浅谈如何解决档案信息电子化发展的“瓶颈”

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1、浅谈如何解决档案信息电子化发展的“瓶颈”孙忠芳（广西建筑科学研究设计院，广西南宁530000）摘要：随着社会经济的不断发展，各项科技水平日新月异，信息、网络及计算机技术亦飞速发展，整个社会信息化程度日益提高，传统的档案管理方式和方法己经无法适应现代化发展，于是档案信息电子化形式应运产牛。然而任何一项新事物的产牛与应用总会或多或少的充满一些挑战，遇到一些问题。当档案由传统的纸质档案发展为现代先进的电子档案时，一个个问题接踵而至，“瓶颈”由此产牛，笔者就此将与大家一起简单商谈下如何解决这一瓶颈。关键词：解决；档案信息；电子化；瓶颈随着社会

2、经济的不断发展，高科技事业的日新月异，信息、网络及计算机技术的飞速发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，档案的生成方式也逐渐发牛了很大变化，如文件等从起草、签发至归档等全部运作过程逐步实现了在计算机中进行，这样形成的档案前身必须借助计算机完成，那么档案也自然借助计算机所能存储的形式而存在，这些档案的利用方式与一直以来采用传统的纸质载体档案的利用方式存在较大差异。这种变化给档案工作的发展带来了机遇，但目前来说更多的是从档案查询、档案管理、档案保管等多方面带来的一系列挑战,档案信息电子化发展面临“瓶颈”。1档案信息电子化的概念及特点档案信

3、息电子化，就是以馆、室藏档案资料、纸质或机读形式的档案为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化较传统纸质档案来说是一种新牛事物，每一种新牛事物都必然带着其自身特点而出现，档案信息电子化主要表现有以下特点：1.1文献信息加工时间短，提高了档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是选题■选材■编辑■出版，这种“以慢见细”的工作方式，使文件资料形成到开发“二次文献信息”耗费很长的吋间，期间不免会造成-些信息失效，从而严重影响了档案信息的应用价值。而档

4、案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地岀版二次文献，从长远发展来看，这将有利于档案工作的可持续性发展。1.2“一次投入，多次产出”，提高了档案工作效率，更在一定程度上改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，而且工作效率非常低，从目前乃至今后一个相当长的吋期来看，国家能在这方面投入的经费是非常有限的，而通过其他途径筹集也非常困难，这将阻碍档案编著的发展。档案信息电子化，是通过计算机收集、筛选和加工的，它一次性完成后，可多次重复利用，这不但大大提高了工作效率，而

5、且大大减少了重复信息加工而产生的成本，可有效解决目前信息加工经费受限的尴尬局面。1.3信息成果的可拷贝性，有效拓宽了服务范围，扩大了社会影响，促进了档案部门社会地位的提高。1.4前瞻性、国际化特点，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，使档案工作尽早适应当前国际形势一一“信息高速公路”这一客观形势的变化和要求,为我国档案工作能在的将来“信息高速公路”上“行走”打下良好的基础。档案信息电子化是一个新时代的产物，其特有的吋代特征注定它在发展的道路必然不会顺畅，与其他很多新生代事物一样，它的发展必定是伴随着一系列的问题的。2档案信息电子化的现状

6、目前，大多数档案馆、室都已逐步将档案信息向电子化转变，但由于各单位经济条件、工作人员素养等之间的差别，造成了各档案馆、室的档案信息电子化程度不一，甚至在一些基层档案馆、室对计算机的应用非常单一，开发功能简单，仅仅用于档案著录或文件打印贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和吋间的极大浪费，使现代化设备不能尽其所用。而当前电子技术自身的特点及其功能等方面的不完善性，使得档案信息在电子化过程中表现出诸多问题，主要表现在以下几方面：2.1思想观念存在一定的局限性。为了适应档案管理新技术的不断应用,档案工作者需要求从思想、思维上更新对档案工作

7、的认知，要求不断提高工作技能，对现代化电子设备使用要求也不断提高等等，而长期以来纸质档案带来的根深蒂固的传统思想及工作思维方式，使档案工作者产生了很人的矛盾，亦带来某种程度的心理压力，使其不适应现有的工作环境及要求，而导致其自信心不足，不求上进，想转换岗位，这严重影响了正常档案工作的开展，从而也就恶性循环，岀现了档案信息电子化不到位，而纸质档案也整理归档不及时的情况。所以积极调整档案工作者的心理，适应新的变革是非常重要的。2.2保密性、安全性、真实性、可靠性存在问题。计算机特别是网络的运用，大大方便了档案的管理者和利用者，但同时也带来

8、了保密性、安全性、真实性和可靠性方面的问题。虽然计算机加密技术应社会呼声不断在改进提高，但在某些程度上仍然存在缺陷，仍难以改变电子档案的可更改性、易更改性。2.3标准化、规范化存在一定的局限性。规范化和标准化是档案信息管