数据分析：魔杖洞穿excel数据透视表

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1、数据分析：魔杖洞穿Excel数据透视表令Mary最苦恼的一件事，就是每天要面对大量销售信息，进行数据的统计与分析。虽然刚学了Excel的排序、自动筛选功能，对一些简单的函数也比鮫熟悉，可她述是手忙脚乱，很难快速地理出头绪。不少人都与Mary有着同样的困扰，因为项冃多、数量大，很难进行统计和分析。如何对付这些密密麻麻、让人眼花的数据呢？这里有一根“魔杖”，轻轻一点，数据就马上自动排队，各种结果一目了然……一•作用有限的字段表在数据表中，标题行下面的数据信息按照标题的内容分类填写，每个标题所在的一列为一个字段（比如B列的“订单号”），数据人多以字段表的形式填写。因为每列信息类型一致，所

2、以无论是排序、筛选、还是设置“数据有效性”都非常方便。但是也有一个致命的弱点无法便捷地跨列进行数据查询和分析。二.神通广大的透视表为了便捷有效地对多列数据进疔跨列（或跨表）分析，Excel为我们提供了一个强人的分析工具数据透视表。1•拥有魔杖进入“数据一＞数据透视表和数据透视图"，借助“数据透视表向导"，就拥有了这根“魔杖S我们要根据需耍使“魔杖”创建在源数据表中或是创建在一个新的“数据透视表”工作表中。仔细看看，“字段列表"中自动显示了源数据表的各个字段名称，同时，会出现一个二维数据表的空表框架（见图1）。2.“魔杖”结构探秘在数据透视表的空框架中，一共有4个不同的区域，分别是“

3、行字段”区、“列字段''区、“数据项"区以及“页字段"区。它们都可以包容一个或多个源数据表中的字段信息，但是由于位置不同，所以名称和作用完全不同。“行字段”区和“列字段''区的作用是分类，“数据项''区的作用是汇总（包括“求和”、“求平均J“计数”等多种方式），“页字段"区的作用主耍是分类筛选。无论是哪个区域，操作都是相同的，将字段列表屮的“字段名”拖拽到相应的位置即可。小提示:有人把透视表的应用归纳为一个字：拖。把字段拖到透视表没有一个定式，要根据数据分析的目的，选择需要的字段拖拽。但是由于各区域作用不同，只有将数据拖到了合适的位置才能得到正确的分析结果。可以熟记这个顺口溜：“行

4、列分类在两旁，数据汇总去中央，各区能容多字段，筛选分类在上方。”4.“魔杖”实战这里有一张“销售订单月表"，表中记录了有关订单和销售的4个字段，分别是“订单ID”号码、“订单金额”、“销售人员”和销售人“部门”（见图2）o让我们从不同角度来分析，亲身体会一下数据透视表强大的“透视''功能：1•以“销售人”分类查询订单总额（单字段分类单字段汇总）既然是以销售人分类，所以就要将数据透视表中的“销售人”字段拖拽至“行字段''区或“列字段''区以进行自动分类；然后再将“订单金额”字段拖拽至“数据项''区，进行求和汇总。这种在透视表的不同区域拖放一个字段的方式是最基本的“分类汇总”操作（见图

5、3）。2.以“部门”和“销售人"分类查询订单总额和总订单数（多字段分类多字段汇总）在数据透视表的各个区域中，可以拖拽放置多个字段，起到同时查询多个字段的分类汇总效果。由于这里要同时杳询“部门”和“销售人''两个字段的分类，所以可以分别将“部门"和“销售人''字段都拖拽至“行字段”区域，然后再分别将“订单号”和“订单金额''字段都拖拽至“数据项''区域以实现汇总。这样就可以在一个数据透视表中查询多字段分类和多字段汇总了（见图4）。小提示：本例还可以将“部门"字段拖拽至“列字段”区，将“销售人''字段拖拽至“行字段"区，生成出一个二维透视表效果。3.按照指定的“部门”查询销售情况（利用

6、“页字段”进行筛选）数据透视表的每个区域都有“筛选”的功能，尤其是“页字段”。若将“部门"字段拖拽至数据透视表最上方的“页字段''区域，就可以利用它筛选出需要查询的某部门的销售情况了（见图5）。数据透视表的应用是Excel的一大精华，它汇集了Excel的“COUNTIF”、“SUMI厂函数、“分类汇总”和“自动筛选”等多种功能,是高效办公中分析数据必不可少的利器。限于篇幅，创建“计算''字段、对多表进行透视分析等应用没有进行介绍。只要多实践，多总结，和Mary一样有困绕的人，一定能借助这根魔杖实现工作的高效与轻松白己活着，就是为了使别人活得更美好。