浅谈档案信息电子化(来自西航院)

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1、浅论档案信息电子化一・档案信息电子化的现状所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料、纸质或机读的形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收藏、筛选和不同层次的加工，使Z转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利川的过程。1•档案软件缺乏通用性。档案部门各自开发的软件不能互用，各行其是，层次不一，并没有一个既适用于文件检索乂可以用丁档案信息管理的计算机管理软件系统。规范性、开发性、服务性和共享性鮫差，rh于不能互调，不能适应档案信息电子化建设的进程。2•标准化、规范化工作有待捉高。档案信息电子化建设的前捉是基础工作的规范化和标准化；但由于历史原因，馆藏档案业务基

2、础差，案卷质量不高，特別是各类档案的苦录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案白动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或者某个专业系统，无法全而实施、推广统一•标准，这也制约了档案信息电子化的建设。3.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先耍有现代化的人，管理人员要有较高的技术层次和先进的技术水平，不仅仅满足丁一般的计算机操作。从H前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺了。尽管引进的先进的现代化设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息电子化了。二.电子文档对档案业务管理工作的影响电子文档是指人们在社

3、会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等筹。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：不再是直观的纸质文件，而是要借助现代化办公设备才能读取使用；可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；随吋共亭，不再受吋间和距离的影响；保存要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不髙。1•电子档案管理是一个新生事物，从事电子档案管理的人员必须具备档案管理的基础知识，和计算机信息技术等多方而的技能，因此，我们应该注重档案管理人员档案知识的灌输和计算机技能培训，只有具备一定的档案管理知识，才

4、能真正认识哪些是有用的档案，而哪些是不需要归档的，入库后的档案该如何排列，如何做好电子档案的修复和保存等。只有具备一定的计算机操作技能，才能真正做好电子档案的扫描、缩放、管理等工作。2•传统的档案工作以纸质文件工作材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者宜接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改的，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案Z间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程、原则及方法，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也

5、是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，i般一年归档一次。而电子文件随时产牛，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果只归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还包括该文件的读取软件甚至操作系统。3.实现电子档案管理首先需要一套专门的管理软件,将档案材料录入管理系统屮，形成一个数据库，档案的查询和借阅等情况就可以在系统中自动生成了。安装好管理软件后，我们应及时修补管理系统的女全漏洞，对防火墙和防毒软件实现全天候口动升级，搞好档案上传和下载的安

6、全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善纸质文件和相关电子设备的保管设就和环境，控制和保持室内的温湿度，同时强化防磁设备的完善好维护工作。4.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现--种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机体统进行迅速、有效且多角度的整理，不再需耍对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需求，利用办公口动化系统对电子文件进行口由组合分类。5.由于电子文件的

7、保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容和标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作体统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方而由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方而由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。况口目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定和管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求、检索和对外利用等方而也与纸质文件有许多不同Z处。6.实行电子档案管理虽然在一定程度

8、上减少了档案员的工作压力，但并不意味着档案管理人力资