机关档案管理资讯化作业要点

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1、機關檔案管理資訊化作業要點中華民國90年12月12日檔案管理局檔秘字第0002066號函訂頒中華民國94年08月24日檔案管理局檔資字第0940010417號函修正一、為建立機關檔案管理資訊化作業標準，提升檔案管理效能，特訂定本要點。二、本要點用詞定義如下:（一）數位內容檔案:指將圖像、文字、影像、語音及動畫等資料運用資訊科技加以數位化後之電子影音檔案、電子檔案等。（二）封裝檔：指將數位內容檔案及其詮釋資料與驗證檔案真實性、完整性之資訊，以包裹方式儲存之檔案。三、各機關之檔案管理資訊化作業，應與文書處理結合，並依行政院訂頒之文書及檔案管理

2、電腦化作業規範等有關規定辦理。四、各機關應依本要點建置檔案管理系統，其資料欄位依附件一規定辦理。五、檔案管理系統應具備下列功能：（一）檔案蒐集與確認：1、公文欄位轉入：機關已建置公文管理系統者，應依附件二所定格式將公文欄位轉入檔案管理系統之功能。2、公文欄位登錄：機關未建置公文管理系統者，應提供歸檔公文新增、修改、查詢及逕行點收確認等功能。3、檔案點收：提供批次或單筆點收、附件抽存註記及歸還日期之功能，並得視需要產出確認點收清單或其電子檔之功能。4、退件處理：提供將不符點收作業規定之公文註記其退件理由、退件日期，並產出退件清單或其電子檔之

3、功能。95、歸檔稽催：提供依預定之應歸檔日數檢核公文辦畢日期，並依單位、承辦人員及辦畢日期起迄期間等條件，產出逾期未歸檔案件稽催單，並得視需要於屆期前提醒通知之功能。6、延後歸檔申請：提供以公文承辦人員、承辦單位、應歸檔日期等為選擇條件，產出延後歸檔申請單或線上申請及修正應歸檔日期之功能。（二）檔案形成與保管：1、檔案分類表維護：提供機關檔案分類表之新增、修改、查詢及列印等功能；其欄位包括分類號、類目名稱及保存年限、啟用日期、舊分類號及其啟用日期、基準項目編號等項目。2、編案：提供依分類號瀏覽或查詢相關案名之功能，具備建立案名及案次號之新

4、增、修改、刪除及查詢等功能，並提供調整檔號之分併卷功能。3、編目：提供案卷、案件檔案編目著錄之新增、修改、查詢、及提供檔案必備欄位檢核與併入同一案名或同一案件等功能；具備自動篩選半年內無新增案件之待編案卷清單，以供著錄案卷層級資料。其編目欄位依機關檔案編目規範辦理。4、入庫保管：提供檔案入庫確認、附件另存位置、微縮編號、電子媒體編號、電子檔案路徑、電子檔案名稱及檔案保存狀況等資料之新增、修改及查詢等功能，並得提供製作附件另存位置清單及入庫、未入庫卷冊清單之查詢及列印功能。5、案名清單及標籤製作：提供以檔號製作案名清單及提供黏貼於檔案卷脊或

5、封面之卷夾標籤功能；其標籤應載項目依機關檔案保管作業要點辦理。96、目次表製作：提供製作目次表之功能；其應載項目依機關檔案保管作業要點辦理。（三）檔案清理：1、檔案清查：提供依年度、分類號產出清查清單及註記清查與修復結果之功能，並視需要調整保存年限。2、機密等級調整：提供機密檔案依保存年限、機密等級、解密條件或保密期限、文件產生日期起迄期間等選擇條件，產出以單位別、檔號或文號排序之機密檔案等級調整檢討清單；並提供註記各業務單位檢討結果之功能。3、銷毀：（1）檔案銷毀目錄製作：提供依擬銷毀日期與文件產生日期起迄期間或保存年限等條件，產出按承

6、辦單位、檔號排序製作及列印案件或案卷之銷毀檔案目錄功能；其目錄欄位依機關檔案保存年限及銷毀辦法辦理。（2）審核註記：提供依機關內、核轉機關及檔案管理局等不同機關層級對檔案銷毀目錄審核意見及批次處理銷毀文號與銷毀日期之註記功能，並註記提供史政機關使用之功能。（3）已銷毀檔案目錄轉置：提供依權限查詢已銷毀檔案目錄之功能，並提供已銷毀檔案目錄轉置至磁帶或光碟片等功能。4、移轉(交)：（1）移轉檔案目錄製作：提供依文件產生日期、分類號或檔號之起迄等為條件，產出按承辦單位、檔號排序製作及列印案卷或案件之移轉檔案目錄等功能；其目錄欄位依國家檔案移轉辦

7、法辦理。9（2）審核註記：提供依機關內、核轉機關及檔案管理局等不同機關層級對移轉檔案目錄審核意見及移轉日期之註記功能。（3）移交檔案目錄製作：提供以承辦單位或分類號起迄、檔號起迄等條件，產出按承辦單位及檔號排序之移交目錄，並提供列印功能，其目錄欄位依檔案管理局規定辦理。（4）已移轉(交)檔案目錄轉置：提供依權限查詢已移轉(交)檔案目錄之功能，並提供已移轉(交)檔案目錄轉置至磁帶或光碟片等功能。（四）檔案檢調與應用：1、機關檢調：（1）調案申請：提供以案件或案卷查詢結果，選擇調案範圍，並產出調案單或線上申請之功能；其應載項目依機關檔案檢調作

8、業要點辦理；另得視需要註記機關間借調或調用檔案期限之登錄。（2）調案處理：提供依核准結果登錄或修改申請內容及借出日期註記之功能。（3）展期申請：提供依調案期間、調案單編號或調案人等查詢條件，選