照片档案整理规则

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1、照片档案整理规则李颖一、术语和定义(一)照片档案国家机构、社会组织或个人在活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。二、照片档案的种类(一)按照摄影的目的与表现方式，照片档案基本上可以分为记录照片档案和艺术照片档案两大类。(二)按照片的感光材料主要可分为:卤化银照片、数码感光照片。三、照片档案的特点1、形式规格、多式多样。2、时间感、空间感强烈。3、形意结合、形象逼真。四、照片档案的作用1、为新闻报道服务。2、为园林、建筑、考古、戏剧、电影研究提供可贵的参考资料。五、照片档案

2、的管理：收集鉴定整理保管（一）收集1、收集范围（1）记录本单位主要职能活动和重工作成果的照片。（2）领导人和著名人物参加与本单本地区有关的重大公务活动的照片。（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。（5）记录本地区地理概貌、城乡建设重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。（6）其他具有保存价值的照片。2、收集要求：来自两方面的收集，一方面是本单位综合档案室的收集，一方面是国家综合档案馆的征集（1）对属于归档范围的照片，由摄影者按规定定

3、期向本单位档案机构或档案员移交，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。（4）底片、照片、文字说明（关键）应齐全。（5）底片与照片影像应一致。（6）对无底片的照片应制作翻拍底片（数码影片无须翻拍，直接用光盘存储影像信息）；对无照片的底片应制作照片。（7）照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。3、收集时间（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案

4、室归档，一般不应跨年度。（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片（二）照片档案的整理1、整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分别整理。2、照片、底片的鉴定（保管期限和密级）的鉴定（1）保管期限保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期．短期三种。对照片

5、、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行（以后可能会与新的文书档案保管期限表一致）。（2）密级密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB／T7156及有关规定执行。照片和底片分别整理收集鉴定整理保管3、底片的整理：分类底片号的登录底片袋的标注入册(放置)编目底片册的排列（1）底片的分类：在一个全宗内按保管期限分类。永久：2001年……2002年……长期:2001年……2002年……短期:2001年……2002年……（2）底片的

6、编号底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：全宗号—保管期限代码—张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2，3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。张号：在同一全宗同一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。例:某单位的底片分类方案及底片号的编制:永久：2001年:31-Y-1、31-Y-2…2002年31-Y-10、31-Y-11…2003……长期:2001年:31-C-1、31-C-2…2002年31-C-14、31-C-15…20

7、03……短期:2001年:31-D-1、31-D-2…2002年31-D-6、31-D-7…2003……（3）底片号的登录宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。（4）底片袋的标注底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。（5）底片的入册底片册一般由297mm×210mm大小

8、的若干芯页和封面、封底组成。应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。芯页的插袋上应标明相同的底片号。（6）大幅底片的放置对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软