归档文件整理规则和照片档案管理规范_20140630153809ppt

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1、成都市档案局馆室业务指导处米亮电话：87320716市级机关档案交流QQ群：119092943《归档文件整理规则》《照片档案管理规范》第一部分：归档文件整理规则《归档文件整理规则》于2000年12月6日发布。《规则》共分5个部分：范围、定义、整理原则、质量要求、整理方法。一、范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。二、定义（一）归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（二）归档文件整理将归档文件以件为单位进行装

2、订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（三）件“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。1、文件的正本与定稿定稿，又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是印制正本的依据。正本，是根据定稿印制的、用于向外发出的正式文本。一般来说，文件正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件。2、正文与附件附件是指属于正文之后的其它

3、文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件。3、正文与文件处理单文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单，有的还附有领导批示的签批条，这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程、是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。4、原件与复制件复制件应与原件作为一件。例如有的文件是传真件、铅笔或圆珠笔等书写，应复制后与原件作为一件保存。5、报表、图册、名册由于内容相对独立完整，具有成套性，应一册（本）作为一件。6、

4、转发文与被转发文两者是一个文件的两个部分，前者往往包括贯彻意见和执行要求，后者是具体内容，应作为一件。7、来文与复文四川省档案局《关于施行《归档文件整理规则》和几点意见中作出了统一规定：来文与复文各作为一件处理。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。三、整理原则整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、质量要求归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材

5、料等应符合档案保护要求。归档文件的整理有六个步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。五、整理方法（一）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。归档文件一般采用左侧装订，将左、下侧对齐,用缝纫机在文件左侧居中装订线处轧边，较厚的文件，可采用“三孔一线”的方法装订。装订时不能压字，如装订线处有字迹，应做加边处理后再装订。（二）分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。同一个全宗应保持分类方案的稳定。四川省档案局规定，我省

6、可采用以下三种分类法：1、保管期限——年度分类法2、保管期限——年度——机构分类法3、保管期限——年度——问题分类法目前，成都市采用了以下两种分类法：1、“保管期限—年度”分类法2、“保管期限—年度—机构”分类法什么叫“保管期限—年度”分类法？先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。什么叫“保管期限—年度—机构”分类法？先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类，此种分类法适合档案数量特别多的单位。如何正确判断文件日期1、文件有多个时间特征。一份文件往往有多个

7、时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如2014年形成的《2014——2015年工作规划》，应归入2014年度；2014年形成的《2013年度工作总结》，应归入2014年；2013年制定，2014年生效的法律法规，应归入2013年。2、跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结

8、年度,会议文件就归在会议闭幕年度。3、几份文件作为一件时，“件”的日期。按照《规则》规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、转发文与被转发文等也作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。4、文件没有标注日期。此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。（三）排列归档文件应在分类