基于元数据库方法的高校档案信息资源整合策略

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1、基于元数据库方法的高校档案信息资源整合策暁摘要：随着高校信息化的发展与档案数字化工作的不断深入，档案信息资源整合成为高校档案馆信息资源建设的一个趋势。然而，当前高校各类业务系统缺乏统一规划和设计标准，数据彼此不能链接成为高校数字档案建设的主要瓶颈之一。本文主要研究通过管理模式改变，利用元数据的获取、描述、组织和存储等一系列工作，实现数字档案资源规范化管理，勾连数字化档案信息之间的关联，解决高校信息资源相对独立、利用繁琐、数据彼此不能链接等问题，以整合档案信息资源，形成共享机制，更好地适应现代化教育教学发展需要。关键词：高

2、校;档案工作;信息资源整合当前高校各类职能部门的业务系统大多早于档案信息管理系统的建设，这些业务系统在建设之初，往往只关注于部门自身业务需求的实现。如何利用现有元数据标准，对分散的数字化档案信息进行有效整合、集成,形成以元数据为核心的信息检索关联途径，使不同系统中的信息能为学校的发展做出支撑，是档案部门长期关注、努力解决的重大课题。本文力求在分析高校档案工作现状的基础上提出基于元数据理论的档案信息资源整合的思路和策略。一、高校档案信息资源整合的现状和问题随着科学技术的迅猛发展，高校的社会环境发生了巨大变化，信息化、网络化

3、趋势给档案管理和档案信息资源整合利用带来了新的要求。同时,由于高校内部各业务部门所处工作环境的变化和新技术手段的广泛应用，促使档案信息内容也发生了很大发展与变化。另外，元数据理论得到不断应用，先进的管理方法与管理理念不断形成并日益成熟，档案信息处理技术、档案信息的管理与组织方式等方面也发生了新的变化。档案工作进入了一个新的发展时期，传统档案信息资源整合的丁作观念、意识、技能、方法均有不同程度的滞后。主要表现在：1・档案信息共建共享意识薄弱在高校整体管理工作屮，档案工作经常被忽视，各部门的档案共享意识薄弱，不能在各项高校工

4、作中贯穿档案管理思想，仅仅注重本部门或本系统中的应用。档案信息的跨部门、跨系统应用形成了阻隔，各自为政，这与档案工作在高校教学与管理工作中的弱势地位有关。高校在布置工作时候，主要以教学、科研、招生、学科建设和基本建设为主，往往把档案工作放在可冇可无、无关紧要的次要地位。而且档案信息在本部门也不受重视，有的兼职档案员不重视原始档案资料的收集和整理，造成档案资料不能及时归档，这样就造成整体档案信息共建共享的条块缺失，造成档案信息的不完整;有的部门档案管理人员因考评机制不严格而责任心较差，推诿、拖拉现象严重，对别部门的信息共享

5、有抵触心理，“多一事不如少一事”。因此，往往导致档案材料归档不齐全，不完整，不及时，部门间档案信息协作凝滞、割裂，各自为政，档案信息资源整合工作难度很大。2•档案工作的“信息孤岛”现象严重近年来，随着信息化、网络化的发展，高校各业务部门建立了自己的信息系统，几乎有多少个主要职能部门就会有多少个不同的管理信息系统，档案部门与各业务职能部门之间缺乏良好、顺畅的文件流转通道，各业务系统只能各行英是，各自为政，形成系统之间、部门之间无法相互连接的“信息孤岛”，难于实现档案资源在信息化技术条件下本可以完成的整合与共享。当前高校的档

6、案管理现状是信息资源难以达成认同和共享，每个部门使用这些信息时都要不断向其他一个或者几个部门索取，且不能随时更新，档案信息整合和利用过程凝滞。3•档案信息资源利用效率较低由于受传统思想、思维泄势以及现实状况等因素的制约，高校对待档案工作“重保管、轻利用”的现象仍然比较普遍。（1）传统档案思维影响档案信息提供利用。档案T作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好类”、“保管好”，不知道如何对英利用与开发;有的部门和主管甚至不知道档案部门的办公场所和工作具体内容，不知道档案管理冇什么资料，可以查到什么资料，更难

7、谈得上利用。部分高校也开展了一些档案资源利用的有效探索，诸如编撰年鉴、布置校史馆、展览馆等，但基本上停留在建档、管档上，忽视了档案信息资源的开发利用，导致许多具有很高价值的档案材料不能发挥应有的作用O（2）档案信息资源的加工程度影响档案信息提供利用。档案信息资源的加工程度是影响档案利用的重耍因素之一。档案信息资源加工质量高，分类逻辑清晰，则能更好地适应档案用户对档案信息的需求，档案信息的利用率和资源共享程度也会更高。（3）档案信息资源的来源和利用渠道影响档案信息的提供利用。R前，高校档案信息资源的来源和利用渠道较为单一，

8、较多局限于传统的来源渠道，对于新兴的电子档案收集较少，这就造成了信息档案的来源尚不够宽广；另一方面，档案信息的利用渠道也较为单-，多数局限于纸质档案，审批程序繁琐，过程冗长，严重影响了档案信息的整合和利用。4•档案服务高校发展的意识和手段相对滞后因未实现档案信息的互联互通和网络化管理，服务发展大局的手段有限，服务过程