《有效能的时间管理》PPT课件

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1、1998有效能的時間管理200420042004如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題干擾INTERRUPT行政工作PAPERWORK電話TELEPHONE會議MEETINGSWhat’sYourTarget??什麼是你生活中最重要的事？你的人生意義何在？你希望成為何種人物或完成什麼目標？想想看你有什麼長期目標想想看人生中最重要的人際關係是什麼想想看你最希望有什麼貢獻重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和,信心,快樂,或是．．．列出你認為最重要的三,四件事假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？假設你有至少三,四十年的生命，這星

2、期內你又要做些什麼？有效能的時間管理在辦公室內時間損耗的主要原因為何?GroupDiscussion時間損耗原因干擾等待同事間的需求與輔助需求溝通不良授權不足組織／制度的障礙他人的錯誤優先順序的衝突工作情緒與情境完美主義會議78910111213141516171819時間〔時〕干擾頻率時間〔時〕〔次〕日干擾圖一開始就做最重要的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準生產力高的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間工作要求

3、543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間生產力高的時間被拖延的工作時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間情境測驗題(限時三

4、分鐘)1.請先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫下你的名字3.將第二句中的大名兩個字圈起來4.在這張指的左上角畫五個正方形5.在剛才畫的正方形中個畫一個十字6.在正方形的四周畫一個圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫三個好字9.在右上角的簽名下畫一道線10.在這張紙的左下角畫一個十字11.把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形12.在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案13.在第八句的好字畫一個圓圈14.當你做到這裡,請大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規定,請大聲說“我最好”!16.在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二

5、十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數“題的題號上畫圈19.假如你做到這裡,請拍一下桌子,並大聲說“遵從指示,我第一!”20.現在你已全部讀完,請只做第一及第二題及可三代時間管理法第一代:備忘錄型第二代:規劃與準備第三代:規劃,訂定優先順序,操之在我三代時間管理法優缺點一覽表傳統時間管理V.S.第四代時間管理傳統時間管理第四代時間管理NESW事(日程表)控制,管理效率實用人(關係)領導效能(Effectiveness)原則艾森豪規則緊急不緊急20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%Lessthan1%2%~3%重要不重要:戴明博

6、士期望的指數::現有社會的指數*Remark:戴明博士在推TQM時,對一些TQM的公司Benchmark出來的資料.IIIIIIIV緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應vsProaction積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理不合理的時間配置I.45%處理危機II5%

7、IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分析法成本..................好處..................克服2.思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小