照片档案管理方法

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1、照片档案管理1、照片档案概念：照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。（见《照片档案管理规范》閒/T11821-2002.）照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。第一节照片档案管理一、照片档案的积累与收集0）直接收集和征集1、找业务部门收集2定人、定点、定期收集艮全面收集与重大活动重点收集相结合4

2、协商与协作收集乂深入实际部门，发现收集线索6收集与翻拍相结合7、自摄（二）直接收集的保障措施1、宣传教育手段2行政手段'经济手段4档案人员直接参与（三）收集要求1、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。2对存有真伪疑义的照片进行鉴定艮归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁4底片、照片说明齐全乂底片、照片影像一致6翻拍与制作照片7.符合相关标准要求（四）收集时间及时整理，不跨年（五）照片档案的归档范围1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。2领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。艮单位组织或参加的重要外事活动的照片档案

3、。4记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。乂反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。6与其他载休档案有密切联系的照片档案。N其他具有保存价值的照片档案。二、照片档案的归档要求（-）常规照片的归档要求1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。2归档的照片内容应具有真实性。艮归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为5吋）。（二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。（三）照片档案的结构1、底片：底片分为原底片和翻版底片（复制底片）。一一照片的母体、核心部分。2照片：是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。一一直

4、接利用的实际物。3.文字说明：是照片的题名、文字补充和说明材料。一一为方便利用，是照片档案的有机组成部分。三、照片的整理方法、要求1、照片的分类、组卷根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法：一是形成量大的单位按年度一一专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。二是形成量少的单位按专题一一年度分类。是指根据照片所反映的内容，首先设计出专题的名称，每一专题之下按年度产生的时间顺序排列和组合照片。只要照片册内还有空位，同属一个专题的照片就按年度时间顺延排列，直至该照片册结束。注意：全宗内分类方法要前后一致。2照片排列卷

5、内排列：先组后张。组一一即有密切联系的若干张照片为一组。每组之间按形成时间顺序排列。组内排列：按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序来排列。（一组照片最好不跨卷装订）3.照片编号按照A的排列顺序，卷内流水、一张一号。照片号要分别标注在照片册上，照片背面的编号为四段式：全宗号冃录号一一案卷号一一!＞召片号；八'4填写照片说明照片的文字说明，是照片档案的重要组成部分，有组说明和分说明两种。组说明是指一组照片的说明，而分说明是指每张照片的说明。总说明：一组照片要有一个总说明。写在第一张照片的前面，占一张照片的位置。总说明的编写，要求有时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六方面的要素。

6、时间:事件发生的时间或照片拍摄的时间；地点:被摄物所在的具体地点；事由：照片影像所反映的事件事物的情由；人物:照片上主要人物的姓名和身份；背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。总说明要概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字要简洁、通顺。不超过200字为宜。时间可用阿拉伯数字表示，年月日用圆点代替。以上项目中，著录时需注意：照片号:以一组照片为单元或以照片的自然张为单元填写。照片题名:可填写一组照片的题名。拍摄时间:填写照片拍摄的年、月、日。照片所在页号：填写该组或该张照片在册中的起止页号。底片所在卷号、底片号：填写该组或该张照片所在的底片册号和底片

7、起止号。备注：需说明白勺事项。卷内备考表：注明討卷在整理和利用中出现的有关问题。填上立卷人、立卷时间、检查人、检查时间。乂填写照片册内封面第一栏：立档单位第二栏：类另第三栏：案卷题名一一准确简要地概括卷内照片所反映的主要内容（同文书档案相似）特殊规格的照片整理方法特殊规格的照片是指一些大幅、大张照片、如团体照片等。这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的整理要注意从实际岀发，一般方法是：%1小于照片册芯页的照片（