办公自动化第2章

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1、第二部分办公软件目前最流行的办公软件是微软公司的产品套件——Office，其中的文字处理软件就是Word，另外我国产的办公软件WPS也是目前主流的文字处理软件之一。我们使用最常用的Word来实现文字的处理。第二章办公中的文档处理2.1文档处理操作流程文档录入文本编辑格式排版页面设置打印预览打印输出2.1.1文档内容的录入1.单纯录入的原则：不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。2.常用

2、汉字输入法技巧智能ABC汉字输入法(技巧：定义新词）微软拼音输入法中文之星智能狂拼输入法/紫光华宇拼音输入法3.保存同名保存文档另存新文件存为RTF文件（RichTextFormat）2.1.2内容的编辑基本的选定方法复制、粘贴、剪切、选择性粘贴3.撤销和恢复WordExcel2.1.3格式排版（1）字体和段落格式设置（2）格式刷（3）项目符号和编号——自定义设置（4）分栏排版——格式／分栏设置分栏、删除分栏、调整栏宽、建立等长栏、分栏符。分隔符——分页符、分节符、分栏符等。节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分，

3、也就是在节中可以设置与文档其他部分不同的某些页面格式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。“节”的概念：可以通过插入分节符来创建一个新的节；如果没有进行过插入节的操作，word自动将文档作为一个节处理。2.1.4页面设置双击标尺灰色区域也可以打开2.1.5打印预览2.1.6打印输出2.2办公公文的行文规范与制作2.2.1办公公文的行文规范1．公文种类命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。2.格式和结构：（1）文头/眉首（2）正文（3）文尾/版记3．公文用纸、公文用字文头部分包

4、括：公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号正文包括：公文标题主送机关公文正文附件、成文时间等文尾包括：主题词抄送印发机关和印发时间下行、平行公文首页格式上报公文首页版式2.2.2利用公文向导制作公文2.2.3自行创建常用办公文档模板创建方式使用自己建立的模板下载文档模板（.dot文件）Templates文件夹2.3复杂的长文档的处理2.1科研论文格式规范内容要求题目，摘要，关键词，正文，参考文献书写规范（1）论文字数一般科研论文，自然科学类：5000～6000字（包括图表），人文和社会学科：5000～

5、6000字；对于博士学位论文，理工科：6～8万字，管理及人文学科：8～10万字；硕士学位论文，理工科：2～3万字，管理及人文学科：3～4万字。学士学位论文，一般1万字。（2）摘要摘要的字数（以汉字计），一般科研论文要求在200以内，硕士学位论文一般为500字以上，博士学位论文为1000～2000字，均以能将规定内容阐述清楚为原则。许多论文还需要有英文摘要（abstract）。英文摘要与中文摘要的内容应完全一致，在英文语法、用词上应正确无误。（3）目录对于长篇论文，需要制作三级标题目录，目录中应包括论文中全部章节的标题及页

6、码。（4）论文正文（5）参考文献3．排版和打印要求(1)打印用纸科技论文用纸一般为16开，也可以采用A4型标准纸张，论文一般左侧装订。(2)页眉奇数页眉：所在章题序及标题；偶数页眉：学术刊物名称、卷、期号。注意事项1.利用大纲视图输入论文各级标题在写论文之前，首先要列提纲，构思好从几个方面来阐述，心中对论文的结构已经有了一个大致的轮廓，比如文章分成几个部分，每个部分讨论哪几个问题，每个问题主要包括哪几项主要内容。这些就构成了论文的各级标题结构。2.设置多级标题编号（1）编号形式可以是：标题1为1，标题2为1.1，标题3为

7、1.1.1，这在理工科的教材或专业学术刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。1级标题为一、二、，…….格式，2级标题为1，2……格式，3级标题为（1），（2）……格式等。（2）步骤：选中所有标题，设置多级符号（选择类型及格式）。在Word中[多级符号]的妙用：选择符号样式→在第一个编号段落输入文字后回车→按TAB键自动降低级别→输入文字回车。这样，用户可以很方便地生成多级编号。3.页眉和页脚的设置奇偶页不同；首页不同；各节不同。4、脚注与尾注的添加脚注：论文页码下端，说明有关引用资料的来源；尾注：参考文献的引用。插入

8、尾注；删除尾注分隔符：普通视图，视图/脚注，尾注下拉箭头。5.封面和目录的制作（1）封面（2）目录的制作：设置标题→在文档前添加空白页并插入光标→插入／索引和目录→选择目录并进行格式设置。“域”的概念：域是Word文档中的内容发生变化的部分。目录的底纹目录的超链接作用目录的返回（web工具栏）目录的更新（3）目录的使