的制订和组织实施。技术组职责：负责及时提供事故发生的基本情况；负责组织技术人员提供详细的图纸资料清单和印制份数，必要时协助档案馆人员进行详细查询。档案利用服务组职责：根据事故发生情况第一时间提供事故抢修相关的图纸资料；根据技术组提供的图纸资料清单快速、准确地复制图纸资料，在指定时间内送达事故现场；及时跟踪落实图纸资料的利用情况，并收集、归档本次事故抢修过程中形成的档案。三、应急准备措施。（一）制作档

3、案复制件，存放在技术设备管理人员岗位。与设备相关的图纸一般制作档案复制件，直接配置在生产单位技术设备管理人员岗位或按指定存放的地方，以备紧急事故抢修时使用。生产单位可根据复制件日常使用磨损情况，及时向档案馆区域档案利用服务管理人员申请制作档案复制件，及时补充。（二）编制专题档案目录。在日常管理过程中，生产单位技术人员要配合档案馆区域档案利用服务管理人员有计划地编制设备档案目录、设备易损件图纸目录、专业目录、重要设备维护档案目录等，确保生产技术人员能快速、准确地获取所需档案信息。（三）加强设备图纸的动态管理。在基建技改、大中修、设备采购、备件订货等工作中，备

4、件公司、技改部、机动部、设备使用单位等单位要认真负责，做到设备档案收集准确、完整，档案馆应做好检查督促,确保设备档案的动态管理到位，确保图纸及时更新。四、应急实施措施。当接到事故发生需档案馆提供图纸资料的信息时，实施以下应急措施。（一）档案馆馆长第一时间应到岗位，同时按应急预案的要求通知相关人员到岗待命，同时与技术组组长联系，确认相关信息，编制实施方案，并组织实施。（二）技术组副组长接到事故抢修命令后，应立即到达事故现场，与组长及机动部、韶钢设计院相关技术人员密切联系，充分协调、沟通，及时收集、汇总事故抢修所需档案的详细信息，通过电话、传真、网络邮件等多种

5、形式反馈到档案馆应急预案领导小组进行处置。（三）档案利用服务组根据应急预案领导小组的工作安排进行档案调阅、信息确认、复制、送达现场。（四）所有参与应急利用的人员在接到事故抢修的命令后，立即返回到岗位，实行24小时值班，至到事故抢修完毕，恢复生产为止。如确实属于特殊情况，不能返回到岗位,由其授权管理的人员替代。（五）相关部门、单位的协助。档案应急利用服务过程中,汽运部应优先考虑提供一至两辆工具车使用，公司办应及时提供临时增加的纸张、碳粉。（六）恢复生产后，应急预案领导小组应认真总结，并责任相关人员做好本次应急利用档案的收集归档。五、其它档案利用需求主要采取区

6、域档案利用服务和电话值班服务的方式解决。区域档案利用服务主要是通过区域档案利用服务管理人员的现场服务来实现；电话值班服务是开设24小时电话值班的服务，其主要内容为：公司机关正常上班时间的电话值班服务内容为受理所有档案查询、咨询等事务；下班后和节假日的电话值班服务内容限定为设备事故抢修或其它急需查询档案的利用服务，其它一般性的档案查询均不在下班后和节假日电话值班受理服务范围内。六、相关资讯（一）档案馆24小时值班电话：（二）档案馆传真电话：（三）电子档案管理系统IP地址：（四）档案馆邮箱：。七、本预案从下发之日起实施，由档案馆负责解释。