企业档案分类编号规则

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1、第二章档案分类编号规则第1条适用范围本规则规定了企业档案的分类整理、组织案卷和案卷排架管理的基本要求，适用于本公司的档案管理。第2条分类编号原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。1．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。3．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。4．档

2、案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。5．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。第3条档案类别1．档案的类别共设置8个一级类目（大类）：行政类、财务类、人力资源类、业务类、研发技术类、基本建设类、设备仪器类。有些档案难以归入上述8个大类时，可根据实际需要增设一级类目。详见《档案分类编码表》2．根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）。3．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”。如案件不多，也可仅使用“大类”或“属类”二级。3．同一“属类”（或细类）的

3、案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。4．录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。5．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。6．案卷排架的基本要求a)企业档案按大类分别排架，要反映出档案分类设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。b)案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。c)各企业可根据实际情况确

4、定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。7．各部门根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。第4条编号规则1．企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）及二级以下类目。2．分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“·”隔开。分类编号见示例。3．二级及二级以下类目的设置a)行政类、财务类、人力资源类、业务类、开发管理类的二级类目按企业职能分工设置即：同一机构或不同机构工作形成的档案，依据所反映的职能性质，按问题分别设置若干类。三级类目，由部门根据实际情况自行设置。b)产品类、设备仪器类的二级及二级以

5、下类目，按产品和设备仪器型号或种类设置。c)基本建设类的二级及二级以下类目，按工程性质或项目设置。d)会计档案类的二级及二级以下类目，按其形成特点和文件材料形式设置。e)干部（职工）工人档案类的二级及二级以下类目，按干部、工人设置。干部、工人类下按个人设置。`第5条编号方法1．档案实体排架和编号要反映七个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。2．行政类（A）、财务类（B）、人力资源类（C）、业务类（D）、开发管理类（E）的案卷排架，按“大类-属类-细类-年度”进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水

6、编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用安卷目录号加以区别。档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、年度、案卷顺序号构成（全宗号是档案室给部门的编号，故部门暂不标识）。档案编号（档号）标识举例示意：A1·A12·C11·2009·001┯━┯┯━┯━━┯━━┯━│││││┕━案卷顺序号││││┕━━━━━━年代号│││┕━━━━━━━━━━三级类目号（没有可不设）││┕━━━━━━━━━━━━━（行政事务）二级类目号（属类）│┕━━━━━━━━━━━━━━━（行政类）一级类目号（大类）┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━（行政类）目录号（行政类第一本目录）3．产品类（

7、F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架：a)根据公司产品特点，产品档案原则上按“大类-属类-项目-细类”进行排列，案卷顺序号按属类流水编号，同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于项目少的产品，可以将多种属类混合流水编号，用分类号加以区别，流水编号办法同前。b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架，各按技术性文件和管理性文件分别流水编号，不同属类用分类号区别，流水号编制办法同前类c)产品、基建