档案管理要点

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1、黑龙江建龙钢铁有限公司制度编号：140A200603制度页数：共20页档案管理要点编制：档案管理师（孙风芝）审核：黄永辉批准：王利主办单位：行政管理处发布日期：2008年6月16日生效日期：2008年6月16日一、总则1、目的为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，结合控股公司《档案管理规定》的要求，特制定木要点。2、分类文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案。3、职责（1）行政管理处①负责督促、指导各单位资料的整理归档工作。②负责各单位归档档案的收集、整理工作。（2）各单位①负责本部门工作屮形成，具冇利用价值的资料收集、整理、归档工作。②负责档案归档的移交清册编制4、档

2、案归档要求（1）归档的文件材料必须齐全完整，准确反映公司各项活动的真实内容。（2）归档案卷封皮应填写清楚，案卷题名要简单明确。（3）制成的归档文件材料必须耐久保存，同时耍保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸书写。（4）电子档案归档：①电了文件和纸制文件归档实行“双套制"，即在电了文件归档的同时相应制作纸制件，同时存档；②网络归档是指将网络硕盘上的电子文件刻录到光盘上，进行归档。（5）档案归档的移交清册一式二份，一份交档案室，另一份由移交单位留存。（6）基建项口档案归档要求见《工程文件归档要求的通知》。（7）档案人员在接收档案时，必须进行严格检查

3、，如不符合归档要求曲移交单位补充完整后归档。（8）凡属归档范围的文件资料，均由公司统一管理，任何单位、个人不得擅门留用。（9）归档范围、保管期限、密级划分、归档时间详见《附表1》。5、档案管理控制（1）公司员工因公外出参观学习、出国考察和参加各种会议，要将获得的文件材料向行政管理处归档（报销资料费凭据必须有档案人员签字，财务处方可报销）。（2）设备（仪器）开箱验收时应通知档案人员参加，及时将设备技术资料收集归档。因特殊情况未通知档案人员，rfl组织部门负责归档（财务处应见设备开箱验收单《附表7》上有档案人员签字方可付款）。（3）设备维护检修（归档责任单位各厂、能源中心）设备检修、维护时，对归

4、档图纸设计有更改的，由生产厂绘制，报设备处审批。单张图纸更改个别尺寸，可以“扛改”，不准“涂改或刮改”史改后的尺寸标原尺寸的上方或下方；如果改动较大，则需另出图，新图号仍用旧图号，但末尾须加注改1字，表示第一次修改（例：240-201M16-5改1）,旧图上加盖“大修已改,此图参考”印章，与新图一并存档。（4）档案人员应参加工程竣工验收工作，并在验收文件上签字盖章，写明工程档案验收情况，竣工档案不合格停止工程验收（预算室不做结算，财务处停付最后一笔工程款《附表5》）。（5）档案室要参加科研成果鉴定、科研成果申报评奖，并在科研成果报告上签字盖章,收集科研成果的全部资料，科研档案材料不齐全、不完

5、整，不能进行鉴定和申报。6、档案归档奖惩原则（1）为加强公司档案管理，遵照控股公司《档案管理规定》的要求，对各单位归档资料进行检查，并对其检查结果进行奖惩。（2）齐单位一•级主管为公司档案归档的第一责任人；兼职档案员为第二责任人，由第一责任人对第二责任人进行考核。考核原则如2①对按期未归档考核责任部门2分；每月对第一责任人罚款300元，直到上交为止。②对按期归档未按归档要求整理考核部门0.5分;第一责任人罚款100元。③对按期归档档案资料不完整或遗失损坏每月考核部门1分，对第一责任人罚款200元,直到把丢失资料补齐为止。④凡屈归档范围的资料不移交归档，一件考核部门0.5分；第一责任人罚款10

6、0yGo⑤工程竣工档案未按期移交归档，对第一责任单位各厂（包括能源中心）和第二责任单位（工程管理处）各考核1分；第一责任人罚款200元，直到工程档案归档为止。⑥设备（仪器）随机资料未通知档案人员，造成资料遗失，少一台对责任单位考核1分；第一责任人罚款100元，直到将丢失资料追回归档为止。⑦生产设备维修、技改图纸资料归档不及时或归档资料不合格对责任部门（各分厂、设备处）考核1分；第一责任人罚款200元，直到合格归档为止。⑧对借出档案如有丢失、污损者，视情节轻重根据《员工奖惩条例》进行处罚，严重者予以行政处分，并追究当事人的责任。（3）奖励原则：①年终目标管理考核，和关任务指标为主要依据。②考核

7、结果纳入年终综合考核的同吋，按单项工作与档案专项奖（市部门考核分和罚款数累计构成，年终一次性发放）挂钩。二、流程档案管理流程见附流程一。三、流程说明01资料收集（责任岗位：各单位兼职档案员）将本部门日常工作中形成具有价值零散文件材料的收集保管。02整理分类（责任岗位：各单位兼职档案员）1、根据文件材料的來源、时间、内容和形式等方面进行整理分类、组卷。2、编制卷内目录《附表2》、填好备考表《附表3》。03编制移