“5S管理”助推物业服务水平上台阶

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1、“5S管理”助推物业服务水平上台阶很多莅临过大冶有色锦鑫物业公司华盛管理处检查指导工作同行都有一个共同的感受，那就是管理处的办公现场非常整齐、高效。是的，不仅仅是物业同行多次对华盛的物业管理现场提出了褒奖，而且，很多业主也不由自主对华盛物业管理处的高效率给出了赞许的笑容。然而，几年前，管理处的现场和服务却是另一翻景象，由于企业的国有性质，职工的庸懒和办事的低效,广受业主非议。短短的时间，为什么会有这么大的变化了？个中缘由，“5S”给出了回答。2008年5月，英明果断的大冶有色集团控股有限公司董事长张麟一声号令，集团公司正式引入“5S”精益

2、管理方法，随即一场声势浩大的管理革命在集团公司所有单位拉开帷幕。现今，三年时间已经过去了，5S管理仍然在在大冶有色集团如火如荼的开展，充分证明了5S管理的先进性和旺盛的生命力。三年来，锦鑫物业公司也在集团公司的统一安排下，开展了卓有成效的5S管理推进活动，取得了显著效果。工作现场大部分物品都有效定置，标识明确，整齐有序。办公区域通过科学编码和标识，使办公文件有序明了。同时，库房的信息化管理，公用工具的形迹管理，文件的电子目录等，都大大缩短了寻找时间，提高了工作效率。现场面貌焕然一新，使物业公司的服务形象得到显著提升，服务质量得到明显提高。

3、（一）5S管理使办公现场整齐有序，提升了服务形象。5S管理通过对现场物品要与不要的区分，将要的物品进行定置、定量、定容。通过定置图对区域物品进行合理定置。同时,在现场制订“要与不要的标准”对照自查。制订“整理制度”，坚持每天班前整理、班中整理、班后整理，每周整理和每月的彻底整理结合，按照整理制度，每天自觉填写整理记录执行表。以前办公室的办公桌椅都是随处乱搬，办公桌上物品随手放置，室内卫生用具随处放置，垃圾篓几天没人倒，地面桌面柜顶厚厚的灰尘，抽屉内物品杂乱。经过培养自觉整理的意识，员工每天自觉结合现场确定的“要与不要的标准”按照自己制订的

4、“整理制度”对所有物品进行整理，一天三次整理办公现场，整理完后，填写整理情况执行表。从此以后，办公现场的环境彻底改变，垃圾篓职工自觉每天清理，办公桌椅及卫生用具定置放置，现场变得整齐有序，极大了提升了物业服务的窗口形象。（二）5S管理使文件资料管理有序，提高了工作效率。5S通过制订统一的企业文化标签，将每一份文件的分层级的科学编码和登记返回路径，将资料一一列入清单，录入电子表格，通过现代科学方法在电脑中寻找纸质文件，便捷迅速。将办公现场的每个最小单元都通过标签、清单等详细，提醒最快捷的拿取归还文件。以前由于管理处的业主一些资料繁多，加上一

5、些平时工作产生的文件，非常杂乱，找起来非常不便•通过规范文件管理标准，对所有的文件夹、文件盒粘贴“大冶有色”的企业文化标识，首页填写详细的文件清单，然后按照清单放置文件，在每一份文件上依照顺序编一个返回编码，这样，拿出来的每一份文件都可能通过返回编码放回原位。同时，对书籍也进行了统一编号的编码。充分做到容易找到，便于放回。不仅这些，还将现场的所有物品统一输入电脑，登记物品分类统计表，对现场的物品通过电脑一目了然的掌控。将每一份文件资料都按编码输入电子目录，通过文档的查找功能，其它工作人员也可以通过电脑文件中的返回路径很容易的知道文件的具体

6、位置。以前一个文件到处找，找半天还找不到，现在无论拿取任何文件，任何人都能通过电子化目录在20秒内完成，通过对文件资料的有序化管理,寻找资料的时间大大节约，工作效率大大提高。（三）5S管理对现场科学规划定置，方便了为业主服务。通过对办公区域的合理规划和定置，按业主不同的服务需求，将现场划分为不同的维修接待区、交费接待区、咨询接待区等不同区域。方便业主办理不同业务。将各种业务流程进行详细的张贴公示，让业主最大程度的了解服务过程。以前业主来交费或者报修，都是碰着谁在就找谁，有时还找不到人，不清楚到底谁负责。通过对办公区域合理规划和工作人员合理

7、分工，将现场工作人员细分为接待区、报修区、交费区，并在相应区域张贴标识和电话，方便业主和工作人员交流和联系的同时，增进了双方的感情。（四）5S管理引入的“问题票”改善意识，为发现问题，解决问题，完善制度和梳理流程提供了有效机制。随着5S管理活动的深入，不仅仅满足现场的改善和效率的提高，引入了“问题票”制度，规定管理人员每周一票，针对工作中的分题，进行团队分析，达到修订完善管理制度和不断梳理工作流程的目的。以前工作中出现很多问题，当时解决了，下次又出现了同样的问题，总没有引起重视。实行“问题票”制度以后，工作人员结合本职工作中出现的问题，每

8、周填写一张问题票,然后经过管理处所有人员一起分析讨论末端原因，一一制订对策，管理处解决不了，通过问题票的形式向上流转到公司层次由领导协调解决。通过制订治本措施，使很多以前重复出现的问题通过制度