2章+高效会议原则

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1、第二章高效会议原则一、会议要讲求“投入－产出”二、会议效率不高的常见原因三、高效会议法则四、高效会议示例第二章高效会议原则会议是一种形式和手段，是工作方法而不是工作目的。一、会议要讲求“投入－产出”即使是高科技企业，也仅有49％称得上是有效率的会议，会议浪费了经理人1/3以上的时间，更令人吃惊的是，竟然很少有人能确切说出时间到底浪费在哪里。员工常常在开会前两小时才接到通知，而且鲜有书面传达；即使有，会议也未必照所写的时间准时召开。而且与会者认为其在会议中的角色向来受限，未必能言其所思。－－1989年美国南加州大学的爱伦堡传播学院针对为何开会无效率所做的调查结果。会议

2、公式：会议成本＝参会人数×会议时间×人力成本＋房费＋杂费会议回报＝会议效益/会议成本练习：某企业有资格参加高层会议的经理人共10名，月薪均为3000元/月，开1小时高层会议的会议成本是多少？每月召开35小时此类会议，该企业每年的会议成本是多少？例：1998年，日产汽车实行“有效会议”，省下60亿日元成本。按此方法，预计3年内节省300亿日元。二、会议效率不高的常见原因：时间帕金逊定律（Parkinson`sLaw）:工作将被伸张，以便填满可供完成工作的时间。要考虑：时间是否适宜；出席者的工作情况；最好在早上开会；会议时间控制在3小时之内。地点要考虑：距离；交通；环境

3、（安静，通风，照明。。。）；空间等。开会对象的选择（过多；过少；不当）主持人的能力开会的原因和目的不明确三、高效会议法则（1）废除不必要的会议（2）检讨参会者的必要性（3）压缩会议的时间（4）重视开会的结论（1）废除不必要的会议党的十五届六中全会提出：“改进领导方式和工作方法，下决心精简会议和文件，改进会风和文风。”1992年2月20日，法新社记者威廉·布伦特发布了一条消息：“本着以毒攻毒的精神，中国政府在最近一次会议上决定减少会议，并通过内部文件传达这个精神。”例：今天我们召开这个会议，是为了准备召开年度员工表彰大会筹备组的前期筹备会议的准备工作的具体方案。思考讨

4、论：有哪些可以替代会议的手段？试分析各手段利弊。录像、内部文件、电子邮件、电视会议。。。。。。录像：可供多人观看且价格低廉，从设计到完成生产时间短，对信息的完全控制；人性味较淡，不能互动，细节被减少到最少内部文件：分发灵活，可提供详细情况，可永久保存；需要仔细研究，可能不适合所有雇员，不能互动电子邮件：快捷，可提供大量细节，发送与接收可同步；缺乏人情味，存在被误解的可能，容易被忽略电视会议：反馈及时，相对较便宜，可以进行讨论；与会者人数较少，需要技术培训，易被视为形式卖弄而忽略实效（2）检讨参会者的必要性标准：有必要倾听的人和可以提供有效建议的人“100人开会，20

5、0人照相，300人就餐，400人旅游，500人领会议纪念品”精简会议：废除不必要的会议－－精－－能不开的会议不开检讨参会者的必要性－－简－－能简单开的绝不兴师动众地开（3）压缩会议的时间美国的上班族平均每周要开十个会。57％上班族认为开会前会心情紧张；63％认为会议浪费自己时间与生命。－－来自美国NetMeeting组织的调研结果3小时会议可在1小时完成。3小时会议的结论向下传播需另外开9小时会议。（4）重视开会的结论议而不决不如不议“以执行而不是讨论为中心！”－－日本丰田汽车办公室墙壁上的标语四、高效会议示例链接：IBM的高效会议做法预约会议室会议开始前提交确切的

6、讨论提纲和将会讨论的元素时间结束铃链接：三星的3.3.7运动3种思考为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议是一定要召开的会议吗？不能由自己决定吗？没有更好的方式吗？如果一定要召开会议，则最大限度地减少会议不能减少参加者吗？不能减少会议频率、时间和资料吗？不能进行更为妥帖的运作吗？一旦决定召开会议，就尝试是否有能够与其他会议合并或委托的方法不能与其它会议一起召开吗？不能通过委托授权来解决吗？加入其它的会议中会影响其内容吗？链接：三星的3.3.7运动3个原则确定不召开会议的工作日将会议时间定为1小时，最多不超过1.5小时将会议记录整理成文7条规定严格遵守时间写明会议经费

7、限制会议规模不转移话题或闲聊事先分发资料让所有人发言仅记录决定了的事项