档案编号规则

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1、档案编号规则(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆(室)编制档号。2、术语2．1档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。2．2全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。2．3案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。2．4类别号馆(室)藏档案类别的代码。2．5项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。2．6

2、　案卷号案卷排列的顺序号。2．7　件号案卷内文件的顺序号。2．8　页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。2．9　代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。3、档号编制原则3．1　唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。3．2　合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。3．3　稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。3．4　扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩

3、充档案的需要。3．5　简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。4、档号的结构档号结构分为三种：4．1　第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。即：×××× ……××× ××× ×××全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号4．2　第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××× ××× ……n ××× ×××全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号4．3　第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号

4、)即：××××…… n ×××… n ××× ×××类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号4．4　档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。    4．5　件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。5、档号的编制方法5．1　全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗号的格式是： × ×××全宗属类代码 全宗顺序号5．1．1　全宗属类代码的编制方法5．1．1．1　在

5、一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。5．1．1．2　全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””

6、5．1．2　全宗顺序号的编制方法5．1．2．1　全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。5．1．2．2　在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。5．2　案卷目录号的编制方法案卷目录号以三位阿伯数字标识。5．2．1　案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。5．2．2　每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目

7、录，并另编案卷目录号。5．2．3　在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。5．3　类别号的编制方法5．3．1　类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。5．3．2　不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。5．3．3　在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。5．4　项目号的编制方法项目号引用有关管理部门编制的项目代号。5．5　案卷号的编制方法5．5．1　案卷号用三位阿拉伯数字标识。5．5．2　目录内的案卷按排列次序流水编

8、号，不应有空号。5．5．3　每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。5．6　件号的编制方法5．6．1　不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。5．6．2　件号用阿拉伯数字标识。5．6．3　卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。5．6．4　件号