试论医院档案的规范化管理

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1、试论医院档案的规范化管理摘要:医院档案管理规范化是医院档案事业发展的必然要求，也是卫生事业发展的要求。要实现医院档案规范化，必须有医院领导的重视、各方面的人力支持和配合;必须増强医院群体的档案法制观念和档案意识，提高档案管理人员的自身素质，严格按照档案管理工作的有关条例、办法和程序管理档案。关键词:医院档案管理规范化医院档案管理的规范化是医院档案事业发展乃至卫生事业发展的迫切需要。医院档案作为重耍的信息资源,真实、准确地反映着医院的发展轨迹［1］。医院档案内容广，种类多，集党群、行政、教学、科研、基建、财会、岀版、外事、设备等众多门类为一体,在医院的医疗保健和医学研究等诸方面发挥着相当重要的

2、作用。因此医院档案管理规范化是档案事业发展的基础。医院档案管理工作从内容上大致包括六个环节，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。这些环节的规范与否，肓接影响着档案质量的高低，而做好档案的规范收集和规范整理是档案工作的关键坏节。1•档案的规范收集是档案管理工作赖以存在的基础档案收集是档案工作的主耍手段和起点,收集工作质量的高低，即是否完整、齐全、丰富,总接影响其他各项工作的开展，成为衡量档案馆（室）成就的重要标尺。因此，要做到档案管理工作规范化，必须做好档案的规范收集工作。1.1明确收集与归档的关系档案收集是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、

3、个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有计划地集屮保存的工作。归档是各单位文W和业务部门将工作生产活动中形成并办理完毕的文件材料，按照冇关规定收集齐全，整理立卷，向本单位档案机构或者档案管理人员移交、集中管理的过程。冃前,归档己成为党和国家明文规定的一项制度，在正常情况卜.，各单位档案馆（室）档案的主要来源是归档文件材料C归档与收集是紧密联系，同时进行同时完成的，一方血是文书处理部门和业务部门的归档，另一方面是档案机构的收集。只有归档移交，没有档案室的收集，归档便无法进行;只冇收集移交，没冇归档，收集便没冇了对象。归档是文帖处理部门和业务部门人员的工作,收集则是档案人员的工作，二者缺一不町

4、,只有紧密配合，规范收集才能顺利进行。1.2建立档案监督机制,制定严密的管理制度，为文件材料的规范收集提供保证长期以来，一些医院没有一套严密的档案管理制度，或者制度的执行力度不够。部分有保存价值的、应该归档的文件材料散落在外，得不到及时归档或者归不了档；由于保管不善而损坏英至丢失，造成了档案的不完整、不齐全。这些都人大地制约了医院档案事业的发展。为确保档案的齐全、完整，医院必须建立健全档案管理监督机制，对■各部门的档案制度执行情况进行监督，并依据国家的法律和档案管理的有关规定和条例，制定出本院档案管理的规章制度，例如《医院档案管理实施办法》、《文件材料的收集与归档办法》、《档案保管制度》、《

5、档案的开发利用制度》、《档案管理和监督检杳制度》、《违反档案管理法规、条例、制度的处罚、处理办法》等规定和制度，以便各有关部门和个人,在收集档案或处理文件材料时有章可循,有法可依，最人程度地避免或减少文件材料的损坏和丢失，保证档案的完整、齐全，确保医院档案管理的规范化。1.3大力宣传档案常识，积极开展业务指导，做好档案收集工作档案管理部门要加强宣传工作,提高人们的档案归档意识。一是要向各部门工作人员人力宣传《档案法》，增强他们的档案法制意识,使人们了解档案的重要性;二是要积极宣传档案的基本知识，使广大人员了解文件材料的归档时间和范围，懂得如何收集文件材料,如何归档;三是耍文件材料的形成者或持

6、有者正确处理国家、集体、个人三者的关系及当前利益与长远利益的关系；四是利川各种方法和手段,对兼职档案员（文件材料管理人员）进行现场业务指导，使他们亦掌握档案理论知识的同时进一步掌握档案业务技能，做到档案的规范收集;五是档案馆（室）要搞好档案的科学管理和开发利用，使有关部门和人员愿意归档。2.档案整理是档案管理规范化的关键环节档案整理是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编几,形成冇序体系的过程，是发挥档案作川的前提条件［2］。在档案建设的诸多环节屮，收集是起点，提供利用是目的，而整理则是承上启下的重要环节。随着现代科学技术的进步和卫牛事业的日益发展，医院档案馆（室）收

7、集和保存的档案数量不断增加，档案的内容和成份H益复朵，档案的形式和载体更加多种多样，档案的利用程度显著地扩大和深化。医院档案管理人员收集的档案,如果不能按照一定的联系分类组合，进行科学规范的整理，档案就无系统、无条理，查找档案时就会如同“大海捞针”，这样势必影响档案的利用，就不能充分体现档案的特点，从而影响英至失去档案的利用价值。只启将档案形成条理化、规范化的体系，客观地反映出各种活动的本來而貌,才能便于系统