业务活动层面控制测试 - 物资采购管理

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1、业务活动层面控制测试——物资采购管理内控与风险管理部2011年6月主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例一、业务链简介物资采购管理包括采购计划、采购方式、采购实施、采购合同、验收与结算等环节。采购计划采购方式采购合同验收与结算财务记账采购实施主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例二、重要风险分析1.采购未签订有效合同2.采购物资没有经过有效的验收3.物资采购结算未经有效审批；应付、预付账款会计记录不正

2、确4.ERP系统相关系统风险主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例三、关键控制分析1.物资采购部门按制度签订采购合同，报相关处室审核(包括法律事务部门独立审查)和公司主管领导审批。2.采购物资的验收按照存货验收程序执行。各单位在物资采购过程中，下述岗位须实施职责分离：采购、验收与相关会计记录。3.物资采购部门核对采购合同和物资验收情况，根据相关原始单据填写付款审批单，并经部门负责人审核签字。付款审批单等须经主管领导审批。财务部门每半年审核与往来单位的应付及预付款项的支付情况，填制内部往来签认单。三、关键控制分析关键控制涉及的

3、采购管理的重要业务流程：采购合同验收与结算主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例四、测试关注要点（一）通过跟单测试1.选择一个已经完成从计划到验收与结算的物资采购样本进行测试，关注末级流程各步骤、各部门、各末级流程之间的衔接是否顺畅，先后顺序是否合理，是否保留了必要的实施证据；测试过程中，针对不同审批权限的事项，需再抽取额外的样本，如采购方式审批，根据限上限下在采购方式审批流程补充一个样本。2.针对物资采购管理的末级流程，检查相关的规章是否与流程和控制设计保持一致。3.关注设计和执行中是否满足不相容职责分离，如申请与审批，采

4、购与验收等。四、测试关注要点（二）通过关键控制测试1.测试关注适用于被测试单位的关键控制是否选用，风险和控制是否对应，如存在差异，则差异是否合理。2.在样本总体的确定上，应以控制为基础，而非以实施证据为基础，如采购合同签订，应以需签订合同的所有物资采购为样本总体，不是以已签署的物资采购合同为样本总体。3.在样本的选择上，应先关注样本的完整性，再根据区分物资采购的类别、金额、时间段等因素进行多方位选择，以此来验证流程设计的有效性和执行的有效性。四、测试关注要点（二）通过关键控制测试4.在具体控制测试中，需要重点关注：采购合同三项审查是否由专业部门或人员负责，通过对合同条

5、款的检查来验证是否进行了实质性控制，是否保留了必要的签字；采购合同的审批、签订是否有合理的有效授权，合同审批、签订是否按照授权执行，是否存在超授权的情况；临时授权的情况下，是否有临时授权文件。采购物资的验收是否按照存货验收程序执行，采购、验收与相关会计记录是否分离。四、测试关注要点（二）通过关键控制测试4.在具体控制测试中，需要重点关注：物资采购部门是否核对采购合同和物资验收情况，再根据相关原始单据填写付款审批单，相关的付款审批单是否按照有效授权经相关人员审核审批。财务部门是否按照要求每半年审核与往来单位的应付及预付款项的支付情况，填制内部往来签认单，签认单存在的差异

6、及时得到处理。实际签认的债务金额，必须达到债务总额的60%以上。对于未取得对方签认的债务，属于列入地区公司重要供应商前10名范围内的，要按供应商逐一对往来类型、年度合同签订总额、履约以及结算情况进行分析说明，其余部分可按供应商或业务类型进行汇总分析，以确保此项控制的有效性。主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例五、典型案例典型案例1：某单位采购的铁丝实际已经使用，但是该采购未签订合同，未办理出入库，导致账实不符。典型案例2：某单位采购一批电脑，但是无相关验收记录。典型案例3：某单位一批物资，发票没有到，但是物资已经按照合同验

7、收合格入库，但是由于发票未到未及时确认资产和负债。五、典型案例典型案例4：某单位上半年度的固定资产采购无书面的采购需求计划审批文件。典型案例5：某单位三份采购合同，标的金额700多万元，3家签约相对人均无公司签发的二级采购物资供应商准入证。典型案例6：某单位在同一时期内向同一家供应商采购同一物资，通过非招标方式分别签订了两个合同，但是两个合同累计金额超过了应招标标准。典型案例7：某单位上半年度的固定资产采购，无固定资产采购价格、供应商审批的相关记录。讲解结束讨论！