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1、机关档案管理讲座自治区档案局业务指导处杨龙内容提要第一节档案的内涵及分类第二节机关档案的管理第三节各门类档案的收集第四节档案的整理第一节档案的内涵及分类一、什么是档案（一）定义指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。第一节档案的内涵及分类（二）档案的作用它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用,为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点:1.行政管理的查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包括
2、行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题.第一节档案的内涵及分类2.生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料.第一节档案的内涵及分类3.科学研究的可靠资料档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面,专门进行科学研究的原始记录
3、,可供现实的研究工作直接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是科学研究的必要条件.4.宣传教育的生动素材利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.第一节档案的内涵及分类5.维护国家、集体和个人权益的法律书证档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等各种纠纷,也有的人证
4、实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题.第一节档案的内涵及分类二、机关档案的分类行政机关档案一般分为：文书档案、科技档案、专门档案三大类。（主要针对纸质档案。磁性载体、电子档案、实物档案单独排列整理）第一节档案的内涵及分类第一节档案的内涵及分类1、文书档案文书档案是指各级机关、团体、企业、事业单位在贯彻执行党的方针、政策和行政管理活动中形成的历史记录第一节档案的内涵及分类文书档案分类（1）保管期限——年度——机构分类法永久：2000年办公室、业务一处……2001年……长期：2000年办公室、业务一
5、处……2001……短期：2000年办公室、业务一处……2001……第一节档案的内涵及分类文书档案分类（2）保管期限——年度分类法永久：2000年、2001年、2002年……长期：2000年、2001年、2002年……短期：2000年、2001年、2002年……第一节档案的内涵及分类2、科技档案科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科技档案可按照内容性质具体细分为：基建档案、设备档案、科研档案和专门行业技术档案（如
6、：地震档案、气象档案、测绘档案）等第一节档案的内涵及分类科技档案的基本特征专业性、成套性、现实性、复用性第一节档案的内涵及分类3、专门档案指在某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自整理和管理办法的各种档案的总称。如：婚姻档案、诉讼档案、社保档案、罪犯档案等第一节档案的内涵及分类◎工业企业档案一般按照工业企业十大类进行分类。如：行政管理类、生产经营类、产品类、设备类等等。◎高校档案一般按照高校十大类进行分类管理第二节机关档案的管理一、档案工作的内容档案工作，是用科学的原则和方法管理科技档
7、案,充分发挥档案作用为社会服务的工作。档案工作有两项内容：1、档案业务管理工作；2、档案事业管理工作。第二节机关档案的管理二、档案工作的基本原则（一）档案要实行集中统一管理（统一领导、制度，专门库房集中管理档案）（二）保证档案的完整、准确、系统、安全等基本要求（三）实现档案的有效利用第二节机关档案的管理三、如何做好机关档案工作（一）建立科学合理的档案管理规章制度（二）加强机关文书处理环节的规范管理（三）明确相关人员的工作职责第二节机关档案的管理四、几个基本概念（一）全宗：是一个机关（包括企业、事业团体等单位）或
8、著名人物在社会活动中形成的档案整体。（二）立档单位：形成档案全宗的机关包括企业、事业团体等单位），称为立档单位。第二节机关档案的管理（三）全宗卷：在管理某全宗档案过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。（四）归档：文件在工作中处理完毕后，把其中有保存价值的，由文书部门按照立卷的原则和方法把它规范整理后，按照归档制度向档案室移交的工作。第三节各门类档案的收集一、文
