向低效率和加班说拜拜

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1、向低效率和加班说拜拜向低效率和加班说拜拜向低效率和加班说拜拜向低效率和加班说拜拜 工作总是做不完？也许是你的工作效率有问题。试着养成不拖延的习惯，摒除办公室里妨碍专心的干扰因素，让工作环境变得井然有序，效率自然能脱胎换骨！     在《个人圣经》一书中，凯利·葛理森（Kerry Glesson）开宗明义问： 　　· 你是否觉得时间总是不够用？ 　　· 你是否觉得工作总是做不完？ 　　· 你是否常觉得淹没在办公室的琐事和文件中？ 　　· 你是否觉得处理E-mail耗时费事？ 　　· 你是否常超时工作，深夜不得休息，每到周末还得加班完成当周工作？ 　　 如果你的答案都是“是的”，

2、显然，你的工作效率出了大问题。     待办事项不可拖延 　　葛理森发现，工作效率出问题，主要原因在于人们总是不断累积待办事项，拖延愈久就愈难处理。 　　他曾经向银行申请一张请款发票，两个月后尚未收到帐款，却发现这张两个月前即已签发的支票，仍然躺在出纳小姐的抽屉中。他向银行抗议，出纳小姐说，“我太忙了，每天都在回答客户询问帐款的电话，没有时间出帐。”这是很典型没有在第一时间，把该办的事情做好的后续效应。 　　葛理森归纳出几个提升效率的原则： 　　1.立刻动手做：判断事情的轻重缓急，决定优先处理顺序，是许多人的工作圭臬。但问题是，一些难以判断重要性的工作，往往会被直接丢进“待办

3、事项”中。事后检讨，你会发现10件待办事项中，有5件从来没动过，一直积压在那里。 　　事情只有“该做与不该做”之分，唯有在最后时限，才需要去判断轻重缓急，决定哪些事情暂时搁在一边。 　　提升效率，第一要务就是减少手边的待办事项，时时刻刻谨记：不要拖延，立刻动手做。     让办公环境井然有序 　　2.条理分明：从办公桌到资料档案，都应该有明确的归档和分类。否则就会像《华尔街日报》的调查：“美国每个白领阶级，平均每年要花费6个星期，在办公室内寻找文具。” 　　让办公环境井然有序的要诀是，办公桌只放正在进行中的工作，没其他有杂物。在办公桌上，应该只有行事历，以及标明“新收文件”、

4、“待办文件”和“拟发文件”的文具架。 　　整理文件档案的原则也是如此：需要的才留下来。许多人误以为资料愈多愈好，在资讯爆炸的时代，其实过多的资讯，反而是杂乱的来源。切记：不懂的资讯，永远用不到；未曾整理的资讯，如同不存在。 　　3.排时间表：管理学上有一个著名的帕金森原则（Parkinson's Law）：你分配给某项工作的时间，就是你完成该项工作花费的时间。意思是，如果你打算花一小时处理电子邮件，你就一定会花上一小时，即使能提前完成，也会拖到最后时限才做完工作。这个原则说明了排定时间表、凡事按表操课的重要。     排除办公室的干扰 　　此外，“专心”也是提升效率的不二法门

5、。不妨用下列方式，排除办公室的干扰因素： 　　1.设定“请勿打扰”时段：订出一段时间，如90分钟，专心于工作上，不接电话、不开会、不与人交谈。 　　2.集中处理来电：不必随时接听电话，而是视自己的工作状况，决定每天回覆电话的时间。行动电话则设定开关机时间。 　　3.延后处理电子邮件：电子邮件容易让人分心，不要一上班就打开电子信箱。应该先处理完当日重要工作事项后，再开启电子邮件。 　　要提升工作效率，就得将事情“简化”，首先要学会“整理”，将杂乱无章减到最低。不论是办公桌整理、名片整理，或档案整理、资料库整理，都有助于节省你的时间，提升工作效率。以下是收纳整理的实用技巧：   

6、  实用技巧 1：桌面管理 　　《整理达人：打造高效能办公室25招》的作者户健司，建议整理办公桌的步骤如下： 　　1.清空桌面：将桌面上所有物品，一律放入一个大纸箱，小件文具则收入另一个小的箱子中，将桌面彻底清空归零，然后再思考哪些必需品，是一定要放在桌上的。 　　2.规划桌面空间：以有利工作进行为原则。想清楚每样东西摆放的位置，电脑、电话、常用的文具盒等物品，应该放置在固定的桌面位置，而且必须是在伸手可及的地方。电话旁边要放有记事用的纸笔。 　　3.整理文具：经常使用的物品摆放在桌上；不常使用的放在置物盒，收进抽屉；很少使用的物品收到资料柜或桌子最下层抽屉。准备笔筒，将散乱

7、的文具放进笔筒，已经不易使用或老旧的文具一律丢弃。 　　4.利用书架：准备一个宽80～120公分，高50公分的书架，放在桌面上，用来整理常用的资料夹。 　　5.整理抽屉：清出抽屉中所有的物品，并决定各项物品摆放的位置。用置物盒或收纳格分隔抽屉的空间，常用的放在外侧，不常用的放里侧。 　　最下层抽屉可以摆放档案夹，记得为档案夹做标签，将其分类写好档名，拉开抽屉就能一目了然。     实用技巧 2：名片管理 　　名片代表上班族的人脉网络，名片整理就是在做“人脉管理”；但名片也是最容易散乱的，很多上班族都有想