word文档修改工具教程

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1、文档修改工具教程　“小王，昨天老总看了你写的财务制度，做了一些修改，你最后再完善一下。”今天一上班，主任就给小王安排了任务。　　老总究竟修改了哪些地方？怎么样才能快速精确地比较出两份文件的异同呢？难道去问老总？用眼睛直接观察？小王犯愁了。相信类似的问题，大家在日常工作中也会经常遇到，面对电脑以及公司网络上各种版本的文件，还有一些修改过多少次的文档，如何知道这些相似文档的差别在哪些地方、都进行过哪些改动，如果仅仅凭借手工来逐个查找文档的不同之处，会浪费不少时间和精力。　　办法总比困难多。王洁经过向同事

2、请教，又在网上搜索了一些关键字，问题终于迎刃而解：根据不同的文件类型找到相应的“火眼金睛”，可以迅速找出两份文件的差别，有的可以根据修改意见，直接完成合并，省去手工修改的麻烦。　　一、Word、PPT文件　　对于Word、PPT等文档，小王利用Office内置的“比较并合并文档”命令，轻松比较了两篇文档之间的不同之处，甚至格式方面的细微差别，而且能够方便地将两篇文档予以合并（这种工具也非常适合应用在经其他人审阅后的文档中，进行比较合并的工作）。　　1.对Word文档进行比较合并　　启动Word，首先

3、打开需要比较的源文档，比如：集团会计结算制度.doc，后执行“工具→比较并合并文档”命令，在弹出的对话框中选择要比较的修改、审阅后的文档，比如：集团会计结算制度（修改）.doc，为了提高比较精确度以及格式，选中“精确比较”以及“查找格式”复选框，然后单击“比较”按钮。图1比较并合并文档图2精确比较选项　　这样会自动新建一个文档，并将两个文档的比较结果显示在这个文档中，两个文档之间的不同之处会以彩色下划线标识出来，同时在右侧会显示一个提示框，用来显示进行了哪些具体的修改操作，如删除、插入等改动等。在工

4、具栏上会显示“审阅”工具按钮，通过这些按钮，可以选择在比较文档中具体显示哪些提示内容以及是否显示审阅窗格等。图3比较结果　　检查完毕后，小王决定需要接受修改者对文档的修订时，单击审阅工具栏上的“接受修订”按钮，反之，则单击“拒绝修订”按钮，也可以直接在文档中广东的位置，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中，选择相应命令即可。比较合并完毕后，单击“保存”按钮，将文档予以保存，默认文档名称为源文档名称后面加1，比如集团会计结算制度1.doc。　　提示：　　在Word“比较并合并文档”对话框中，如果不选择“精确比

5、较”复选框，而是直接单击“合并”按钮，则会在要比较文档的基础上进行比较以及合并等操作，如：集团会计结算制度（修改）。同时由于Word不仅仅支持doc文档，还支持html、xml、mht、rtf、txt等多种格式的文件，因此我们可以使用Word打开这些文件，然后进行比较合并工作。2.动态的PPT文档也可进行比较合并　　PPT文档是小王经常使用的一种演示文稿，公司的很多活动都会使用到，其格式较为特殊，由于其中往往插入很多图形以及添加一些动画效果，因此要比较两篇演示文稿的不同，的确有点麻烦，而利用Powe

6、rPoint的比较合并演示文稿功能，不仅仅能够比较出两个文稿文字、图形的改动情况，而且能够将动画的改变情况查找出来，从而能够对自己演示文稿的变化情况了如指掌。在操作上，PowerPoint的比较合并演示文稿功能与Word的操作有较大不同。　　启动PowerPoint，打开演示文稿，比如：VPN产品介绍.PPT，执行“工具→比较并合并演示文稿”命令，在弹出的对话框中选择要比较的其他演示文稿，如VPN产品介绍（修改）.PPT，单击“合并”按钮。图4比较并合并演示文稿　　随之，往往会弹出一个关于“一个或多

7、个演示文稿未使用‘文件’菜单上的‘邮件收件人（审阅）’命令发送”提示框，这里直接单击“继续”按钮即可。　　在打开的源演示文稿中的右侧会显示一个“修订”任务窗格，在其中会将对每张幻灯片的修改情况列举出来，单击“幻灯片更改”列表框中的某个修改操作，即可在幻灯片中直接看到其更改具体操作，如果需要接受更改操作的某个具体步骤，小王只要选中相应操作前面的复选框即可，如删除“卡”字。　　与在Word中类似，在比较合并PPT文档时，在工具栏上也会出现一个“修订”工具按钮，从其中可以查看审阅人以及进行是否接受修改等操

8、作。图5审核修改　　小提示：　　比较合并完毕PPT文档后，直接对源文档予以保存即可，同时两个文档的比较结果仍然保留在文档上，如果想结束审阅，可以直接单击“审阅”工具栏上的“结束审阅”按钮，但是这样未被接受的更改将会消失。　二、Excel文件比较两大法宝　　1.并排比较　　公司的统计、财务工作一般都是通过Excel来进行的，如果要比较这种类型的文档就比较麻烦了。好在Excel内置了“并排比较”，能够将两个相比较的工作簿放置在一个窗口内，从而进行上下比较，操作起来也很简单