《秘书职能范畴》PPT课件

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1、第二章秘书职能范畴【教学重点和难点】了解秘书职能范畴以及办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助工作的内容与目的。【教学内容】第一节 办公事务辅助第二节 参谋智能辅助第三节 管理协调辅助概说秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。性质：1、从属性2、管理辅助性3、既有近身综合辅助的确定性，又有领导需要差异的选择性秘书职能的三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领导工作效率的提高。第一节办公事

2、务辅助办事办公事务辅助办会办文一、办文（一）文稿撰拟（二）文书运行收文——签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等发文——交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发（三）文书整理，包括文书收集和档案归档（四）文献资料的保管和利用安排公文运行程序，都必须注意以下方面：1、 程序的有序衔接性2、主辅协同性3、运作规范性4、文书运行中智能辅助的渗透性5、文书运行的反馈性秘书学某单位收文登记薄秘书学二、办会（一）会务工作的原则和任务六大原则：1、质量高的工作会议2、缓急轻重，安排好议程3、会议通知不宜请人转捎口信4、会场大小要和

3、与会人数相适应5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行6、重点做好部门缺席或人员的落实工作秘书学（二）会前筹备（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知（7）编排分组（8）准备会议文件、材料（9）制作会议证牌（10）会场布置和检查（11）办妥后勤服务事宜（三）会间事务（1）会议签到（2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举（6）会议总结（7）后

4、勤保障（四）会后工作（1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工作秘书学三、办事（一）日常事务整理领导办公室、处理电话、收发文件、领导工作日程安排、整理机关内务、值班事务、内外沟通、来客接待秘书学（二）随机事务难以预测，不经常发生，如突发性冲突，灾变，事故，冲击。1、要注重预防性2、要注重反应的敏锐性3、要注重整体的配合性4、要注重辅助地位的制约性5、要注重沟通的枢纽性（三）受权理事领导根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理。领导代表从授权方式不同可分为三

5、种情况：1、确定授权2、弹性授权3、不确定授权四、网络办公（一）网络办公的特点1、高效管理2、规范管理3、跟踪管理4、知识管理5、更新灵活6、成本低廉（二）网络办公系统的结构1、公文管理2、邮件管理3、日程管理4、档案管理5、日常管理6、会议管理7、系统管理8、流程建模管理第二节参谋智能辅助一、参谋辅助的内容1、对决策的参谋职能辅助：在决策准备阶段、决策形成阶段、实施阶段分别进行不同方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及职能划分。2、对信息利用的参谋智能辅助：对信息获取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。3、对廉洁自律的辅助：坚持根本宗旨的辅助、强化公

6、仆意识的辅助、遵循行为规范的辅助、对维护领导形象的辅助。二、秘书做好参谋咨询的方法参谋工作具体体现在两方面：一是为领导提供情况与资料，二是为领导出主意，想办法，供领导参考。必要的准备和恰当的方式：（一） 要熟悉情况，不了解的不参谋。（二） 多用商量的口气说话，给领导留有余地（三） 方式委婉便于接受第三节管理协调辅助一、督促检查意义：1、发现失调现象提出督促检查建议；2、检查实施情况；3、督促办理；4、反馈实施信息；5、归纳评估督促检查效果。要领：1、抓住领导工作的重点、难点、热点；2、正确理解和贯彻领导意图；3、及时反馈信息；4、坚持原则；5、讲究效

7、率；6、谋求协调有序。二、信访事务意义：信访工作指的是处理人民群众来信和来访，是实施民主管理、开发群体智能、克服各种偏差、了解和把握组织环境变化的总要渠道。要领：1、遵循信访工作原则；2、严格按制度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门协同配合；5、尽可能满足群众的正当要求；6、对待老信访户，要耐心细致深入疏导。秘书学三、领导活动安排意义：有利于统筹全局，提高效率；把握重点，做好服务；了解领导，增长才干。只有安排的周全、有序、协调、高效，才会有组织的科学、合理、高效。要领：1、围绕中心，抓住重点；2、建立制度，规范运作；3、注重实效；4、不得包办；5

8、、注重程序；6、注重协调。领导活动安排一般程序：领导活动需求总汇-筛选-初步方案-征求领导意见-修改初步方案