加强企业采购内部控制探析

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1、加强企业采购内部控制探析【摘要】内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而山单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。美国COSO委员会1992年提交研究报告《内部控制——整体框架》，认为内部控制制度有五个相互联系、相互作用的组成要素，即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。本文基于这五要素框架，以笔者单位的实践为例，具体分析企业如何加强对物资采购的内部控制。【关键词】物资采购内部控制控制环境控制活动一、内部控制概述内部控制的概念和内涵经历了一个不断发展的过程。值得重点关注

2、的是美国COSO委员会1992年提交的研究报告《内部控制——整体框架》，认为内部控制有五个相互联系、相互作用的组成要索，即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。虽然在2004年9月，COSO委员会发布了《企业风险管理一一整合框架》，但《企业风险管理一一整合框架》是在《内部控制一一整体框架》的基础上进行扩展（八个组成要素，即内部环境、目标设定、事项识别、风险评估、风险应对、控制活动、信息与沟通、监控），将内部控制上升到全面风险管理的高度來认识。但就目前来说，影响最大、应用最广泛的还是《内部控制——整体框架》。《内部控制一一整体框架》相比之前的内部控制概念有三点发展：风险评估在内部控

3、制中的重要作用；信息与沟通是强化内部控制的重要途径；对内部控制系统本身的监控是内部控制发挥作用的关键环节。本文下面首先介绍这五要素，然后基于这五要素框架进行分析。1、控制环境控制环境是其内部控制组成要素的基础，是所有控制方式与方法赖以生存与运行的环境。它对于塑造企业文化、提供纪律约束机制和影响员工控制意识有重要作用。影响控制环境的因素有四个方面：企业人员的操作、价值观及能力；管理阶层的管理哲学和经营风险；管理阶层的授权方式及组织人事管理制度；最高当局及董事会对单位管理关注的焦点及指引的方向等。2、风险评估每个单位均应评估来自外部和内部的不同风险。评估风险的先决条件是制定目标，各不同阶层的目

4、标必须保持一致性。风险评估是指辨认并分析影响目标达成的各种不确定因素，是决定应如何管理的基础。山于经济、业务、主管机关和营运环境不断变化，风险也随变化而來，因此辨认并处理这些风险自然就有必要。3、控制活动控制活动指确保管理阶层指令实现的各种政策和程序。单位各阶层和各种职能均参与不同的控制活动，如核准、授权、调节、审核营业绩效、保证资产安全、职能分工等等。由于单位性质、规模、组织方式等不同，其控制也有所不同。4、信息与沟通信息与沟通是及时、准确、完整地收集与企业经营管理相关的各种信息，并使这些信息以适当的方式在企业冇关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程，是实施内部控制的重耍条件。

5、信息与沟通主要包括•信息的收集机制及在企业内部和外部有关方面的沟通机制等。5、监督监督是一种随着时间而评估内控制度执行质量的过程。这个过程通过持续监督、个别评佔及综合监督來完成的。持续监督发生在经营过程中,包括例行管理、监督活动以及职工为履行其职务所采取的行为。个别评估的范围和频率取决于风险的评估和持续监督程序的有效性。持续监督和个别评估一起进行，称为综合监督。内控缺陷应向上汇报，而口重大事件要报告给最高管理层或董事会。二、案例公司物资采购内部控制情况基于内部控制框架的五耍素，我们来分析下案例公司在内部控制方面的绩效。针对存在的问题，提供完善建议。1、案例公司物资内控现状冃前案例公司采购业

6、务流程完全采用SEM系统，应用内容包括设计、生产、现场管理、物资采购、物流配送、安全、质量及售后服务、外协外包、财务、资金管理和组织人事管理等主营业务，还包括档案、文控、法务、金业标准、知识产权等其他支撑业务。具体从设计研究院采购指令的下达，到生产管理部采购计划和订货清单的完成，系统电子传递到配套部业务员，由其制定订货方案，经过分管领导审核之后，再将订货方案报企划部组织的计划与价格审查小组进行审查。通过审价后，业务员根据订货方案进行系统电子审批。按照审批权限，各级领导完成电子审批。完成电子审批后，合同管理员根据合同性质和金额不同，将合同提交相关人员签字。法律顾问室接到提交的合同文木后进行审

7、查，通过后加盖合同印章。合同生效后，业务员做好釆购物资的验收入库。业务员按照合同条款及公司规定履行付款申请，经过分管领导对付款项目进行审批，再由业务员提交付款单，办理付款事项。然后业务员持续跟踪落实合同执行情况，更新合同台账，确保采购物资按计划到货。物资采购过程完全实现电子化信息传递。2、物资采购中存在的问题在物资采购流程检查过程中发现一些问题，按照《内部控制一一整体框架》的五要素框架，这些问题主要是“控制活动”方面的。