怡安采购及相关部门控制制度

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1、综述公司成本中约70%都是由材料和设备构成。公司应该设立统一的采购部门，充分的利用集中采购的优势，（量大，质优价廉，物流便捷，方便公司掌握成本，方便统一管理，避免条块分割和小集团利益形成）公司应该给各项目各部门明确的授权和相关的约束审核机制。公司应该制定各部门的职责，并监督实施。集中采购的优点集中采购功能，精简人力，便于培训与专业化分工，可节约大量人力、物力、财力。建立各部门共同物料标准，可简化种类，互通有无，节省检验工作时间。统筹安排，避免各自为政。各部门的多余存货及过剩物资，亦可相互转让1.各部门、各单位不负责采购，可专心致力于生产。2.可发挥集中议价功能。3.价格形象一致。4.利益控

2、制较佳。5.活动易于规划。6.易掌握供应来源。分散采购的缺点缺点①分散的采购能力，缺乏规模经济。②缺乏对供应商统一的态度。可能因为总公司的高质量要求，采购超标物资造成浪费。③分散的市场调查。可能因分部利益与公司利益产生冲突时，不能代表公司利益。④在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。⑤对不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件。内部控制制度1内部控制是为了公司各部门充分发挥本部门职能，并监督协调互助其他部门的工作。2内部控制是为了理顺各部门的关系，减少推诿和不作为行为。减少错误或杜绝舞弊。3内部控制是为了明确各部门权限和职责。4内部控制是为了贯彻公司战略意图的保障5内部控制是为了各尽其

3、能合理的维护公司整体利益的必要前提。二、内部控制制度框架责任授权管理没有被约束的权力，必然产生腐败与失误公司从总经理到部门主管，所有的权力都是有限的，被约束的。授权管理的方法是通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。授权管理的原则是，对在授权范围内的行为给予充分信任，但对授权之外的行为不予认可。授权通知书除授权人持有外，还下达公司相关的部门，这些部门一律按授权范围严格执行。本文主要就实物控制下的采购制度等详细阐述本文对财务控制下已经组织控制下和人员控制下的制度不详细阐述。采购业务职务分离控制采购需要申请必须由生产或销售部门提出，采购部门采购货物的采购人不能同时担任货物的验收工作付款审

4、批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务货物的采购、储存和使用人不能担任财务的记录工作付款审核人应同付款执行人职务分离记录应付帐款的人不能同时担任付款职务采购循环中的内部控制对采购循环的各项业务建立职责分工，实行职务分离控制建立采购申批制度建立订货控制制度建立后续检查制度建立严格的货款支付制度请购采购统购验收退货处理供应商定期考核采购预算请购单新工艺新方案订购单确定供应商订购单验收物料和数量验收单评估供应商供应商分类要求改善询价市场调查议价比价物料采购制度建立请购制度各项目部门根据经营计划，结合预算指标，编制“采购预算书”。在各项目部负责人和财务部门审核同意后，一式三份，一份送财务

5、部，一份送采购部门，一份留原请购单位。各项目部门以收到核准的“采购预算书”为基础，填写一式三份申购计划单。填写申购单时应写清楚品名、规格、用途、数量、品牌、技术参数，交货期限和编号。由项目部负责人核准，交采购部门采购。交财务部门备案，交质检部门留底。计划必须是切实和有效的，同时必须给采购部门必要的时间充分询价议价，大宗材料必须是提前一周报计划，零星材料必须提前3天报计划。特急材料采购部门充分配合。但不承担时效责任。采购部门严格按计划采购物质，并提出合理化建议，当采购物质与生产部门有较大异议时，应以公司技术部门总工程师和总经理指示为准。合同采购及支付以及后续管理1采购部门根据计划，分合同采购

6、和非合同采购两种方法处理。2合同采购的原则是，适用在长期的大宗的物质和租赁设备上。3首先由询价员提供三家以上合格供应方，由采购员或其他部门人员提供一家合格供应方，综合比价议价，寻找性价比最高，最符合公司要求的1到两家供应方为合同对象。4公司指定的合约预算部为起草合同主体。采购部为合同细则的主要参与和监督方。在和供应商磋商好合同后报公司决策层批准。5询价员负责平时对合同价格的稽核，合同需变动情况，由询价员核实，采购员附议，合约预算部三方共同签字并报公司决策层批准后方可作价格或其他合同变更的调整。任何涉及物资的价格的合同，票据，收料单，都必须由询价员认可。6合同的支付应该严格按合同规定进行，首

7、先由财务部提出可用资金计划，采购部提出需用资金计划，合约预算部提出综合资金计划，三方充分协商并和受付方协商，由财务部起草最终支付计划报公司决策层批准执行。合同采购及支付以及后续管理7如发现合同供应方，未按合同履行义务，或李代桃僵，或弄虚作假，或实力不济等情况，采购部是日常维护合同的公司行为主体。应向供应方索赔。直至追溯法律责任。但公司各部门都可以提出中止合同建议。8采购部应该建立合同供应商情报以及供应商的评价和考核体系报